DIRF 2025: O Guia Completo Sobre a Declaração do Imposto Retido na Fonte

A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação fiscal essencial para empresas e algumas pessoas físicas no Brasil. Criada para garantir maior transparência na arrecadação tributária, a DIRF permite que a Receita Federal acompanhe os valores retidos na fonte ao longo do ano-calendário. Com a DIRF 2025, referente ao ano-base 2024, muitas empresas precisam se atentar às novas exigências e ao prazo de entrega para evitar penalidades.

Nos últimos anos, o governo tem promovido diversas mudanças na forma de prestação de informações fiscais, e a DIRF 2025 será a última edição dessa obrigação, sendo substituída integralmente pelos sistemas EFD-Reinf e eSocial a partir de 2025. Por isso, entender as regras e prazos é essencial para evitar complicações fiscais e manter a conformidade com a Receita Federal.

O que é a DIRF?

A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) é um documento obrigatório para empresas e determinadas pessoas físicas que realizam pagamentos sujeitos à retenção do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), CSLL, PIS/Pasep e Cofins. Seu objetivo principal é informar à Receita Federal quais foram os valores pagos e os tributos retidos, assegurando que os impostos recolhidos na fonte sejam devidamente registrados e auditados.

Na prática, a DIRF funciona como um controle fiscal da Receita Federal, permitindo que os contribuintes prestem contas sobre os valores retidos de seus funcionários, prestadores de serviço e até pagamentos ao exterior. Empresas que não cumprirem essa obrigação dentro do prazo ou apresentarem informações incorretas estão sujeitas a multas e penalidades severas.

Prazo de Entrega da DIRF 2025

O prazo final para a entrega da DIRF 2025 é dia 28 de fevereiro de 2025, até às 23h59min59s (horário de Brasília). Esse prazo se aplica a todas as empresas e pessoas físicas obrigadas a declarar os valores retidos na fonte durante o ano-base de 2024.

É fundamental que os responsáveis pela entrega revisem atentamente todas as informações declaradas para evitar inconsistências que possam gerar notificações ou até autuações por parte da Receita Federal. Além disso, como a DIRF será substituída pelo EFD-Reinf e pelo eSocial a partir de 2025, empresas precisam estar preparadas para essa transição, garantindo que todos os dados sejam devidamente registrados nos novos sistemas eletrônicos da Receita Federal.

Quem Deve Entregar a DIRF 2025?

A obrigatoriedade de entrega da DIRF 2025 recai sobre diversas entidades e pessoas físicas que realizam pagamentos sujeitos à retenção do imposto de renda ou outras contribuições federais. De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1.990/2020, devem entregar a DIRF:

• Todas as pessoas jurídicas, incluindo órgãos públicos, que efetuaram pagamento com retenção de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), CSLL, Cofins e PIS/Pasep no ano-calendário de 2024.
• Empresas do Simples Nacional, caso tenham realizado pagamentos com retenção na fonte.
• Pessoas físicas que pagaram rendimentos sujeitos à retenção, como aluguel e honorários advocatícios.
• Condomínios edilícios, se tiverem efetuado retenção na fonte em pagamentos a terceiros.
• Entidades imunes e isentas, como associações e ONGs, desde que tenham realizado retenção na fonte.
• Fontes pagadoras de rendimentos ao exterior, mesmo que os pagamentos tenham sido isentos ou com alíquota zero.

A DIRF 2025 será a última edição dessa obrigação, pois a partir de 2025, as informações deverão ser prestadas exclusivamente pelos sistemas EFD-Reinf e eSocial. Por isso, é essencial que os responsáveis pela declaração estejam atentos a essa mudança e iniciem a adaptação aos novos formatos de prestação de contas.

Rendimentos Declarados na DIRF

A DIRF 2025 exige que sejam informados todos os rendimentos pagos que tenham sofrido retenção na fonte, independentemente do valor. Além disso, alguns rendimentos sem retenção também devem ser declarados, conforme exigência da Receita Federal. Entre os principais rendimentos que precisam ser informados na DIRF, destacam-se:

1. Rendimentos Tributáveis com Retenção na Fonte

• Salários e proventos pagos a empregados que tiveram imposto de renda retido.
• Pagamentos a autônomos e profissionais liberais, como médicos e advogados, sujeitos à retenção.
• Aluguéis pagos a pessoas físicas com retenção de IRRF.
• Juros sobre capital próprio pagos a sócios e acionistas.
• Dividendos e lucros distribuídos antes de 1996, quando eram tributáveis.

2. Rendimentos Isentos e Não Tributáveis que Devem Constar na DIRF

• Proventos de aposentadoria, pensão e reforma pagos a beneficiários com moléstia grave.
• Rendimentos provenientes de planos de previdência complementar.
• Valores recebidos por segurados do INSS devido a acidente de trabalho.
• Dividendos distribuídos a partir de 1996, isentos de tributação.

3. Rendimentos Pagos a Residentes no Exterior

• Pagamentos a prestadores de serviço e fornecedores estrangeiros.
• Remessas de valores para fins educacionais, científicos e culturais.
• Transferências para cobertura de despesas pessoais no exterior, como viagens e manutenção de dependentes.

A correta declaração desses rendimentos é essencial para evitar inconsistências e possíveis autuações fiscais. Como a DIRF 2025 será substituída pelo EFD-Reinf e eSocial a partir de 2025, é importante que as empresas ajustem seus processos para essa nova realidade.

Retenção de Impostos na Fonte

A retenção na fonte é um dos principais objetivos da DIRF, pois permite que a Receita Federal acompanhe o recolhimento antecipado de tributos. Os principais impostos e contribuições que devem ser informados na DIRF 2025 são:

1. Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

O IRRF incide sobre diversas operações, como:

• Trabalho assalariado e autônomo: Empresas devem reter o imposto de renda sobre salários e pagamentos a prestadores de serviço quando ultrapassam a faixa de isenção.
• Aluguéis e royalties: Retenção obrigatória em pagamentos a pessoas físicas.
• Pagamentos ao exterior: Determinadas remessas para fora do Brasil estão sujeitas à retenção do IRRF, dependendo da natureza do pagamento.

2. Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)

A CSLL incide sobre os lucros de empresas e deve ser retida na fonte quando há pagamento a prestadores de serviço ou outras empresas sujeitas à contribuição.

3. Programa de Integração Social (PIS) e Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)

Algumas operações, como pagamentos a prestadores de serviço, estão sujeitas à retenção de PIS/Pasep, Cofins e CSLL na alíquota combinada de 4,65%.

A retenção correta dos tributos e o preenchimento preciso da DIRF garantem que a empresa esteja em conformidade com a Receita Federal, evitando multas e sanções.

Mudanças na DIRF 2025

A DIRF 2025 marca um momento de transição importante no sistema tributário brasileiro, pois será a última edição da obrigação fiscal antes de sua substituição completa pelos sistemas EFD-Reinf e eSocial. A partir de 2025, as empresas não precisarão mais entregar a DIRF, pois as informações sobre retenção na fonte serão prestadas diretamente por esses sistemas digitais.

Essa mudança foi estabelecida pela Instrução Normativa RFB nº 2.043/2021, que determinou a substituição progressiva da DIRF. Com isso, todas as informações sobre retenção na fonte, anteriormente declaradas na DIRF, passarão a ser reportadas via EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) e eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).

Principais Impactos da Substituição da DIRF

Menos burocracia: As informações serão integradas automaticamente ao sistema da Receita Federal.
Automação dos dados: O eSocial e a EFD-Reinf permitirão uma fiscalização mais ágil e digitalizada.
Mais segurança e precisão: Redução de erros manuais no preenchimento da DIRF.
Fim do PGD DIRF: O Programa Gerador da Declaração (PGD DIRF) não será mais necessário.

Empresas que ainda não se adaptaram ao EFD-Reinf e eSocial devem iniciar a transição o quanto antes para evitar problemas no cumprimento de suas obrigações fiscais.

Multas e Penalidades

A não entrega da DIRF 2025 dentro do prazo ou o envio com erros pode gerar penalidades significativas para empresas e contribuintes. As multas são aplicadas de acordo com o atraso na entrega ou inconsistências nos dados informados à Receita Federal.

1. Multa por Atraso na Entrega (MAED)

Caso a DIRF 2025 não seja entregue até 28 de fevereiro de 2025, a empresa será penalizada com uma multa, calculada da seguinte forma:

• 2% ao mês-calendário sobre o valor total dos tributos informados na declaração, limitada a 20% do total devido.
• Multa mínima de R$ 200,00 para pessoas físicas, empresas do Simples Nacional e isentas.
• Multa mínima de R$ 500,00 para demais pessoas jurídicas obrigadas à entrega.

2. Multa por Informações Incorretas ou Omissas

Se a empresa enviar informações erradas ou omitir dados, a multa será de R$ 20,00 por grupo de 10 informações erradas ou omitidas.

3. Redução das Multas

A Receita Federal permite a redução da multa em até 50% caso a DIRF seja entregue antes de qualquer notificação fiscal.

Para evitar penalidades, é fundamental que as empresas revisem as informações antes do envio e garantam que o preenchimento seja feito corretamente.

Passo a Passo para Preencher a DIRF 2025

O preenchimento correto da DIRF 2025 é essencial para evitar erros e problemas fiscais. Veja o guia passo a passo para garantir um envio sem complicações:

1. Baixar o Programa Gerador da DIRF (PGD DIRF 2025)

• O software está disponível no site da Receita Federal.
• O programa deve ser instalado no computador para preenchimento da declaração.

2. Reunir as Informações Necessárias

• Dados da empresa e do responsável pela declaração.
• Informações sobre os rendimentos pagos e tributos retidos.
• Dados dos beneficiários (CPF/CNPJ, valores pagos e impostos retidos).

3. Preencher a Declaração no PGD DIRF

• Acesse o programa e selecione “Nova Declaração”.
• Informe os dados obrigatórios conforme o tipo de retenção.
• Revise todos os valores inseridos para evitar erros.

4. Validar e Gerar o Arquivo da DIRF

• Use a ferramenta de “Verificação de Pendências” para evitar inconsistências.
• Gere o arquivo da DIRF e salve em local seguro.

5. Transmitir a DIRF pelo e-CAC

• Acesse o Portal e-CAC no site da Receita Federal.
• Utilize o Certificado Digital (obrigatório para empresas).
• Transmita o arquivo e salve o recibo de entrega.

Após a entrega, é recomendável manter uma cópia do recibo e da declaração arquivada por pelo menos cinco anos, para fins de auditoria ou fiscalização.

Como o Rupee Pode Ajudar a Evitar Multas e Penalidades na Entrega da DIRF 2025

O Rupee ajuda as empresas a evitarem multas e penalidades relacionadas à entrega da DIRF 2025 ao organizar e monitorar todas as etapas do processo declaratório com mais eficiência e segurança. A plataforma permite que a equipe contábil crie tarefas específicas para o preenchimento e envio da DIRF, garantindo que todas as informações sejam reunidas e revisadas com antecedência. Isso evita atrasos que podem gerar a Multa por Atraso na Entrega (MAED).

Com alertas automáticos, o Rupee lembra os responsáveis sobre os prazos críticos e mantém a equipe focada no cumprimento das obrigações antes da data limite de 28 de fevereiro de 2025, reduzindo significativamente o risco de multas que podem chegar a 2% ao mês sobre o valor dos tributos informados, limitadas a 20% do total devido.

Prevenção de Erros e Inconsistências

Além de monitorar prazos, o Rupee facilita a conferência de dados ao centralizar documentos, informações de rendimentos pagos e tributos retidos. Isso permite que a equipe revisite rapidamente os registros necessários para preencher a declaração corretamente, evitando a multa de R$ 20,00 por grupo de 10 informações erradas ou omitidas. Com um fluxo de trabalho bem estruturado, é possível realizar uma revisão cuidadosa dos dados antes da transmissão, minimizando falhas e inconsistências.

Aproveitamento de Reduções de Multas e Otimização de Processos

Outro benefício importante é a possibilidade de estruturar processos internos com a metodologia ágil do Rupee, garantindo que a revisão e validação das informações sejam feitas com tempo suficiente para aproveitar a redução de até 50% nas multas caso a declaração seja entregue antes de qualquer notificação fiscal.

Ao automatizar o fluxo de tarefas e facilitar a comunicação entre os membros da equipe, a plataforma assegura que nenhum dado seja deixado para trás e que todas as etapas — desde a reunião das informações até a transmissão da declaração — ocorram sem complicações.

Conclusão

A DIRF 2025 é a última edição dessa obrigação acessória e representa um marco na modernização do sistema tributário brasileiro. Com a transição para EFD-Reinf e eSocial, as empresas devem se preparar para um novo modelo de prestação de informações fiscais.

O correto preenchimento e envio dentro do prazo são essenciais para evitar multas e garantir conformidade com a Receita Federal. Com o avanço da digitalização tributária, empresas que adotarem processos automatizados terão mais segurança e eficiência na gestão de suas obrigações fiscais.

Se sua empresa ainda tem dúvidas sobre a transição da DIRF para o EFD-Reinf e eSocial, agora é o momento de buscar suporte especializado e garantir que tudo esteja alinhado com as novas exigências.