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Tutoriais

Todos os vídeos

Video falamdo sobre os primeiros passos Rupee.
Video falando sobre como criar os cards na Rupee.
Video falando sobre como criar empresas na Rupee.
Video falando sobre como utilizar os Dashboards Itália e Grécia.
Video falando sobre como utilizar os Dashboards Mundi e Calendário.

Manuais

Dúvidas?

Configurações

Como cadastrar uma empresa?

Para adicionar uma nova empresa, basta clicar em Adicionar Empresa, no ultimo botão da página painel.

Na página de cadastro, coloque o Nome, o CNPJ e o CEP da nova empresa, após inclusão do CEP, será necessário configurar CNAE, o Regime, as inscrições, Municipais e Estaduais e a natureza jurídica.

Caso o seu CEP não esteja no nosso banco de dados, será preciso cadastrar o vencimento de ISS.

Pronto, só confirmar e já está cadastrado.

Como editar informações de uma empresa?

Para editar as informações de uma empresa, é preciso que um usuário Administrador acesse o painel Kanban da empresa, selecione a opção “Gerenciar”, e depois a opção “Editar Empresa”.

Será exibida a tela de configuração da empresa, e você conseguirá alterar as informações desejadas como Nome e CEP. 

Ao final desse procedimento selecione a opção “Salvar

Como eu vínculo um usuário a uma empresa?

Para vincular um usuário à uma empresa é preciso que um usuário com perfil de Administrador acesse o painel Kanban, selecione a opção “Gerenciar” localizada no menu superior e selecione a opção “Editar usuários”.

Será exibida uma nova página para a configuração dos usuários, basta clicar no botão “Adicionar”. 

Por fim, é preciso inserir informações como e-mail, tipo de acesso e o departamento que a pessoa tem acesso.

Como desativar/ativar o envio de e-mails?

Para desativar ou ativar o envio de e-mails no Rupee é preciso que, no painel Kanban, você acesse a opção “Gerenciar” que estará posicionada no menu Superior e selecione a opção “Editar usuário”.

Será exibida uma tela para adicionar novos usuários e editar os usuários existentes. 

Localize o usuário desejado e clique no lápis posicionado ao lado do nome do mesmo. 

Você verá a tela de edição de dados do usuário. Procure a opção Notificação, e depois selecione os dias que cada tipo de notificação será enviado.

Quais são os tipos de permissão de usuários do Rupee?

Existem vários tipos de permissão de acesso no Rupee, são eles:

Administrador: Permite que o usuário tenha acesso a todas as funções administrativas da empresa, como editar dados da empresa, gerenciar o acesso dos usuários, anexar e remover arquivos primários e secundários e criar/excluir obrigações.

Analista: Terá acesso ao histórico, Dashboards, Paralegal, Tabela, visualização do painel, permissão para anexar/remover arquivos secundários e criação de novos cards.

Analista Sênior: Terá acesso ao histórico, Dashboards, Paralegal, Tabela, visualização do painel, permissão para anexar/remover arquivos primários e secundários, criação e exclusão de obrigações e criação de empresas.

Financeiro: Terá acesso ao histórico, Dashboards, Paralegal, visualização do painel, permissão para anexar/remover arquivos secundários, criação de novos cards e acesso à área de pagamento.

Contador: Terá acesso ao histórico, Dashboards, Paralegal, Tabela, visualização do painel, permissão para anexar/remover arquivos primários e secundários e criação/exclusão de obrigações.

Auditor: É um perfil que terá acesso ao histórico, Dashboards, Paralegal, tabela, visualização do painel e permissão para anexar/remover arquivos secundários. Há também a possibilidade de estabelecer uma data limite para o acesso.

Staff: É considerado um perfil para estagiários. Todas as ações desse perfil alteram o card para “Em aprovação” e suas entregas ficarão retidas na coluna de “Concluídos” e necessitam de aprovação para ir para o Histórico.

Cliente: É um perfil de acesso para os clientes do escritório contábil, permite ao cliente receber o e-mail de movimentação do card ao concluir uma nova obrigação.

 

Como alterar a minha senha do Rupee?

Para alterar a sua senha, você precisa acessar a opção “Conta” localizada no menu superior e selecionar a opção “Editar minha conta”.

Será exibida a tela de edição de contas, e basta digitar a senha atual, a nova senha, inserir novamente a nova senha e clicar na opção “Salvar

Esqueci minha senha? O que faço?

Caso você não se recorde da sua senha, basta que você acesse a página de login do Rupee e clique na opção “Esqueci minha senha”. 

Será exibida uma página para que você digite o seu e-mail cadastrado no Rupee. 

Em poucos instantes você receberá um e-mail com as orientações para a troca de senha.

Como altero os meus dados cadastrais no Rupee?

Para alterar os seus dados cadastrais você precisa selecionar a opção Conta no menu superior e clicar em Editar minha conta.

Será exibida a página de edição das suas informações, e nela, você conseguirá alterar informações como nome, e-mail, telefone e senha.

Como favoritar ou desfavoritar uma empresa?

Para efetuar esse procedimento, você precisa acessar a Home. Você conseguirá acessá-la sempre que logar ou a qualquer momento clicando na logo do Rupee.

Será exibida uma tela com as informações básicas do seu acesso, e logo abaixo você verá a lista das suas empresas

Nessa lista, basta clicar na “Estrela” posicionada ao lado do nome da empresa. Automaticamente a empresa ficará posicionada na lista de favoritas.

Para desfavoritar é só efetuar o mesmo procedimento na lista de empresas favoritas.

Tudo sobre Cards

Como criar uma obrigação customizada para minha empresa?

Para criar uma obrigação customizada é preciso selecionar a opção “Novo Card” no menu superior localizado à direita. 

Será exibida uma nova página, e basta clicar no botão “Adicionar”.

Por fim, é preciso inserir dados como periodicidade, competência, vencimento, entre outras informações, selecionar a(s) empresa(s) que o card será criado e clicar em “Salvar”.

Como consigo remover uma obrigação?

Para remover uma obrigação é preciso selecionar o card, e clicar no botão “Remover” que estará posicionado ao lado do nome da obrigação. Fazendo isso, a obrigação será excluída, e não será mais criada nos meses posteriores.

Um ponto importante é que essa funcionalidade está disponível apenas para usuários com permissão de Administrador, Contador ou Analista Sênior.

Após esse procedimento, a cor do card será alterada para cinza, e ele será movido para a etapa de Concluídos.

Em que momento utilizo "Para Aprovação"?

A funcionalidade “Para Aprovação” é utilizada quando precisamos indicar para o Gestor que existe necessidade de aprovação para que a obrigação possa ser concluída.

Em que momento utilizo "Sinalizar Atenção"?

A funcionalidade “Sinalizar Atenção” é utilizada quando precisamos indicar no card que existe alguma necessidade específica que precise de atenção especial por parte de algum usuário. Você pode, por exemplo, ao verificar que uma obrigação de um usuário está perto de vencer, marcar a opção “Sinalizar Atenção” e adicionar um comentário para alerta-lo. 

Esse mês não houve fato gerador com o card? O que eu faço?

Para indicar que não houve fato gerador de determinada obrigação naquele mês será preciso selecionar o card desejado, e marcar a opção “Sem Fato Gerador”.

Para que serve a opção Repositório Externo?

A função Repositório Externo é utilizada para indicar para o Rupee que a obrigação foi concluída, mas que o comprovante de conclusão foi armazenado em outro lugar como uma nuvem corporativa ou o diretório interno de rede.

O que é um documento principal?

O documento principal representa o comprovante de execução de uma determinada obrigação. 

Através dessa função você está indicando para o Rupee que concluiu a obrigação e o card será movido automaticamente para a etapa de concluídos e a sua cor será alterada para azul claro.

O que é um documento secundário?

A função de documento secundário representa qualquer documento adicional que você precise vincular ao card. 

Essa função não conclui o card automaticamente.

Para que serve Possui Retificadora?

A função Possui Retificadora é utilizada para indicar que aquela obrigação sofreu alguma retificação em algum momento, por exemplo, algum recalculo realizado. 

Após selecionar essa opção, o card passará a exibir a letra R.

Para que serve "adicionar links" dentro do card?

A funcionalidade de Adicionar Links permite que você insira links que poderão facilitar o gerenciamento daquela obrigação.

Você pode, por exemplo, precisar acessar o site da receita para gerar a guia do Imposto de Renda. Ao colocar o link de um site no card, você poderá acessá-lo rapidamente sempre que o card for criado.

Para que serve a funcionalidade tags?

A funcionalidade de tags permite o agrupamento de várias empresas em uma mesma categoria. 

Você pode utilizar essa função, por exemplo, para categorizar empresas que fazem parte de um mesmo grupo empresarial ou de um mesmo ramo de atividade.

Com essa função você conseguirá gerenciar as entregas dessas empresas de maneira simples e rápida utilizando o dashboard Itália.

Como cadastrar uma tag?

Para cadastrar uma tag é preciso que um usuário Administrador acesse o painel Kanban da empresa, selecione a opção “Gerenciar”, e depois a opção “Editar Empresa”.

Será exibida a tela de configuração da empresa, basta acessar a opção “Tags” localizada na parte inferior da página, digitar o nome desejado para a tag, e clicar no botão “Salvar”.

Dashboards

Para que serve o dashboard Itália?

O dashboard Itália permite que você tenha uma visão gerencial relacionada às suas entregas dos últimos 30 dias. 

Você conseguirá filtrar as obrigações por departamento, status, tags, nome da obrigação. Será exibido um gráfico em pizza com a categorização escolhida e o somatório das obrigações por categoria. 

Os cards também serão exibidos logo abaixo do gráfico, e você poderá concluí-los ali mesmo.

Para que serve o dashboard Grécia?

O dashboard Grécia permite que você tenha uma visão gerencial das entregas que estão em atraso, a vencer, em aprovação e que precisam de atenção.

Ao filtrar pela empresa, será exibido um gráfico em barras com a quantidade de obrigações a vencer nos próximos trinta dias, dez dias, dois dias, atrasadas e entregues.

Os cards a vencer nos próximos dois dias e os atrasados serão exibidos logo abaixo do gráfico, e você poderá concluí-los ali mesmo.

Para que serve o dashboard KPI?

O dashboard KPI permite que você tenha uma visão relacionada à performance das entregas de um determinado usuário.

Ao filtrar pelo usuário, serão exibidos dois gráficos que permitirão que você verifique a performance de entrega dos usuários nos últimos 30 dias.

Para que serve o dashboard Persona?

O dashboard Persona permite que você tenha uma visão gerencial das entregas dos seus usuários por departamento.

Ao filtrar por usuário e empresa, serão exibidas tabelas com as obrigações e quantidade de entregas desse usuário por área que ele tem acesso. 

Ao clicar na quantidade de entregas, você será direcionado para uma nova tela onde poderá visualizar os cards.

Para que serve o dashboard Calendário?

O dashboard calendário permite que você consiga ter uma visão das datas previstas de suas entregas de todas as suas empresas. 

Você irá visualizar um calendário e as datas vão estar sublinhadas de duas cores:

      • Verde: Obrigações que os cards já foram criados pelo Rupee.
      • Laranja: Obrigações previstas, mas que os cards ainda não foram criados pelo Rupee.

Para acessar os cards basta clicar na data desejada, na lista de obrigações previstas para aquele dia e no botão “Mostrar

Para que serve o dashboard Mundi?

O dashboard Mundi é utilizado para dar uma visão gerencial baseada na localização. É exibido um mapa mundi  e cada uma das empresas é grifada na forma de um pin no estado ou país onde ela está localizada.

Os “pins” possuem cores diferentes de acordo com o status das entregas. Se existir alguma obrigação atrasada, o pin estará vermelho, se não houver obrigações atrasadas o pin ficará verde, e ainda se alguém sinalizar atenção a cor do pin será amarela. 

Ao clicar no pin e no nome da empresa que será exibido logo acima você será direcionado para o painel Kanban, e poderá gerenciar todas as obrigações.

Como consigo tirar um relatório de todas as obrigações em atraso?

Para gerar um relatório das obrigações em atraso basta selecionar a opção Dashboards, selecionar o dashboard Itália, e filtrar pelo Status Atrasado.

Será exibido um gráfico de pizza e a quantidade de obrigações em atraso de todas as suas empresas.

Upload

Upload, para que serve?

A função de upload é utilizada para permitir que você consiga através do upload dos arquivos em PDF originais concluir vários cards simultaneamente e automaticamente.

Como utilizo a função de Upload?

Para utilizar a função de upload você precisa clicar na opção Upload, localizada no menu superior.

Será exibida a página de Upload, e logo no topo da página você verá uma área de texto com uma mensagem solicitando que você arraste um arquivo do seu computador para essa área, ou que você clique. 

Ao clicar na área será exibida a funcionalidade de Gerenciamento de Arquivos do seu computador. Após incluir o arquivo, aguarde a conclusão do processo. 

Um detalhe é que só é possível anexar arquivos do tipo .PDF e de uma lista de obrigações específicas.

Quais arquivos o Rupee já lê automaticamente?

O Rupee lê automaticamente os arquivos referentes às seguintes obrigações:

  • Recibo da DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
  • DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional
  • Apuração Simples – Declaração de apuração do Simples Nacional
  • Recibo de entrega do EFD-Contribuições
  • Recibo de entrega da ECD – Escrituração Contábil Digital
  • Recibo de entrega da ECF – Escrituração Contábil Fiscal
  • Recibo de entrega da EFD/ICMS-IPI – Escrituração Fiscal Digital ICMS/IPI

Paralegal

Qual é a função da área de Paralegal?

Administrar, controlar e manter o processo documental das empresas atualizados, tais como: Alvarás, certidões, registros de atas, documentos dos acionistas e sócios, comunicações com repartições e órgãos públicos, cartórios etc.

Como obter as certidões negativas dentro do Rupee?

Selecionar no card, o tipo de documento “Certidão de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União”, selecionar “Consultar ou emitir CND”, no site da Receita Federal digitar o número do CNPJ.

Quais esferas conseguimos gerenciar (CND)?

Esfera Federal

Como crio cards na área de Paralegal?

Para criar cards na área de Paralegal é preciso selecionar a opção “Paralegal” e clicar no botão “Novo card”. 

Será exibida uma tela para que você insira informações do card como tipo de documento, órgão emissor, data de emissão, vencimento, entre outras. 

Após esse procedimento, o card será exibido no painel Kanban de acordo com a data de vencimento selecionada.

Como acessar o histórico do Paralegal?

Para acessar essa funcionalidade você precisa selecionar a opção “Paralegal” no menu superior e clicar na opção “Histórico”.

Essa opção permite que você visualize as obrigações concluídas e atrasadas em períodos anteriores.

Você pode também filtrar a sua pesquisa por empresa, mês e ano.

Qual a importância da área?

Evitar a interrupção das atividades da empresa e exposição dos sócios perante os órgãos públicos.