6 dicas para modernizar seu escritório contábil

As ferramentas digitais estão ganhando cada vez mais espaço dentro das empresas. 

Muito disso se dá, pois empresas buscam automatizar processos, diminuindo assim o esforço manual, levando a um grande ganho de tempo e produtividade. Além disso, modernizar seu escritório contábil agrega inúmeros outros benefícios diários para o trabalho.

Incluir ferramentas digitais na rotina financeira do negócio, é mais simples do que você imagina! Abaixo, trazemos algumas dicas para ajudar você e a sua empresa a entrarem no mundo digital. Acompanhe!

---

1. Antes de tudo, entenda as dificuldades

Identifique quais processos devem ser melhorados. Com perguntas simples, você consegue trazer mais clareza para a fase de diagnóstico. Esta parte de análise, é o ponto de partida para entender quais são os objetivos na hora de buscar uma solução.

Fazer uma planilha no Excel, Ciclo PDCA ou até mesmo a famosa Matriz SWOT, é uma das formas de entender quais as principais dores no momento. 

Algumas das falhas mais comuns em escritórios de contabilidade são:

1 – Erros na emissão de documentos 

Um dos principais problemas dos contadores começa já na origem, ou seja, na emissão do documento fiscal por parte do cliente. Como a legislação brasileira é muito ampla, é difícil que o profissional responsável pela emissão do documento fiscal tenha conhecimento de todos os detalhes necessários. Por conta disso, costumam ocorrer muitos erros nesta etapa inicial de emissão.

2 – Informações incompletas e atrasadas  

A busca pela informação é outra grande dificuldade, pois muitos clientes não encaminham as informações de forma correta e dentro dos prazos. Além de nem sempre buscarem o auxílio adequado dentro dos escritórios de contabilidade, fazendo com que as informações sejam geradas de forma incorreta, ainda há muita demora no repasse para o contador. 

3 – Integração dos dados   

O que se precisa são ferramentas que facilitem a integração entre os mais diversos sistemas. Com o acesso direto às informações, várias divergências que podem ocorrer numa interação, seja exportação ou importação de dados, diminuem de forma perceptível, e ainda há ganho de tempo.

---

2. Busque por ferramentas de automação para modernizar seu escritório contábil

Hoje, no mercado brasileiro e mundial, a tecnologia é a principal chave para a modernização das empresas. O ideal é uma combinação entre manual e automático.

Ganhar tempo para focar em atividades mais complexas é o principal benefício. A automatização está disponível para todas as áreas, desde RH até a área de Vendas, Marketing, etc. Todos podem buscar uma caminho mais ágil e produtivo.

A automação de processos em escritórios contábeis permite:

• gerenciar sua cartela de clientes com confiabilidade de dados e segurança;
• dar dinamismo ao Departamento Pessoal;
• otimizar processos — como conferência de cálculos, edição de recibos, edição de valores e outras rotinas — em uma única tela;
• ter uma visão ampla da situação de cada cliente e da operação na própria empresa;
• facilitar os ajustes em balancetes;
• agilizar a escrituração fiscal;
• criar escalabilidade para atender a uma demanda maior de clientes, sem aumentar relativamente a sua operação.

Além  disso, a automação contábil oferece benefícios como:

Redução de custos e despesas operacionais:

A automação reduz drasticamente os custos com a mão de obra do escritório. Uma vez que as atividades que são executadas de forma manual e repetitiva são automatizadas pelo sistema, é possível redirecionar recursos humanos para a realização de outras demandas mais estratégicas.

Redução na perda de dados:

Muitos escritórios de contabilidade mantém todos os seus dados e tarefas centralizados em planilhas eletrônicas. Isso é um grande risco para a empresa. Planilhas podem ser deletadas sem querer, acessadas por qualquer pessoa, ter dados apagados por erros de digitação etc.

Na automação, toda a sua estrutura de trabalho pode ser transferida para um sistema em que o acesso é feito somente por pessoal devidamente autorizado (por meio de usuário e senha) e os dados, documentos e tarefas são preservados por meio de backups realizados regularmente e duplicados para aumentar a segurança contra perdas.

Redução do índice de retrabalho:

Erros de digitação e outras falhas acontecem o tempo todo. Seja por falta de atenção, seja por falta de conhecimentos, esses erros cometidos podem ser descobertos tarde demais e afetar a análise das informações gerais lá na frente. Descobrir onde está o erro é um processo trabalhoso e demorado.

Com a automação para a gestão de escritórios contábeis, esses riscos são eliminados, pois diversas tarefas deixam de ser executadas de forma manual e passam a ser executadas automaticamente, o que contribui para a redução do índice de falhas humanas nos processos.

Emissão de relatórios mais precisos:

Em vez de ter seus dados espalhados por diversas planilhas separadas, com a automação o seu escritório de contabilidade terá todas as informações e tarefas integradas e centralizadas em um único local. Essa integração permite que o sistema gere relatórios mais precisos e de forma mais rápida.

Ou seja, além da precisão, você não precisará mais gastar horas e horas para coletar essas informações e formar, manualmente, os seus relatórios. Dessa forma, a tomada de decisões fica mais ágil e certeira.

Otimização da operação:

Outra grande vantagem de adotar a automação para a gestão de escritórios contábeis é que muito mais será feito com menos. Ou seja, enquanto a produtividade é aumentada, o desperdício de recursos tão valiosos como tempo, mão de obra especializada, dinheiro e materiais é reduzido.

E não é só isso; toda essa otimização dos processos também gera maior qualidade nos serviços prestados, o que é fundamental para a satisfação dos clientes e a sua fidelização.

---

3. Pense no cliente

Você já ouviu falar sobre CRM? 

Customer Relationship Management, traduzindo, Gestão de Relacionamento com o Cliente, é essencial para monitorar, entender e concentrar todas as informações dos seus clientes.

Com um CRM, você pode identificar quantas pessoas entraram em contato por dia, qual foi o motivo da procura, qual questionamento o cliente trouxe, e muito mais. É uma ferramenta essencial para automatizar e simplificar a parte de relacionamento entre a empresa e seu público.

O Snov.io é um excelente CRM que oferece diversas ferramentas para que você passe menos tempo encontrando leads e mais tempo os convertendo em vendas. Com ele, você tem acesso a um fluxo contínuo de leads, cria campanhas de gotejamento por e-mail, acompanha seus principais concorrentes e ainda sincroniza os dados com outras plataformas para ter total controle das informações.

---

4. Use a nuvem

Ter um local para armazenar todas as informações da empresa e dos clientes, é muito importante para a organização e precaução da rotina diária.

Salvar em arquivos de papel, ou anotações, não é mais a melhor opção nos dias de hoje. O jeito mais seguro e prático, é o modo digital de armazenar dados, assim ficou muito mais fácil ter acesso às informações quando for preciso, e ainda, contando com toda a segurança para dados sensíveis dos clientes e da sua empresa.

E para redobrar os cuidados, hoje é possível realizar a autenticação de dois fatores, que nada mais é do que, você confirmar que é você mesmo que está acessando os dados. É muito importante ter esse tipo de cuidado para manter as informações seguras.

---

5. Tenha um ERP

O chamado Sistema de Gestão Empresarial é uma ferramenta que auxilia na automação e na gestão das empresas, independentemente do porte.

Se você tem um negócio, o objetivo é facilitar e centralizar como é feita a gestão e organização. O sistema traz diversas funcionalidades, como cadastros, estoque, área financeira, vendas dos produtos, entre outros.

Ter um controle e organização da gestão do negócio é essencial para que, com o aumento da demanda, sua empresa esteja preparada para crescer!

---

6. Automatize as obrigações contábeis, fiscais e trabalhistas para modernizar seu escritório contábil.

Na correria do dia a dia e com a quantidade de obrigações contábeis, fiscais e trabalhistas que as empresas têm no Brasil, tal assunto exige muita atenção e cuidado dos empreendedores.

Com uma plataforma de gestão dessas obrigações, você fica despreocupado e tem total controle, com as informações apresentadas de forma clara e compacta.

A Rupee surgiu para trazer facilidade e praticidade para as empresas e escritórios de contabilidade transformando o trabalho manual do dia a dia.

Com a Rupee, você tem uma ferramenta para a gestão de todas as obrigações contábeis, fiscais e trabalhistas, então, já é possível manter sua empresa sempre em dia de forma simples e organizada.

---

7. Tenha uma conta PJ digital

A partir do momento que sua empresa é criada, é necessário a criação de um CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), que é registrado pela Receita Federal brasileira.

O próximo passo para formalizar o seu negócio é a conta PJ. Ali, você irá separar os gastos pessoais dos gastos da empresa e ter o controle total de todas as entradas e saídas de valores.

Não é mais necessário ter uma conta bancária vinculada a um banco tradicional. Cada vez mais, as contas digitais estão ganhando espaço e trazendo muitas facilidades para os empreendedores brasileiros.

É possível encontrar contas que são abertas gratuitamente, de forma 100% digital e segura, sem precisar se deslocar até uma agência bancária. A abertura é simples, sem burocracias, as tarifas são justas e você encontra muitas funcionalidades como: cartão corporativo, emissão de boletos, link de pagamento e mais facilidades.

Então, o próximo passo para modernizar o seu negócio,  é criar a sua conta PJ digital e ter acesso a funcionalidades de forma prática, pelo celular, de onde você estiver.

---