Contabilidade digital

Muitas empresas de contabilidade ainda não modernizaram os seus sistemas para oferecer um serviço de contabilidade digital para seus clientes.

A tecnologia mudou a forma de trabalhar do setor contábil. Antigamente, num passado não tão distante, os escritórios de contabilidade precisavam registrar e processar os dados contábeis, fiscais e de folha de pagamento de forma manual ou com planilhas contábeis.

Essa forma tradicional de fazer contabilidade custa tempo, dinheiro e grande esforço humano, além dos erros que sempre ocorrem e geram prejuízos financeiros para contadores e empresas.

Hoje, os escritórios de contabilidade podem contar com a automação da contabilidade digital, que permite que contadores e empresários possam concluir tarefas cotidianas e funcionais com mais eficiência e precisão.

A contabilidade digital ainda permite maior controle e agilidade na leitura e interpretação de dados, facilitando a tomada de decisão.

Dessa forma, os escritórios de contabilidade podem se concentrar mais em oferecer serviços  estratégicos e lidar com questões complexas, como garantir uma melhor gestão contábil.

Mas, o que é exatamente contabilidade digital, e porque você deve considerar implementar esse sistema na sua empresa contábil ainda hoje.

O que é contabilidade na era digital?

A contabilidade digital está relacionada à criação e transferência de informações contábeis para um formato digital. 

No lugar de papéis e planilhas infinitas de Excel, as transações são realizadas em softwares, plataformas e sistemas eletrônicos.

Na verdade, desde os tempos das cavernas, os homens procuram modelos para controlar o seu patrimônio. Nessa época os primitivos riscavam nas pedras através de desenhos a quantidade de comida que tinha com o passar dos dias.

 E assim foi, por todos os períodos e civilizações até chegarmos aos tempos atuais, em que a melhor forma de controlar os dados contábeis é através do formato automatizado com software digital.

A contabilidade digital começou a aparecer com força nos EUA em 2003, quando o governo sentiu a necessidade de um melhor controle da administração tributária e aduaneira. 

Em 2009 surgiu a Nota fiscal eletrônica e o sistema de escrituração digital e em 2015 as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas também foram informatizadas.

No Brasil, a contabilidade digital começou a aparecer em 2007, e os últimos 20 anos foram de total aceleração dos processos contábeis para o sistema digital, com a criação do (PAC) 2007 – 2010, processos contábeis, tributários e trabalhistas no Brasil foram também informatizados.

O interessante é que mesmo com todos os processos que o contador precisa para realizar o seu trabalho sendo quase que totalmente informatizado, alguns profissionais ainda mantêm seus trabalhos internos em papéis e planilhas com tantas abas que nem cabem na tela do computador.

Talvez isso aconteça por um  receio que muitos contadores ainda têm de serem substituídos pelos sistemas contábeis automatizados.

Vamos agora esclarecer esse equívoco… 

A contabilidade digital não elimina o papel do contador nem descarta a importância das rotinas contábeis,  ela valoriza e capacita os profissionais contábeis, tornando seu trabalho mais eficiente.

Agora que você sabe o que é a contabilidade digital, vamos discutir os benefícios dela.

Vantagens da transformação digital na contabilidade

Mudar da contabilidade tradicional para a contabilidade digital tem muitos benefícios, mas citaremos alguns mais importantes:

Precisão e escalabilidade

Uma das maiores características avaliadas por contadores ao escolher uma ferramenta de contabilidade digital é a sua capacidade de fornecer resultados sem erros, afinal, softwares e plataformas automatizadas são muito mais confiáveis que as mãos humanas.

O erro humano é inevitável quando compilamos dados e a precisão é extremamente importante, principalmente no processo de decisão dos negócios. 

 Imagine, como fica a sua credibilidade profissional como contador, se uma empresa gerida por você  tomar uma má decisão de negócios com base em dados contábeis imprecisos que causam o fracasso do negócio?

As soluções de contabilidade digital ajudam a evitar isso. 

Além da precisão, o sistema de contabilidade digital é bastante escalável. 

Para empresas que tomam conta de muitos CNPJs, como uma startup de contabilidade online, gerenciar as contas de forma manual pode até ser útil no começo, mas à medida que a empresa cresce e adquire novos clientes se torna inviável.

O sistema de contabilidade de uma empresa com grande fluxo exigirá atualizações maciças para suportar o aumento da escala das operações. Para lidar com tantas obrigações fiscais, contábeis e de pagamento de tantos clientes pode demandar muitos profissionais e muito tempo

Contratar muitos profissionais para lidar com o aumento das necessidades contábeis pode ser caro. Um sistema de contabilidade digital é uma maneira barata de dimensionar suas práticas contábeis 

 Quando você tem um software ou plataforma de contabilidade confiável, tudo o que você precisa é de uma simples atualização de para atender às crescentes necessidades do seu cliente e do seu negócio.

Acesso remoto

Outro benefício que pode ser destacado com o uso do sistema de contabilidade digital é que com ele é possível ter acesso remoto aos dados de qualquer uma das empresas que seu escritório atende.

Isso significa que nem você e nem a sua equipe de colaboradores precisam estar no escritório ou levar seus laptops para todos os lugares para acessar informações quando necessárias.

Com soluções baseadas em nuvem, os pacotes de software de contabilidade digital permitem que você e outros funcionários façam login no sistema de qualquer lugar e a qualquer momento para rastrear resultados e dados. 

Conveniência e Melhor Produtividade

Outra vantagem dos sistemas de  contabilidade digital é que são muito fáceis de usar.  As práticas contábeis manuais são complexas e demoradas, já as automatizadas são fáceis de operar, oferecem conforto e conveniência.

Um dos objetivos  da contabilidade é manter um registro contábeis em uma base anual, trimestral ou mensal e analisar esses números e dados para tomar decisões de negócios. 

Em um processo de contabilidade manual, você pode passar horas ou até dias coletando informações passadas  e criando uma demonstração de fluxo de caixa e outras demonstrações  a partir dela. 

No formato da contabilidade online, executar diferentes testes a partir dos dados automatizados é fácil.

A partir dessas análises, você pode configurar as demonstrações financeiras em minuto e economizar muito tempo compilando e apresentando os mesmos relatórios e números.

Toda essa facilidade, além de conforto, permite uma alta eficiência e aumento da produtividade.

Ao automatizar as funções rotineiras da contabilidade para uma plataforma digital, você pode desviar funcionários para outras funções essenciais como desenvolvimento dos negócios, captação de novos clientes e marketing.

 Isso significa que você deve conseguir gerar mais receita com a mesma quantidade de recursos.

Segurança e Agilidade de recuperação de dados

A segurança é algo que se torna uma insegurança quando o contador pensa em migrar para a contabilidade digital.

Embora os registros contábeis em papel ou planilhas salvas em pen drive possam ser perdidos por roubo, incêndio ou falha de sistema, há grande insegurança em relação a quanto um software ou plataforma de contabilidade digital pode ser segura.

A solução para você contador não se preocupar com a segurança dos seus dados contábeis é ter uma solução baseada em nuvem.

Os softwares e ferramentas baseadas em nuvem, vem com um armazenamento apoiado por vários sistemas de backup em nuvem, como uma sala do seu Google drive, que mesmo que falte energia ou que seu notebook quebre, eles ainda estão lá.

As plataformas em nuvem são muito seguras e contam com data centers de backup, criptografia, segurança SSL e vários outros artifícios como os usados em bancos, para proteger suas informações contábeis.

Você poderá recuperar ou fazer backup de seus dados, mesmo que as coisas deem errado. 

Faturamento fácil e rastreamento de pagamentos

Ter todas as informações de faturamento e pagamento em um sistema automático ajuda a minimizar os atrasos dos pagamentos de impostos e folha.

Mesmo você sendo um contador muito responsável, pode haver muitas distrações, ou mesmo o número elevado de contas para cuidar, impedindo você de acompanhar os pagamentos e faturamentos dos seus clientes. 

Um sistema de contabilidade digital passa a ser a melhor solução para o problema, pois automatiza o processo de envio de faturas e solicitações de pagamento.

Melhor integração e sincronização

Um dos desafios que a contabilidade manual enfrenta é a integração de informação com diversas ferramentas usadas no ambiente de trabalho.

 As melhores soluções de contabilidade digital oferecem flexibilidade incrível em integrações com outras ferramentas de negócios, como:

•  sistema de ponto de venda, 
• folha de pagamento, 
• atendimento de pedidos no site e muito mais. 

Esses aplicativos de contabilidade digital são formatados para suportar integração com centenas de outros aplicativos utilizados pela maioria das empresas.

Dificilmente você não encontrará uma solução de integração para o que precisa.

Além disso, serviços de integração como o Zapier, podem estender o número de programas com os quais seu programa de contabilidade pode se conectar por algum custo. 

Quando você integra um programa de contabilidade digital com outro aplicativo de negócios online, ambos podem se atualizar em tempo real, diariamente ou sob demanda por sincronização automática de dados. 

Essa agilidade é uma solução incrível para a rotina agitada que precisa transmitir dados de uma plataforma para outra. 

Por essas e outras vantagens que a contabilidade digital está tomando o lugar da contabilidade manual.

A sincronização automática de dados com soluções de contabilidade digital significa que você só precisa atualizar um endereço ou e-mail em um local e a alteração será implementada automaticamente em outros programas. 

À medida que sua empresa cresce e você agrega novos clientes, essas integrações se tornarão cada vez mais importantes.

 Nem todos os softwares de contabilidade oferecem ampla integração de dados com outras plataformas, mas apps terceiros podem permitir que a integração aconteça de forma facilitada.

Facilita a preparação de impostos

Se existe algo cansativo e desgastante na vida de um empreendedor contábil, é reunir documentos relacionados a impostos e preparar o arquivamento para as próximas declarações.

Embora você não possa evitar que essa pilha de impostos a pagar recaia todos os anos sobre seu cliente, você pode simplificar como lida com a carga tributária que precisa ser organizada e paga.

A contabilidade digital não apenas ajuda você a organizar e separar os fundos para pagamentos de impostos de forma proativa, mas também simplifica os cálculos de impostos. 

Isso vai isentá-lo do estresse agonizante associado à tributação.

Um acompanhamento fiscal deficiente pode fazer com que seu cliente e você percam possíveis baixas de impostos e deduções disponíveis para a empresa.

Para evitar que as obrigações tributárias sejam sinônimo de stress total e perda de dinheiro, considere uma plataforma de contabilidade digital.

Funções especializadas

Algo bem importante que as melhores plataformas de contabilidade possuem, é a capacidade de se adaptar à necessidade do usuário.

Às vezes até parece que a indústria está motivada a criar uma solução para cada problema que a sua empresa de contabilidade possui.

Mas, na verdade, o que acontece é que algumas plataformas com a Ruppe, utilizam algoritmos próprios que permitem que a ferramenta seja moldada para a necessidade da empresa.

Dependendo das complexidades envolvidas em seu negócio, você poderá encontrar uma solução de contabilidade digital que funcione melhor para sua empresa do que outras. 

Permite obter aconselhamento em tempo real

Os “novos empreendedores contábeis” estão se afastando do trabalho enfadonho de preencher planilhas e mais planilhas e estão fornecendo consultoria em tempo real aos seus clientes.

Com um sistema de contabilidade digital, os dados permanecem atualizados. Isso coloca você em uma ótima posição para oferecer aconselhamento contábil. 

Usando dados prontamente disponíveis, como especialista, você pode analisar os números e oferecer conselhos em tempo real sobre a maneira mais fácil e rápida de melhorá-los. 

Enquanto alguns contadores podem cobrar por minuto, alguns exigem uma taxa fixa para consultas trimestrais ou mensais e telefonemas para aconselhá-lo no crescimento de seus negócios. 

Essas são algumas das vantagens de transformar a sua contabilidade manual em digital. E você não deve esperar muito tempo, o momento de mudar é agora ainda em hoje. Saiba porque no próximo tópico.

O que muda na contabilidade digital

Se você deseja continuar existindo como escritório contábil hoje, investir em tecnologia não é uma opção, é uma necessidade.

Mesmo que você resista a automação dos processos contábeis do seu negócio, ora ou outra os seus clientes vão começar a lhe cobrar essa inovação, ou migrar para o concorrente mais moderno.

Mas, não é apenas contratação  de novas ferramentas de tecnologia digital que estão inseridas nesse processo. Observe o que é tendência para o mundo da contabilidade digital e entre nessa onda.

Gestão consultiva

A consultoria e a gestão inteligente estão entrando com tudo nas empresas de contabilidade mais modernas.

Use o tempo que você e seus colaboradores conseguiram economizar com a automação da contabilidade e invista em estudar a carteira de clientes, seus concorrentes e achar saídas estratégicas para melhoras os seus negócios.

Uma gestão inteligente aconselha seus clientes na tomada de decisão, não apenas preenche formulários e planilhas.

Automação dos tributos

Ter a gestão dos tributos em dias está cada vez mais essencial. Você pode aproveitar a plataforma de gestão contábil para economizar tempo e não perder prazos fiscais da sua empresa e dos seus clientes.

As empresas não admitem mais erros e esquecimentos fiscais em um mundo onde a automação fiscal é uma realidade.

Ascensão do PIX

Apesar de já estar entre nós há algum tempo, muitas empresas ainda estão em processo de adoção do pix, e a sua contabilidade deve ficar de olho e orientar as empresas a usar esse tipo de pagamento que é totalmente digital, está disponível 24 horas por dias e resolve problemas com urgência.

Armazenamento em Nuvem

Todos os dias os armazenamentos em arquivos físicos vão morrendo um pouco, e logo, logo eles não estarão mais por aqui.

Sua empresa de contabilidade deve se preparar para o momento em que todos os arquivos sejam salvos na nuvem.

Adquirir uma plataforma de contabilidade com salvamento na nuvem vai te colocar no radar da inovação, e seus clientes vão gostar disso.

Para resumir, se você busca o crescimento dos negócios, deve substituir seus procedimentos de contabilidade manual pela contabilidade digital.

 Agora que você sabe a resposta para a pergunta “ O que é contabilidade digital?” é hora de encontrar uma solução de contabilidade que funcione melhor para o seu negócio. Tenha em mente os aspectos acima ao escolher uma solução de contabilidade digital.

A Ruppe é uma plataforma de contabilidade digital que ajuda contadores a transformar o processo contábil, fiscal e de folha de pagamento em um processo ágil e mais produtivo.

Com a Rupee, você pode gerenciar todos os CNPJs da sua empresa com agilidade e transparência.

• Implementação rápida. Em pouco tempo toda a sua equipe estará usando a Ruppe;
• Dados salvos na nuvem, oferecendo segurança e agilidade aos dados;
• Algoritmo próprio, que permite personalização do sistema;
• Gráficos e relatórios que permitem tomadas de decisão acertadas;
• Ações automatizadas. Funções recorrentes são renovadas de forma automática;
• Plataforma multi. Que permite acessar a plataforma de qualquer dispositivo digital;
• Suporte online. Tenha o atendimento do nosso time sempre que precisar.

Com a Rupee, a contabilidade digital da sua empresa será mais fácil, prática e produtiva. Para conhecer nossos serviços, clique aqui e fale com o time de atendimento.