Metodologia Kanban: como melhorar as operações em setores contábeis

Muitos líderes de equipes contábeis vivem buscando uma forma de aumentar a eficiência e reduzir o desperdício das suas operações. Um dos métodos mais eficientes que conhecemos até hoje é a metodologia Kanban.

Ter operações de backoffice otimizadas, ajudam as empresas a serem mais transparentes, colaborativas e ficarem em conformidade com os regulamentos.

Nesse artigo você vai aprender o que é a metodologia kanban e como aplica-la no seu setor contábil.

Metodologia Kanban para Gerenciamento de Operações contábeis

O nome Kanban tem origem e significa “placa de sinalização”. As empresas usam os quadros japoneses na prática de negócios como direcionamento para máxima eficiência .

A metodologia Kanban limita o número de itens em um processo,para que nenhuma atividade fique sobrecarregada, além de reduzir acúmulo de trabalho e prazos de entrega.

O Kanban foi originalmente usado na indústria de manufatura para o processo de produção, mas foi adaptado para uso em operações onde há mais de duas etapas envolvidas. Inclusive operações de backoffice como setores contábeis de empresas.

Quais são os benefícios do Kanban para Operações?

Um dos maiores benefícios da metodologia Kanban em operações empresariais é sem dúvida o aumento da eficiência e a redução de desperdício, seja de tempo ou de recursos.

Os líderes montam os quadros kanban com as etapas do trabalho que precisam ser realizadas, considerando o número de itens em cada estágio. No modelo artesanal, o quadro é preenchido com notas adesivas de cores diferentes para cada estágio, sempre na ordem da direita para a esquerda.

Alguns softwares já oferecem o quadro baseado na metodologia kanban totalmente digitais, mais fácil de preencher e distribuir nos setores de backoffice, facilitando o gerenciamento das operações.

Gerenciamento de operações

Muito tem sido falado em torno do gerenciamento de operações, como uma solução reduzir o custo real. Mas, as operações não são apenas sobre “custo”.

A metodologia Kanban é uma maneira eficaz de melhorar as operações porque tem alguns benefícios do mundo real.

Por exemplo:

• aumento da produtividade,
• melhoria da gestão da qualidade,
• controle de qualidade,

Aqui estão alguns benefícios da técnica de gerenciamento de operações Kanban:

• Limita o trabalho em andamento para reduzir gargalos e excessos que não possam ser solucionados. Uma estratégia que ajuda os prestadores de serviços contábeis a trabalhar de forma eficiente.
• Aumenta a transparência. O sistema Kanban é transparente e fornece uma visão mais clara do que precisa ser feito, quando deve ser concluído, quem está fazendo o trabalho.
• Reduz os erros tornando os processos visíveis. As operações são conduzidas de tal forma que todas as etapas podem ser vistas a qualquer momento
• Melhora a eficácia do processo com dicas visuais claras. O gerenciamento de operações eficaz pode ser alcançado à medida que as operações são transparentes e o processo é claro.
• Cria uma cultura de melhoria contínua, definindo metas e objetivos claros para todos os envolvidos nas operações, desde gerentes a colaboradores individuais.
• Melhora a previsibilidade das operações, o que pode levar as empresas a superar as expectativas dos clientes.

Os quadros Kanban, sejam eles artesanais ou digitais, podem ser usados em qualquer operação que seja repetitiva e em escala. Nos setores contábeis, o quadro ajuda a organizar as demandas por prioridade e reduzir tarefas desnecessárias.

Como implementar o Kanban em setores ou empresas de contabilidade?

O fundamento básico de uma gestão é a visibilidade. O método de trabalho com base em Kanban ajuda os líderes e colaboradores a visualizar e categorizar as operações repetitivas do setor por estágio e prioridade.

A metodologia também ajuda equipes contábeis a otimizar a sua carga de trabalho , organizar sua tarefas e obter retornos com previsibilidade.

O objetivo do quadro Kanban é ajudar as equipes a visualizar o que precisa ser feito em ordem de prioridade e também ver onde estão com suas tarefas no momento.

Existem vários desafios inerentes a uma distribuição tradicional de trabalho, como atribuir determinadas obrigações a cada contador e fazer com que eles concluam todo o trabalho no prazo . Com Kanban, distribuir e gerenciar o trabalho é muito mais fácil!

Seguindo a abordagem Kanban, as empresas reduzem a ineficiências e conseguem operar o negócio em um nível para que os funcionários possam começar a trabalhar como uma equipe auto-organizada.

Os funcionários cuidam das tarefas para as quais são mais adequados, não importa onde esteja localizado ou quem o solicitou. Desta forma, todos têm a oportunidade de se envolver em vez de esperar pela sua vez.

Então, em resumo, como um sistema como o Kanban pode funcionar para empresas de contabilidade?

Em sua essência, é gerenciar o fluxo de processos de negócios e fornecer uma representação visual do fluxo de trabalho. Você cria e atualiza quadros visuais para mostrar o que precisa ser feito para que as operações sejam sustentáveis, previsíveis e escaláveis.

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