Muitas empresas de diferentes segmentos estão adotando metodologias ágeis para gestão de projetos para tornar os objetivos mais claros e mensuráveis para todos os envolvidos ao longo do acompanhamento do projeto.
Existem diversas metodologias que auxiliam esses processos. Aqui, vamos explicar um pouco mais sobre kanban e scrum, abordando seus conceitos, principais diferenças e a melhor utilização prática de cada um.
O que é metodologia ágil?
Para começar, precisamos entender o que é a famosa metodologia ágil que tem transformado de forma positiva o dia a dia de muitos profissionais.
A metodologia ágil é um tipo de processo de gerenciamento de projetos, utilizado inicialmente entre as equipes de desenvolvimento de software, onde demandas e soluções precisam do esforço colaborativo de equipes auto-organizadas e interfuncionais para evoluírem.
A metodologia ágil é um conjunto de princípios que valorizam a capacidade de adaptação e a flexibilidade, reduzindo o desperdício de recursos, aumentando a produtividade e a disciplina e melhorando significativamente o ritmo de trabalho através de um fluxo contínuo.
Baseando-se nos valores e princípios do Manifesto Ágil, ela foi criada como uma resposta às inadequações dos métodos tradicionais de desenvolvimento. A indústria de software é um mercado altamente competitivo por se tratar de algo que pode ser continuamente atualizado. Isto significa que os desenvolvedores precisam melhorar e inovar constantemente seus produtos para se manterem no topo do jogo.
Dentre as metodologias ágeis, as mais famosas são Kanban e Scrum, metodologias de gestão de projetos que também visam a melhoria contínua. Mas os processos que utilizam para atingir esses fins são diferentes entre eles. Enquanto o Kanban está centrado em torno da visualização de tarefas e fluxo contínuo, Scrum tem mais a ver com a implementação de linhas de tempo para cada ciclo de entrega em conjunto com a atribuição de funções aos respectivos responsáveis.
Tanto o Kanban como o Scrum utilizam metodologia ágil. Isto significa que ambos são adaptáveis, transparentes, e reduzem ineficiências ao longo do processo.
Kanban vs. Scrum: Qual é a diferença?
Veja a seguir com mais detalhes os principais pontos que os distinguem.
O que é Kanban?
Criado pelo engenheiro japonês Taiichi Ohno em 1953, Kanban é um método visual de gestão de projetos utilizado para rastrear tarefas e reduzir ineficiências, produzindo mais com menos. Ohno, que era diretor da Toyota, ao comparar seu trabalho ao que era realizado na Ford, percebeu que o sistema de estoque da concorrência ocasionava muito desperdício, além da necessidade de investimentos em infraestrutura e maquinários.
Para a Toyota, pertencente ao cenário de um Japão pós-gerra repleto de escassez de matéria prima, esse modelo era inviável. Foi então que, após observar como as redes de supermercados dos Estados Unidos mantinham as prateleiras abastecidas apenas com a quantidade certa de cada produto, ele passou a usar cartões de papel para sinalizar e rastrear a demanda em sua fábrica, batizando o novo sistema de “Kanban”.
Os colaboradores poderiam trabalhar em um novo item somente quando o cartão sinalizando uma demanda voltava para eles e apenas quando o número de cartões Kanban pendentes atingia um limite definido.
Desta forma, foi possível reduzir os estoques, melhorar o rendimento dos funcionários e proporcionar alta visibilidade do processo. Em pouco tempo, foi adotado em quase todos os processos da Toyota.
O poder da aplicação do Kanban foi tal que a Toyota deixou de operar com prejuízo e se tornou o concorrente global que é hoje. Taiichi Ohno passou por todos os cargos seniores da empresa e se tornou vice-presidente executivo em 1975.
Hoje em dia, organizações que buscam alcançar melhores resultados utilizam para acompanhar e identificar possíveis melhorias em produtos e serviços, como desenvolvimento de software, serviços contábeis e financeiros, consultoria, entre outros.
No Kanban, ferramenta de gestão à vista, as demandas são organizadas da seguinte forma: As fases do projeto são divididas em colunas e as tarefas são escritas em cartões que progridem de uma coluna para a seguinte, até que a tarefa esteja concluída.
O Kanban, por seguir conceitos da metodologia ágil, é considerado uma ferramenta fácil de rápida de ser implementada, também podemos citar o aumento da transparência entre equipes e gestores ao apresentar de forma visual quais são as tarefas que precisam ser executadas, quais já estão em andamento e quais já foram finalizadas.
Outros conceitos que o Kanban inclui são:
- A definição de fluxo de trabalho;
- Limites do trabalho em curso;
- Melhorias contínuas dos processos.
O que é Scrum?
Criado por Ken Schwaber e Jeff Sutherland para auxiliar no desenvolvimento de projetos de software na década de 90, o Scrum só ficou popularmente conhecido nos anos 2000. Seu objetivo é disponibilizar novos recursos de software a cada 2 a 4 semanas Atualmente é um método ágil muito utilizado em ambiente empresarial para organização de grandes projetos.
Ele é um processo enxuto, que trabalha com três artefatos, três papéis e algumas atividades, procurando sempre ser o mais enxuto possível. Podem se adequar a cada projeto:
Scrum é uma metodologia ágil voltada para projetos grandes e complexos. O Scrum baseia-se em ciclos de desenvolvimento curtos chamados sprints, que geralmente duram de uma a quatro semanas. Equipes que utilizam essa metodologia costumam ser auto-organizadas, pequenas (normalmente não mais do que nove pessoas), e incluem um Scrum Master e/ou um proprietário de produto.
Utilizando uma abordagem interativa para completar projetos, as equipes completam e entregam tarefas por fases. Isto facilita a adaptação às mudanças e à evolução das prioridades.
O Scrum é construído sobre três pilares:
- Adaptação;
- Transparência;
- Inspeção contínua.
Quando usar o Scrum?
O Scrum é indicado para a gestão de qualquer departamento ou projeto complexo em times pequenos. É recomendado para negócios que tenham times com papéis estáveis e que não devem ser modificados durante a execução do projeto. para que seja estimulado o trabalho em equipe e a colaboração. Todo o time precisa ter disponibilidade para a realização de reuniões diárias onde é apresentado tudo o que foi realizado no dia anterior, o que será feito no dia vigente e se há algum impeditivo para estas execuções. Esse resumo diário serve para que todos sejam informados sobre o andamento do projeto e os próximos passos.
Além disso, o Scrum também exige que sejam feitos ciclos de avaliação para identificar melhorias e aperfeiçoar o serviço oferecido.
Kanban vs. Scrum: Semelhança
Kanban e Scrum são metodologias que permitem adaptações ao trabalho e envolvimento de todos os membros da equipe.
Kanban vs. Scrum: Diferenças
O Kanban é uma metodologia centrada em torno da visualização de tarefas, enquanto Scrum é uma metodologia que estrutura o fluxo de trabalho e a cultura de equipe para entregar projetos em prazos curtos.
O Kanban entrega tarefas continuamente até que o projeto esteja concluído, enquanto Scrum entrega pedaços de produtos em períodos de uma a quatro semanas.
Por que o Kanban é a melhor opção para contadores?
Kanban, é uma metodologia ágil. Isto significa que ele oferece as ferramentas e processos específicos para implementar a metodologia ágil na rotina da equipe que o utiliza. Além disso, ele apresenta muitos princípios característicos à rotina contábil, incluindo a capacidade de adaptação à mudanças, como por exemplo prazos e mudanças nas legislações, bem como a transparência entre toda a equipe.
Outra vantagem é a gestão visual que ele oferece, facilitando a delegação de tarefas e tornando o gestor cada vez mais estratégico e menos operacional. Além dessa maior visibilidade do fluxo, o Kanban oferece maior velocidade de entrega e mantém o alinhamento entre os funcionários e os objetivos da organização.
Transformando a Gestão Fiscal: O Método RRP em Comparação com Scrum e Kanban
A metodologia ágil transformou o panorama da gestão de projetos, com o Scrum e o Kanban se destacando como duas das abordagens mais populares. Embora eficazes em muitos contextos, essas metodologias apresentam limitações quando aplicadas ao setor fiscal e tributário, um domínio marcado por sua complexidade regulatória e necessidade de precisão e conformidade.
Neste cenário, o Método RRP, desenvolvido especificamente para este setor, emerge como uma solução superior, alinhando-se de forma mais efetiva às demandas únicas das atividades fiscais e tributárias.
O Scrum, com seu foco em sprints, retrospectivas e reuniões diárias, propõe uma estrutura rígida que, embora promova a agilidade e a colaboração, pode não se adequar à natureza recorrente e à rigidez dos prazos fiscais e tributários.
Já o Kanban, conhecido por sua flexibilidade e gestão visual do fluxo de trabalho, facilita o acompanhamento de tarefas em tempo real, mas carece da estrutura necessária para gerenciar a complexidade e a periodicidade das obrigações fiscais e tributárias, onde cada detalhe pode ter implicações significativas.
Em contraste, o Método RRP (Rotina, Recorrência e Periodicidade) é desenhado sob medida para o setor fiscal e tributário, abordando suas peculiaridades com precisão. Este método enfatiza a organização sistemática das tarefas (Rotina), reconhece a importância das obrigações que se repetem em intervalos regulares (Recorrência) e ajusta-se às exigências temporais específicas de cada atividade (Periodicidade).
Tal abordagem não só garante o cumprimento de todas as obrigações acessórias, obrigações fiscais e tributárias dentro dos prazos estabelecidos, mas também aumenta a eficiência ao reduzir a redundância e otimizar o fluxo de trabalho.
Além disso, o RRP se distingue ao integrar tecnologias avançadas e automação, facilitando a gestão de obrigações complexas e a documentação associada, um aspecto fundamental no setor fiscal e tributário. A capacidade de adaptar-se rapidamente às mudanças regulatórias e a eficiência na execução de tarefas recorrentes posicionam o RRP como a metodologia ideal para empresas que buscam excelência operacional neste setor.
Dessa forma, enquanto o Scrum e o Kanban têm seu valor em contextos mais gerais, o Método RRP se destaca como a escolha mais efetiva para enfrentar os desafios únicos e as rigorosas demandas do ambiente fiscal e tributário.
O Rupee é uma ferramenta específica para profissionais contábeis, que trabalha com a lógica do RRP, que apresenta todos os entregáveis de cada CNPJ em uma interface em formato de Kanban. Utilizando metodologia ágil própria, o RRP, fazendo que o usuário, mesmo não tendo conhecimento de metodologia ágil, consiga operar o Rupee, evitando a perda de prazos e automatizando tarefas recorrentes. Também emite relatórios, armazena documentos, além de promover a organização e aumento de produtividade.
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