Em algum momento você deve ter se perguntado “como consigo fazer mais coisas sem ter que contratar mais funcionários?”. Ao longo dos últimos anos, muitos empresários vem me perguntando isso. Há um método muito eficiente de você aumentar a produtividade do seu time. Você já ouviu falar em metodologia ágil? Então, vamos lá, neste artigo vou falar mais sobre algumas dicas práticas de como aplicar metodologia ágil no seu negócio.
Mas, antes de começar, precisamos entender como é a maneira atual de trabalho e também precisamos definir o que é metodologia ágil, ok!?
O modelo cascata é um termo familiar para você? Não!? Então vou te dizer uma coisa, você trabalha nesse modelo cascata e nem sabia! Impressionantes, né!? O modelo cascata é uma das formas mais tradicionais de se gerenciar projetos e trabalhos, pois TODAS as etapas são executadas de forma sequencial, ou seja, uma etapa só começa quando a anterior é concluída. Quer um exemplo prático disso?
- “Ah, eu não fechei o fiscal desse cliente, porque o João do contábil não me entregou o balanço”
Seja sincero, isso aconteceu recentemente com você, né!?
Um dos grandes problemas do modelo cascata é que, como eu disse anteriormente, o trabalho todo é prejudicado se uma etapa não for concluída, ou seja, você conviverá com atrasos.
Então, para sanarmos esse problema, a metodologia ágil nasceu. Ela nasceu para mudar a cultura das empresas e negócios! A metodologia ágil é utilizada como uma forma, um macete, de acelerar o que tem que ser entregue durante o desenvolvimento de um trabalho. Como isso é feito? Tudo que você precisa executar, será dividido em pequenas entregas, ou seja, pequenos trabalhos. O seu time será dividido em pequenas células auto-organizadas e fazendo uso da Inteligência Coletiva com equipes multidisciplinares.
Os benefícios de aplicar metodologia ágil no seu negócio
Quem nunca colocou essas metodologias em prática pode ter receio em relação à sua implementação. Entretanto, isso é natural quando uma mudança é feita nos processos da empresa.
A metodologia ágil traz benefícios tanto para o cliente quanto para a equipe. Por exemplo, para o cliente, a principal vantagem é a agilidade do processo.
Como o ciclo de trabalho é menor e as entregas são frequentes, previsíveis e organizadas, o cliente enxerga os resultados mais rápido.
Essa configuração mais ágil, por sua vez, possibilita ao cliente gerar feedbacks à equipe em relação às suas expectativas e eventuais mudanças. Ou seja, quando o serviço final é entregue, as falhas já foram corrigidas, e o resultado, adaptado à demanda.
Para a empresa, a qualidade do produto gera a vantagem de ter clientes satisfeitos e redução de custos. Além disso, há o aproveitamento máximo do potencial de cada um dos colaboradores, percepção maior de valor do produto e maior competitividade.
E isso só pode ser alcançado quando outros fatores, também positivos, são implementados: trabalho em equipe e interação com o cliente.
Outro benefício dessas ferramentas para a empresa é a capacidade de atuação em cenários de incerteza. Isso porque ela consegue se adaptar às mudanças com agilidade, já que não segue um planejamento estático.
Dessa maneira, ao longo do projeto, os prazos são reduzidos, enquanto a qualidade da entrega aumenta.
Ferramentas de metodologia ágil
Duas das ferramentas mais conhecidas para realizar gestão ágil são o Kanban e o Scrum.
O Kanban foi criado pelo engenheiro japonês Taiichi Ohno em 1953, Kanban é um método visual de gestão de projetos utilizado para rastrear tarefas e reduzir ineficiências, produzindo mais com menos. Hoje em dia, organizações que buscam alcançar melhores resultados utilizam para acompanhar e identificar possíveis melhorias em produtos e serviços, como desenvolvimento de software, serviços contábeis e financeiros, consultoria, entre outros.
No Kanban, ferramenta de gestão à vista, as demandas são organizadas da seguinte forma: As fases do projeto são divididas em colunas e as tarefas são escritas em cartões que progridem de uma coluna para a seguinte, até que a tarefa esteja concluída.
Entre seus benefícios do Kanban, podemos citar o aumento da transparência entre equipes e gestores ao apresentar de forma visual quais são as tarefas que precisam ser executadas, quais já estão em andamento e quais já foram finalizadas.
Outros conceitos que o Kanban inclui são:
- A definição de fluxo de trabalho;
- Limites do trabalho em curso;
- Melhorias contínuas dos processos.
Já o Scrum foi criado por Ken Schwaber e Jeff Sutherland para auxiliar no desenvolvimento de projetos de software na década de 90 e só ficou popularmente conhecido nos anos 2000. Seu objetivo é disponibilizar novos recursos de software a cada 2 a 4 semanas Atualmente é um método ágil muito utilizado em ambiente empresarial para organização de grandes projetos.
O Scrum baseia-se em ciclos de desenvolvimento curtos chamados sprints, que geralmente duram de uma a quatro semanas. Equipes que utilizam essa metodologia costumam ser auto-organizadas, pequenas (normalmente não mais do que nove pessoas), e incluem um Scrum Master e/ou um proprietário de produto.
Utilizando uma abordagem iterativa para completar projetos, as equipes completam e entregam tarefas por fases. Isto facilita a adaptação às mudanças e à evolução das prioridades.
O Scrum é construído sobre três pilares:
- Adaptação;
- Transparência;
- Inspeção contínua.
Ao entender como funcionam essas duas ferramentas, é possível aplicar alguns de seus conceitos para otimizar a rotina de trabalho do contador. Confira abaixo algumas dicas práticas:
Dica #1 – Gestão à vista
Gestão à vista é a forma de colocar as informações relevantes das tarefas que devem ser feitas, que estão sendo feitas, que estão pendentes e que foram concluídas à TODOS do time.
Uma das formas mais recomendadas para aplicarmos a gestão à vista, é utilizando o Kanban, conforme falamos anteriormente. Com ele, devemos fazer apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária.
Dica #2 – Reuniões diárias.
As reuniões diárias não devem ser monólogos e muito menos demoradas. Você deve reunir o seu time por, no máximo, 15 minutos. O objetivo é entender o que está impedindo o seu time realizar as suas tarefas (aqui vale tudo mesmo, por exemplo, a falta de um documento e até o ar-condicionado não estar gelando). Por mais que isso possa parecer repetitivo, realizar essas reuniões diárias elimina todos os impeditivos e desculpas que atrapalham o seu time a entregar tarefas. Essa é uma forma muito eficiente de você manter o time todo focado na realização das tarefas e concentrado no atingimento das metas e objetivos.
Dica #3 – Células autogerenciáveis
Preste bastante atenção nessa dica! Aqui é um dos pulos do gato para você aumentar a produtividade aí no seu negócio. Eu já cheguei até falar um pouco disso no início desse artigo, mas vamos lá que vou te explicar como isso funciona..
A organização das pessoas do seu time deverá ser feito em células, nessas células as pessoas devem se auto-gerenciar e todos devem ser capazes e ter as habilidades necessárias para executar o trabalho. Entendeu? Ao invés de ser “o departamento X, o departamento Z e o departamento W”, passará a ser: “a célula que cuida dos cliente A,B,C…”. Uma mudança de cultura, né!? Todos dentro das células serão responsáveis por realizar TODO o trabalho relativo aos clientes que estão associados.
Além dessa nova forma de organizar seus times, você definirá fases de entrega, como no Scrum, que explicamos anteriormente. Chamamos essas fases de SPRINT’s. Esses sprints são períodos que, em média, possuem 15 dias. Explicando de uma forma mais clara.. você vai definir uma meta para as células, que deverão ser entregues em um período de 15 dias. No final desse 15º dia, você vai avaliar o que foi feito e dará sequência para mais um período de 15 dias e com uma nova meta. Você seguirá dessa forma até o final do projeto/ trabalho.
Dica #4 – Plataforma de automação de tarefas
É nessa dica aqui que vemos um dos principais pulos do gato! Você se lembra qual foi última tarefa que você teve que refazer devido algum erro humano? Foi recente, né!? Sabe quando dão um “ok” em uma tarefa, mas essa tarefa não foi feita? Isso custa caro, né!? Não estou falando só de dinheiro, estou falando de tempo também.
Os erros humanos são normais, afinal não somos uma máquina, certo? Temos que levar em consideração que muitas das vezes que esse tipo de erro acontece, a pessoa que está executando a tarefa pode estar em um dia ruim ou até mesmo pode não ter se dado conta do erro que cometeu. Para mitigarmos esse problema, devemos usar plataformas para gerenciamento de tarefas e prazos de forma automática.
Aqui utilizamos o Rupee, essa plataforma nasceu para tornar acessível todos os principais métodos ágeis do mundo. Através do Scrum e do Kanban, eles desenvolveram um algoritmo que permite a automação das datas e tarefas. Vale a pena conferir!
Conclusão
O objetivo desse artigo é mostrar a você que alinhando uma nova cultura e as ferramentas corretas, é possível aumentar a produtividade da sua empresa com a mesma quantidade de pessoas no seu time. Mas, lembre-se, você precisa estudar bastante esse assunto.
Quer saber mais como isso funciona e colocar em prática em seu escritório de contabilidade ou empresa? Agende agora mesmo uma demonstração agorahttps://rupee.com.br/empresas/ com um dos nossos Ágeis.
Sobre João Vitor Apolônio
Bacharel em Administração de empresas pela Centro Universitário La Salle do Rio de Janeiro e é Head of Sales na Rupee.
