Software contábil: como a Prisma economizou mais de 15 mil mês com o Rupee e automatizou a gestão contábil.

João Rosa e João Vitor  são sócios diretores da Prisma BPO e Consultoria e homens extremamente ocupados com a gestão do seu negócio. Eles decidiram migrar de planilhas de contabilidade para um software contábil no seu negócio

Com sede no Rio de Janeiro, a Prisma é responsável por cuidar da gestão contábil, fiscal e financeira de pequenos a grandes negócios. 

Gerenciar empresas no complexo ambiente contábil e fiscal do Brasil é mais complicado do que parece.

Atender médias e grandes empresas com essa gestão contábil e BPO é onde a Prisma encontrou a sua especialidade. Com menos de 25 colaboradores e mais de 50 clientes, a empresa enfrentou certa dificuldade para gerenciar todos os seus CNPJs sem erros.

Embora conte com consultores extremamente experientes, talentosos e bem treinados, garantir que a gestão de tarefas contábeis e as obrigações acessórias sejam cumpridas em dias,  sem um software contábil é algo bastante trabalhoso.

Muitas vezes, os empresários tiveram que lidar com prejuízos para seu negócio e seus clientes.

A empresa

A Prisma BPO e Consultoria oferece serviços e soluções em gestão fiscal, contábil e financeira para médias e grandes empresas.

Entre os seus serviços estão:

• Consultoria tributária: Planejamento tributário, diagnóstico fiscal, emissão de parecer e consultas
• BPO (Business Process Outsourcing): Terceirização dos departamentos contábil, fiscal e trabalhista.

Entre os serviços oferecidos pela empresa estão:

• Tax Compliance, Tax Planning, Tax Technology e
•  BPOs completo, fiscal, consultivo e de departamento pessoal.

Em sua linha de trabalho, muitas vezes se deparam com a dificuldade de controle de todos os tributos de seus vários clientes.

Como a Prisma trabalha com clientes de médio e grande porte, precisa analisar a melhor forma de oferecer uma solução vantajosa, transparente e que permita redução de custos contábeis.

O cenário contábil mudou muito nos últimos anos e essas mudanças foram aceleradas  na pandemia. 

Os grandes clientes não aceitam mais trabalhar com escritórios de contabilidade burocráticos e  antiquados e também não querem perder prazos e pagar multas por um controle falho de seus contadores.

Algo muito importante para a Prisma e seu corpo diretivo é trabalhar com transparência, boa comunicação e proximidade com seus clientes, são valores que estão na missão e visão da empresa.

Segundo João Rosa, a Rupee veio justamente para agregar esses pontos tão importantes para a empresa.

João ainda afirmou que seus colaboradores se sentem extremamente felizes por trabalhar com uma ferramenta que evitou o exaustivo trabalho manual da contabilidade. 

Seus clientes também estão satisfeitos com a forma transparente e ágil que a empresa lida com os dados e com os tributos.  A grande prova da resposta positiva dos seus clientes é a durabilidade dos seus contratos.

Os desafios enfrentados

O motivo que impulsionou a Prisma a decidir por uma ferramenta de gestão de tarefas contábeis, foi o que aconteceu com a maioria dos empresários da contabilidade.

A PERDA DE DINHEIRO COM O ATRASO NO PAGAMENTO DE OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS.

Veja vídeo completo aqui.

O João Rosa  conta que a procura dele e de seu sócio João Vitor  por uma ferramenta de gestão de tarefas contábeis ocorreu quando seu escritório teve que arcar com uma multa de mais de seis mil reais.

A multa ocorreu por não enviar na data uma obrigação acessória de um cliente. Mas, embora o prejuízo financeiro tenha sido o impulsionador dessa decisão, outros problemas eram constantes no escritório contábil da Prisma.

A Prisma enfrentava problemas de gestão diariamente

• Mesmo com um quadro de 22 colaboradores entre funcionários e prestadores de serviços, a empresa tinha que lidar constantemente com o pagamento de horas extras para seus colaboradores;
• A atualização dos movimentos contábeis por planilha demandam um tempo de acompanhamento muito longo, e muitas vezes apresentava erros na informação;
• Os empresários do escritório de contabilidade tinham grande dificuldade de mostrar para seus clientes o trabalho que era realizado com transparência;
• Os líderes tinham dificuldade de gerenciar a equipe e de acompanhar as demandas com atraso;
• A empresa sempre se via na necessidade de contratar mais um profissional, normalmente um estagiário para controlar as obrigações acessórias.

Esses foram alguns dos problemas que o João Rosa relatou ter em seu escritório contábil, mas felizmente seus problemas foram solucionados com o software do Rupee.

Antes de utilizar o Rupee , a Prisma fazia todo o seu controle contábil através de uma planilha desenvolvida pelos sócios João Rosa e João Vitor.

Embora fosse uma planilha otimizada, ela apresentava problemas de automatização, controle e transparência.

As planilhas, por mais otimizadas que sejam, precisam de input e conferência manual, o que pode gerar erros, como aconteceu na Prisma e lhes gerou além de um prejuízo financeiro a insatisfação do seu cliente.

Para o empreendedor contábil João Rosa, embora a transparência com o cliente seja um valor da empresa, é muito complicado conseguir essa comunicação transparente quando se trabalha com planilhas e email sem provas consistentes.

Na Prisma esse era mais um desafio que precisava ser superado, a comunicação transparente com seus clientes. O problema também foi resolvido com o software contábil do Rupee.

A solução com a Rupee

O software do Rupee, é muito mais que apenas uma ferramenta de gestão contábil, é uma mudança de metodologia de trabalho para os escritórios contábeis, e assim foi para a Prisma.

Não apenas os empresários da empresa consideraram o Rupee como uma solução para seus problemas de automação, comunicação, transparência e gestão, mas seus colaboradores também aceitaram muito bem a mudança.

Cristina, analista fiscal da Prisma, afirmou que o software do Rupee foi uma aquisição que mudou a forma de trabalho dela e de seus colaboradores para melhor.

O cenário antes Rupee era assim

A Cristina como analista liderava dois colaboradores abaixo dela e precisava lidar com a cobrança dos seus chefes.

Isso a deixava cansada e estressada, pois ela precisava conferir uma enorme planilha, aba por aba, cliente por cliente e ainda tinha que lidar com informações incorretas que só eram descobertas depois que surgia uma notificação ou multa.

Após a aquisição do software contábil do Rupee, o trabalho da Cristina foi otimizado de todas as formas, pois em apenas uma ferramenta ela podia enxergar todas as informações.

Para os empresários da Prisma a solução Rupee os ajudou a:

• Sair do operacional e cuidar da gestão;
• Ter uma comunicação transparente e otimizada com seus clientes;
• Aumentar a fidelidade dos seus clientes;
• Aumentar a carteira, pois a redução de trabalho permitiu inserir novos clientes na carteira;
• Economizar com colaboradores que faziam apenas trabalho operacional;
• Economizar com multas  de obrigações acessórias atrasadas.

Para os líderes da Prisma o software contábil do Rupee foi um divisor de águas, pois:

• Modificou a forma como acompanhavam seus colaboradores;
• Economizaram tempo com o acompanhamento das atividades;
• Puderam desenvolver mais atividades de capacitação dos colaboradores.

para os colaboradores da Prisma a solução Rupee foi bem aceita porque

• Permitiu que eles fizessem menos trabalhos operacionais;
• Transformou possível a visualização do trabalho realizado por líderes e clientes;
• Gerou economia de tempo e diminuição de erros.

A Prisma viu no software do Rupee uma forma de migrar do antigo modelo contábil de planilhas, para uma tecnologia ágil que permite o controle total da gestão de tarefas contábeis com erro zero.

Após a aquisição da ferramenta a empresa não teve mais problemas como os que aconteceram anteriormente.

Após adotar a gestão com uma tecnologia ágil com o Ruppe a Prisma convive com

• Zero multas por atraso de entrega;
• Zero erros de input de informações;
• Clientes satisfeitos e fidelizados que acompanham no dia a dia do trabalho da empresa;
• Economia de mais de 15 mil reais mês com o software do Rupee.

E o mais importante

Donos, líderes e colaboradores conseguem trabalhar num ambiente tranquilo e totalmente controlado.

Segundo o João Rosa e a Cristina, outro ponto forte que foi um diferencial para a implantação da nova forma de gestão com tecnologia ágil, foi o onboarding e acompanhamento realizado pela empresa.

Desde o momento da contratação todos os colaboradores foram treinados para usar a plataforma de forma correta.

Além dos treinamentos e acompanhamento do suporte, todos os dados que a empresa possuía em planilhas, foram migradas pelo time de desenvolvimento o Ruppe sem nenhum trabalho ou custo adicional para a empresa.

O João Rosa falou sobre o suporte da empresa e como sempre que precisa treinar um novo colaborador com a ferramenta é atendido prontamente sem custo adicional.

Também relatou como sempre é informado de atualizações e melhorias com velocidade.

Benefícios  do software do Rupee

Toda a experiência que a Prisma vive só é possível pela funcionalidade e entregabilidade que a ferramenta da Rupee oferece aos seus clientes.

São muitos os benefícios de usar a plataforma do Rupee em seus escritório contábil, mas se ainda tem dúvidas se esse é o momento de migrar da sua planilha para o software contábil do Rupee, suas dúvidas acabam agora.

Nesse tópico vamos explicar os benefícios de ter o Rupee como ferramenta de tecnologia ágil na sua empresa.

A ferramenta Rupee é intuitiva

O software contábil do Rupee é intuitivo e qualquer pessoa consegue manusear com facilidade:

1. O painel é formatado em cards visuais que separam as atividades contábeis da empresa por status de próximos, atrasadas e concluídas.

A partir do painel o colaborador e o gestor conseguem acompanhar todas as obrigações que precisam ser realizadas nos próximos dias e as que estão atrasadas, podendo tratá-las a tempo de não sofrer penalidades.

Os cards são destacados por cores que facilitam a visualização e o gerenciamento.

Além dos cards super intuitivos, o painel ainda conta com :

1. Aba com os usuários que acessam os clientes: Se o gestor quiser ver as atividades de um colaborador basta filtrar seu ícone e vai poder gerenciar todo o seu trabalho.
2. Conta com filtros por obrigações, competências ou vencimentos. Através dos filtros é possível verificar em minutos o status dessas informações de um curto ou longo período.
3. Tem variação de prazos de visualização, o usuário pode escolher ver seu painel com 15,30,45 ou 60 dias.

Com o Rupee você tem segurança nas informações

Um grande medo de todo contador é ter uma invasão dos dados que estão sob sua responsabilidade.

A plataforma Rupee é extremamente segura, sem correr risco de vazamentos de dados, como acontece em planilhas.

Todos os dados e documentos da plataforma Rupee são armazenados na nuvem, com total segurança e praticidade.

Além disso, todos os cards de obrigações concluídas são armazenados num espaço de histórico que pode ser facilmente acessado no painel.

Ao escolher  o Rupee acaba os dias de dúvidas do cliente sobre uma obrigação, recibo ou dado. Se foi enviado por você para o seu cliente, além de ele receber um email automático da ferramenta, em qualquer momento.

O Rupee é transparente na informação

Sabe aquele momento que você manda um e-mail para seu cliente com o título MEMORANDO DE PENDÊNCIAS CONTÁBEIS, que normalmente é ignorado pelo seu cliente ou que é respondido com já te enviei, “procura que você acha”?

Ou aquele fatídico dia que você recebeu uma ligação irada  do seu cliente dizendo que ele recebeu uma multa por uma uma obrigação acessória que não foi enviada e que você jurava que foi enviada, mas descobriu que a informação da planilha estava errada.

Com o Rupee esses dias não existem mais, você nunca mais vai acordar no meio da noite sem com aquele susto de será que eu enviei ou não aquela obrigação que precisava!

Aqui no software contábil do Rupee todos os documentos e obrigações pagas são anexadas na plataforma, e só após isso o status é dado como concluído.

E sabe o mais legal, toda essa movimentação é enviada para o seu cliente por e-mail.

A comunicação entre seu time e os seus clientes será a mais transparente possível, pois ele vai ter todo o passo a passo do seu trabalho, valorizando muito mais o papel que o seu escritório exerce na empresa dele e toda a informação enviada pelo seu cliente estará documentada no sistema.

Nunca mais na sua vida  a “conversa atravessada” e a dor de cabeça de procurar um papel em 500 pastas.

Com o Rupee, tudo isso é passado.

O Rupee além de seu software contábil é seu estagiário virtual e constante.

Não tem coisa mais chata que gastar tempo preenchendo informações por horas, não é mesmo?

O software do Rupee tem uma função que foi criada pensando nos usuários e para os usuários. É o preenchimento automático através do UPLOAD DE ARQUIVOS.

Toda vez que uma tarefa é concluída e os documentos são anexados através do Upload de arquivos, o sistema lê os arquivos enviados e:

• Preenche automaticamente os dados que estão no arquivo
• baixa todas as informações importantes daquela obrigação
• Enviar email para o cliente informando que a obrigação foi paga automaticamente
• Envia notificação para os usuários cadastrados naquela tarefa informando que aquela tarefa foi concluída.

Assim como acontece com as tarefas concluídas, a ferramenta Rupee também notifica os usuários todas as vezes que existem tarefas atrasadas ou com data próxima para vencimento.

o software de contabilidade com dashboards para todas as suas necessidades

O software contábil do Rupee é completo e conta com diversos dashboards para diferentes necessidades:

Dashboard Mundi: Permite visualizar todas as suas empresas cadastradas e os status dos seus cards, se estão em dias, se precisam de atenção ou estão atrasadas.

Dashboard Itália: Permite que você visualize a saúde de todas as suas empresas e departamentos nos últimos 60 dias.

Dashboard Grécia: No dashboard Grécia é possível visualizar todos os cartões que merecem sua atenção, ou seja, que vão vencer nos próximos dias ou estão atrasados.

Dashboard KPI: No dashboard KPI você consegue ver o desempenho de todos os seus usuários, suas entregas e o % em comparativo com toda a empresa.

Dashboard Persona: Permite ver a entregabilidade dos usuários do seu escritório contábil no geral ou separado por empresa. Esse dashboard permite ver como os seus colaboradores estão desempenhando suas atividades ou premiar seus funcionários por desempenho, por exemplo.

Dashboard Calendário: O calendário permite visualizar todas as entregas mensal, semanal ou diária que sua empresa precisa realizar, evitando atrasos e erros. 

Dashboard Paralegal: No dashboard Paralegal, é possível visualizar todas as atividades jurídicas como certidões negativas e afins. 

Essas são algumas das funcionalidades que transformam o Rupee no software contábil mais indicado para escritórios contábeis.

Quer fazer como a Prisma e modernizar a gestão do seu escritório contábil com eficiência e segurança marque uma reunião personalizada com o Rupee