Organização contábil: 5 Melhores aplicativos de calendário compartilhado

Os gestores e operadores de setores contábeis buscam constantemente tecnologias que aumentem a produtividade, melhorem a organização contábil e façam as equipes trabalharem juntas.

Os aplicativos de calendário são uma excelente adição tecnológica que pode aprimorar a organização contábil, melhorar a comunicação e colocar sua equipe na mesma página.

Embora computadores e smartphones geralmente tenham calendários integrados, aplicativos de calendário de terceiros oferecem recursos que facilitam o gerenciamento de tarefas, automação, agendamento e muito mais.

Neste artigo, você encontrará quais recursos procurar em um aplicativo organização contábil e destacaremos sete excelentes opções de aplicativos de calendário.

Quais recursos você deve procurar em um aplicativo de calendário compartilhado para otimizar a organização contábil?

Ser você está procurando um aplicativo de calendário para compartilhar a rotina contábil com sua equipe, é importante avaliar alguns pontos importantes no momento da decisão:

• Fácil de usar: Os aplicativos de calendário devem ser fáceis de usar e intuitivos, com navegação e manutenção mínimas necessárias. Eles também devem tornar o processo de colaboração suave e direto.
• Ferramentas de agendamento simples: A principal função de um calendário compartilhado é organizar os horários de todos, portanto, o agendamento deve ser fácil. Por exemplo, procure a funcionalidade que permite verificar rapidamente a disponibilidade dos colegas de trabalho. Outras ferramentas úteis incluem recursos de personalização, disponibilidade de vários calendários e lembretes com base em horário e local.
• Recursos de colaboração e compartilhamento: Procure a capacidade de compartilhar disponibilidade, convites para eventos e calendários com sua equipe. Você também desejará colaborar em eventos, calendários e documentos ou projetos compartilhados no aplicativo.
• Sincronização automática: A sincronização automática é uma excelente ferramenta para economizar tempo. Idealmente, todas as atualizações de calendário compartilhadas devem ser sincronizadas com as contas de qualquer outra pessoa envolvida. Muitos aplicativos de calendário apresentam sincronização automática e integração com outros aplicativos.
• Funcionalidade em vários dispositivos: Nem todo mundo usas os mesmos sistemas operacionais, portanto, a disponibilidade entre sistemas é uma grande vantagem. Ele elimina a necessidade de vários aplicativos entre plataformas, mantendo todos na mesma página, independentemente do dispositivo que usam.

Benefícios do uso de aplicativos de calendário para a organização da rotina contábil

Algumas das principais vantagens de usar aplicativos de calendário compartilhado estão listadas abaixo.

• Melhor organização da reunião. Sua exibição de calendário compartilhado pode mostrar se os membros da equipe confirmaram presença em qualquer reunião de negócios para a qual você os convidou. Caso contrário, você pode acompanhar diretamente do aplicativo e cobrar resposta dos envolvidos.  Dessa forma, sua reunião fica mais produtiva.
• Transparência. Saber quando os membros de sua equipe estão disponíveis ou indisponíveis pode ajudá-lo a responsabilizar todos, respeitando os limites. Calendários baseados em tarefas podem dizer a seus funcionários no que eles devem trabalhar e quando, além de lembrá-lo de como você dividiu o trabalho de todos. Os funcionários podem se disponibilizar durante seus horários de trabalho mais produtivos, para que os gerentes possam agendar tarefas cruciais para quando tiverem maior probabilidade de serem realizadas.
• Melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Os funcionários podem se marcar como ausentes no aplicativo de calendário quando não estiverem trabalhando. Dessa forma, você ou outros funcionários não entrarão em contato com eles enquanto estiverem fora do trabalho.
• Gerenciamento e delegação de tarefas. Se você perceber que a agenda de um funcionário específico está cheia, saberá delegar a responsabilidade a outras pessoas. Se o calendário de todos estiver preenchido e todas as tarefas atribuídas, você saberá que está usando seu calendário corretamente.
• Melhor Coordenação e Comunicação. Com um calendário compartilhado, a equipe contábil pode coordenar facilmente prazos, reuniões e eventos importantes. Isso ajuda a evitar conflitos de programação e melhora a comunicação entre os membros da equipe.
• Agendamento Eficiente de Tarefas: Ao utilizar um calendário compartilhado, é possível agendar tarefas contábeis de forma eficiente. Isso inclui datas de fechamento de balanço, prazos fiscais e outras atividades cruciais, garantindo que nada seja esquecido ou negligenciado.
• Redução de Erros e Atrasos: Um calendário compartilhado ajuda a evitar erros e atrasos, pois todos têm visibilidade das datas importantes. Isso é essencial em contabilidade, onde o cumprimento de prazos é crucial para evitar multas e penalidades.
• Facilita a Colaboração: A contabilidade muitas vezes envolve colaboração entre diferentes membros da equipe, departamentos ou até mesmo com clientes. Um calendário compartilhado simplifica o processo de agendar reuniões e acompanhar compromissos com colegas e partes interessadas externas.
• Flexibilidade e Mobilidade: Acesso a um calendário compartilhado via dispositivos móveis e computadores torna a equipe contábil mais flexível e móvel. Isso é especialmente importante em um ambiente de trabalho remoto ou distribuído.
• Histórico de Eventos: Um calendário compartilhado mantém um registro histórico de eventos passados, o que pode ser útil para revisões internas, auditorias e para fins de relatórios.
• Melhora na Eficiência: Ao organizar e otimizar a programação das atividades contábeis, um calendário compartilhado pode aumentar significativamente a eficiência da equipe, economizando tempo e recursos.
• Personalização e Notificações: Muitas ferramentas de calendário compartilhado permitem personalização e envio de notificações por e-mail ou lembretes, garantindo que ninguém perca prazos importantes.
• Acompanhamento de Recursos: Em contabilidade, é importante acompanhar o uso de recursos, como horas de trabalho e orçamento. Um calendário compartilhado pode ajudar a monitorar o uso de recursos de forma mais eficaz.

Agora que você já sabe os benefícios de usar calendários compartilhados em equipes, descubra qual a melhor opção para você

5 melhores aplicativos de agenda compartilhada para organização contábil de equipes.

Se você precisa de um aplicativo de calendário para usar em toda a empresa e garantir uma organização contábil eficiente, considere estas cinco opções. Todos esses aplicativos têm recursos úteis e os proprietários de empresas de diferentes setores os recomendam.

Google Agenda

O Google Agenda é o aplicativo de calendário on-line no Top 1 das equipes. Este calendário se integra com outros produtos do Google, incluindo Gmail, Drive, Contatos e Meet. Você pode acessar este aplicativo em computadores, tablets e celulares. 

Também é útil para videoconferências porque sincroniza com o Google Meet de forma simples, basta selecionar uma opção de videoconferência ao evento.

Um dos recursos mais amados pelas equipes é a capacidade do Google Agenda de sincronizar sua agenda em todos os dispositivos e navegadores se você estiver conectado com sua conta do Google.

Calendly

Calendly é uma plataforma de agendamento automatizado que funciona com seu calendário para verificar sua disponibilidade automaticamente.  Esse app Ajuda a agendar reuniões sem intermináveis ​​e-mails de ida e volta. 

Outros recursos incluem detecção de fuso horário e compatibilidade com aplicativos como Salesforce e GoTo Meeting. 

Um ponto interessante do Calendly é que ele sincroniza com o Google Calendar, permitindo que ela agende compromissos pessoais no Google sem atualizar sua agenda do Calendly. O aplicativo também se integra ao Outlook, Office 365 e calendário iCloud da Apple.

Microsoft Outlook

O Microsoft Outlook é um aplicativo gerenciador de informações pessoais conhecido que inclui e-mail, funções de calendário, agendamento, gerenciamento de tarefas e muito mais. Se você tiver uma conta do Microsoft Exchange, Office 365 ou Outlook, poderá compartilhar seu calendário com outras pessoas. Você também pode criar calendários adicionais para projetos específicos e compartilhá-los com colegas de trabalho.

iCloud

O iCloud não é apenas para armazenamento, ele também possui um calendário fácil de usar que se integra a qualquer dispositivo Apple. 

O aplicativo de calendário do iCloud permite que sua equipe agende reuniões, compartilhe informações e se comunique com facilidade. Você também pode alternar a visualização do calendário para “Hoje” para visualizar rapidamente suas tarefas e projetos diários. A funcionalidade é direta e muito semelhante ao calendário do Google, tornando-o uma escolha popular. 

Mas há uma desvantagem neste aplicativo: como a maioria dos produtos da Apple, ele perde muita funcionalidade em dispositivos que não são da Apple. No geral, este aplicativo de calendário é uma boa escolha se toda a sua equipe usa produtos da Apple.

Rupee

Embora todos os aplicativos acima sejam muito bons, se você deseja ter uma organização do calendário de pagamentos contábeis realmente eficiente, deve contar com uma ferramenta pensada para esse fim.

O Rupee é um software de gestão e organização e controle de entregáveis contábeis, fiscais e de folha. Com mais de 190 obrigações cobertas no sistema para atualização automática (desde balancetes, obrigações de folha, e obrigações fiscais) ainda é possível criar novos Cards de forma ágil e fácil. 

Por dentro da plataforma você pode contar com várias formas de gerenciar os entregáveis da sua empresa e os seus colaboradores:

• painel de visualização rápida
• Dashboards diferenciados para diversas funcionalidades
• Tabela, para quem prefere acompanhar as informações no modelo mais tabulado
• Acompanhamento de obrigações por colaborador
• Integração com Google Calendar.

Veja aqui como é fácil usar o Rupee e integrar com o o app de calendário compartilhado mais amado dos brasileiros, o Google Calendário.

Os aplicativos de calendário compartilhado melhoram a colaboração e o gerenciamento de tempo nas equipes e em toda a empresa. A maioria dos dispositivos e contas de e-mail vem com esses calendários, por isso é incrivelmente fácil começar e continuar a usá-los. Mas, se você deseja uma ferramenta personalizada para o seu trabalho, entre em contato com a nossa equipe e conheça todas as funções do Ruppe