Contabilidade digital: O que é, vantagens, desvantagens  e 5 ferramentas indispensáveis para gestores e equipes contábeis.

Você precisa adaptar sua profissão contábil à contabilidade digital! 

Se você  está cansado de ouvir isso o tempo todo, sente que parece um surto coletivo de todo lado te dizendo se digitalize, vai para a internet, a contabilidade agora é digital, escritório de contabilidade físico é coisa do passado. Você caiu no lugar certo.

A verdade é que todo mundo ama mudança, mas todo mundo odeia ter que mudar. Mudar cansa, desgasta e nos obriga a deixar velhos e seguros hábitos para trás.

Para a contabilidade, 2020 foi o marco da mudança, sobretudo nos sistemas e nos modelos de trabalho. Esse movimento causado pela pandemia foi o pontapé para todo esse conceito da contabilidade moderna e digital no Brasil.

Mas, a realidade contábil não é tão simples como parece e transformar um escritório analógico ou semi digital em um ambiente digitalizado é uma transição muito pesada para a maioria. 

Mas acredite, o meio termo existe. Não posso te dizer que modernizar seu escritório não é necessário, que abandonar velhos modelos de trabalho obsoletos não é importante, mas o que vou trazer neste artigo é:

1. O entendimento do que é contabilidade digital e do que não é contabilidade digital;
2. Quais são as reais vantagens e desvantagens do processo;
3. Como o cenário contábil brasileiro dificulta a digitalização dos processos contábeis;
4. Como migrar ou se adaptar a contabilidade digital de forma simplificada e sem dores;
5. 5 ferramentas essenciais para quem deseja migrar para a contabilidade digital.

Este guia tem como objetivo tirar a pressão da sua cabeça sobre tudo que estão te falando sobre contabilidade digital e tornar o processo mais leve e descomplicado. 

É isso que você procura, então vem comigo.

O que é e o que não é contabilidade digital

contabilidade digital está ligado ao uso de tecnologias digitais para a realização de serviços contábeis. Isso inclui o uso de softwares de contabilidade, armazenamento em nuvem, aplicativos de gestão financeira e outras ferramentas digitais que facilitam o trabalho dos profissionais contábeis.

Contabilidade digital é uma evolução do tradicional modelo contábil, que busca aprimorar a eficiência dos processos e proporcionar mais agilidade e qualidade na prestação de serviços contábeis.

É importante entender que o uso de tecnologias digitais não substitui o trabalho humano, mas sim o complementa, tornando-o mais eficiente e preciso.

A partir daí conseguimos já entender o que não é contabilidade digital.

O que não é contabilidade digital? 

É importante entender que apenas o uso de softwares contábeis não é suficiente para caracterizar uma empresa como adepta da contabilidade digital. 

A verdadeira contabilidade digital envolve a integração de diversos processos, desde a coleta de dados até a análise de informações, utilizando tecnologias digitais para otimizar a execução de tarefas contábeis.

Além disso, a contabilidade digital também não se trata de substituir completamente os profissionais contábeis por sistemas automatizados. Embora algumas tarefas possam ser automatizadas, a expertise e a análise crítica dos contadores ainda são fundamentais para garantir a precisão e a confiabilidade das informações contábeis.

Como todos os processos de inovação migrar para a contabilidade digital tem suas vantagens e suas desvantagens.

Evolução da contabilidade do analógico ao digital

A contabilidade é uma ciência que acompanha a humanidade desde os primórdios da civilização. 

Historicamente, a Igreja foi uma grande impulsionadora da contabilidade, principalmente no período da Idade Média. Nesse período, a contabilidade era vista como uma forma de medir a riqueza da igreja e de garantir o pagamento de impostos e dízimos.

Com o passar dos anos, a contabilidade evoluiu e se tornou uma ciência cada vez mais complexa e especializada. 

Durante a Revolução Industrial, a contabilidade passou a ser utilizada não apenas pela Igreja, mas também pelas empresas que surgiram nesse período. 

Com o advento da tecnologia, a contabilidade passou por uma nova revolução:

O uso de softwares contábeis e outras ferramentas digitais trouxe mais eficiência e precisão aos processos contábeis, permitindo uma gestão financeira mais eficiente e uma tomada de decisão mais assertiva.

A transição da contabilidade analógica para a digital começou em 2012, com a contabilidade online, que era 100% baseada no conceito de automatizar os serviços com o mínimo de custo possível, sem focar na qualidade.

Em 2015 surgiu o que hoje chamamos de contabilidade digital, um novo conceito baseado em usar a tecnologia como ferramenta para aumentar a produtividade e o valor agregado dos serviços contábeis tanto para o contador, quanto para o cliente.

A pandemia de COVID-19 foi um marco importante para a mudança da contabilidade tradicional para a contabilidade digital. 

Com a necessidade de adaptação ao trabalho remoto, muitas empresas perceberam as vantagens da contabilidade digital, que se mostrou uma alternativa mais ágil, precisa e segura. 

A contabilidade evoluiu ao longo dos anos, e hoje as ferramentas são essenciais para facilitar o trabalho do contador e do cliente, mas não ocupa a importância do contador na vida das empresas.

Mas qual é realmente essa importância?

A importância do contador na vida das empresas

O contador desempenha um papel fundamental na vida das empresas, independentemente do seu tamanho ou segmento de atuação. 

Por ser o responsável por gerenciar todas as questões financeiras e contábeis, é também o profissional que garante que a empresa esteja em conformidade com as obrigações legais e fiscais.

Existem três tipos de contadores: o técnico, o consultivo e o conselheiro. 

Contador técnico:  é aquele que se preocupa apenas em cumprir as obrigações fiscais e contábeis, sem se envolver no planejamento financeiro da empresa.

Contador consultivo:  vai além das obrigações legais e fiscais, atuando como um verdadeiro parceiro da empresa. Esse perfil presta consultorias financeiras e ajuda na tomada de decisões estratégicas, contribuindo para o crescimento do negócio.

Contador conselheiro: é aquele que trabalha em conjunto com a empresa, participando ativamente do planejamento financeiro e estratégico. Ele se torna um verdadeiro conselheiro dos empresários, os ajudando a tomar as melhores decisões para a empresa.

Com a automação de processos contábeis, o papel do contador tem mudado significativamente. 

A redução de tarefas burocráticas e repetitivas,  permite que o profissional contábil  tenha mais tempo para se dedicar a atividades consultivas e de aconselhamento.

Isso significa que, como profissional, você pode deixar de ser apenas um técnico e possa  atuar como consultor e conselheiro. Dessa forma, poderá agregar muito mais valor ao seu trabalho e se tornar um verdadeiro parceiro das empresas.

Para alcançar os níveis mais altos da profissão contábil, é importante que você esteja sempre atualizado em relação às novas tecnologias e ferramentas disponíveis no mercado, de forma a garantir que seu trabalho esteja alinhado com as necessidades e expectativas das empresas que atende.

A automação sem dúvidas é um bom caminho, mas não é um caminho apenas de flores. Como todo processo, tem seus ganhos e suas perdas. Saiba agora os benefícios e desvantagens de migrar para a contabilidade digital.

Quais as vantagens e desvantagens da contabilidade digital para empreendedores e gestores contábeis

A contabilidade digital traz consigo diversas vantagens para empreendedores e gestores contábeis. Entretanto, também é importante mencionar algumas desvantagens que podem ser encontradas nesse modelo contábil.

Você não precisa viver no 8 ou 80, ou ama ou odeia totalmente a contabilidade no modelo digital.Aproveitar as vantagens e driblar as desvantagens de forma estratégica é o melhor e mais seguro caminho.

Quais as vantagens da contabilidade digital na  gestão

Liberdade geográfica de trabalho e atendimento ao cliente

Com o uso de ferramentas digitais, é possível trabalhar de qualquer lugar e atender os clientes de forma remota. Por exemplo, um contador que mora no Rio de Janeiro, pode prestar serviços contábeis para uma empresa em Belo Horizonte sem precisar se deslocar fisicamente até lá.

Redução de erros manuais

As tarefas são automatizadas, o que evita falhas humanas e garante maior precisão nos cálculos e na gestão financeira. Por exemplo, um software contábil que realiza o cálculo automático dos impostos e das folhas de pagamento dos funcionários.

Maior eficiência das atividades

As informações são processadas de forma mais rápida e precisa, proporcionando maior agilidade no atendimento aos clientes. Por exemplo, um software contábil que emite relatórios financeiros em tempo real.

Acesso fácil às informações: 

Com a contabilidade digital, as informações ficam disponíveis na nuvem, o que permite o acesso a qualquer momento e de qualquer lugar. Por exemplo, um cliente pode acessar seus relatórios financeiros por meio de um portal online.

Gestão de documentos facilitada

Todos os documentos ficam digitalizados e organizados em um só lugar, o que facilita o controle e a gestão de documentos contábeis. Por exemplo, um software que armazena automaticamente as notas fiscais em um sistema integrado.

Maior segurança

Com a contabilidade digital, é possível manter um backup dos dados em um ambiente seguro e protegido. Por exemplo, um software contábil que realiza backup diário dos dados na nuvem.

Maior facilidade de escalabilidade

 Com o uso de ferramentas digitais, é possível escalar o negócio de forma mais fácil e rápida, sem a necessidade de investir em estrutura física e pessoal adicional. Por exemplo, um escritório contábil que aumenta o número de clientes sem precisar contratar mais funcionários ou ampliar o espaço físico.

Economia de custos

A contabilidade digital reduz a necessidade de impressão de documentos, transporte e espaço físico, o que gera economia de custos significativa para os escritórios contábeis e seus clientes. Por exemplo, um escritório contábil que reduz seus custos com impressão de documentos e armazenamento físico de arquivos.

Quais as desvantagens da contabilidade digital na gestão

Assim como qualquer outra mudança, a adoção da contabilidade digital também traz consigo algumas desvantagens que precisam ser consideradas. Abaixo, listamos as principais desvantagens e apresentamos soluções práticas para lidar com cada uma delas:

Dependência de acesso à internet e tecnologia

Com a contabilidade digital, é imprescindível contar com acesso à internet e tecnologia para executar as atividades. Caso ocorra alguma falha na conexão, isso pode prejudicar o trabalho do contador e, consequentemente, a empresa.

Solução prática: é importante ter um plano de contingência em caso de falhas de conexão à internet ou tecnologia. Além disso, é fundamental contar com um suporte técnico para auxiliar em caso de problemas técnicos.

Dificuldade em escolher os softwares que atendam às suas necessidades

Há uma grande variedade de softwares disponíveis no mercado para a contabilidade digital, o que pode tornar difícil a escolha do mais adequado para as necessidades da empresa.

Solução prática: antes de escolher um software, é importante fazer uma pesquisa para avaliar as funcionalidades que ele oferece e se elas atendem às necessidades da empresa. É recomendável testar o software  ou participar de uma demonstração  antes de fechar contrato, para avaliar sua usabilidade e eficiência.

Perda de contato pessoal

A contabilidade digital pode reduzir o contato pessoal entre a equipe contábil e os clientes, o que pode prejudicar o relacionamento e a comunicação entre eles.

Solução prática: é importante manter um canal de comunicação aberto e transparente com os clientes para manter o contato pessoal e o relacionamento. Realizar reuniões periódicas via videoconferência pode ajudar a manter a proximidade e a comunicação com os clientes.

Resistência de adaptação da equipe contábil

A mudança para a contabilidade digital pode gerar resistência por parte da equipe contábil, que pode ter dificuldades em se adaptar às novas tecnologias.

Solução prática: é importante oferecer treinamento e capacitação para a equipe contábil para que eles possam se adaptar às novas tecnologias e processos com mais facilidade. 

Incentivar a participação da equipe na escolha do software também pode ajudar a reduzir a resistência.

Aqui na Rupee, tentamos ser o melhor parceiro possível das empresas nessa transição, oferecendo treinamento aos gestores e colaboradores e disponibilizando um curso digital para acesso sempre que necessário, totalmente gratuito, além claro, do nosso time de sucesso do cliente, preparado para auxiliar nossos clientes em todas as suas necessidades.

Para tornar a adaptação mais simplificada, o nosso time de desenvolvedores está sempre preparado para personalizar campos e fazer updates na plataforma de acordo com a solicitação dos nossos clientes.

Limitações de atendimento de alguns clientes

Alguns clientes podem não estar preparados ou ter dificuldades em migrar para a contabilidade digital, o que pode limitar o atendimento da empresa.

Solução prática: é importante avaliar a capacidade da empresa em atender clientes que ainda não estão preparados para a contabilidade digital. Caso necessário, é possível manter um atendimento híbrido, que combine a contabilidade digital com o atendimento presencial.

Como aproveitar a contabilidade digital sem ter desvantagens

Muitos escritórios e gestores contábeis estão buscando maneiras de migrar para a contabilidade digital. Embora as vantagens sejam claras, as desvantagens podem ser preocupantes para aqueles que desejam fazer a transição.

 Existem algumas estratégias que podem ajudar a minimizar essas desvantagens e aproveitar ao máximo a contabilidade digital.

Avalie a necessidade de softwares e ferramentas

Antes de escolher quais softwares e ferramentas utilizar na contabilidade digital, é importante avaliar as necessidades do escritório ou empresa contábil. Ao invés de investir em várias ferramentas que podem não ser utilizadas, foque naquelas que realmente irão trazer benefícios para o seu trabalho e de seus clientes. É importante também pesquisar sobre a reputação e suporte das empresas desenvolvedoras de software antes de tomar uma decisão.

O software Kamino é uma excelente opção, pois oferece um sistema integrado completo de gestão financeira com banco integrado, trazendo automação, segurança financeira e suporte especializado, atendendo às principais necessidades dos profissionais de contabilidade.

Capacite a equipe contábil

A migração para a contabilidade digital pode ser um desafio para a equipe contábil, principalmente para aqueles que têm menos familiaridade com tecnologia. Por isso, é importante investir em treinamentos e capacitações para que a equipe se sinta segura e confiante ao utilizar as novas ferramentas e softwares.

 É importante incentivar a equipe a participar de fóruns e eventos sobre contabilidade digital para que estejam sempre atualizados.

Mantenha o contato pessoal com os clientes

Embora a contabilidade digital traga mais praticidade e agilidade, é importante manter o contato pessoal com os clientes. O relacionamento pessoal é importante para construir confiança e fidelidade dos clientes, além de ajudar a identificar novas oportunidades de negócios.

Se mantenha atualizado

A contabilidade digital está em constante evolução, por isso é importante manter-se atualizado com as novas tecnologias e tendências do mercado. Acompanhe as notícias, participe de eventos e pesquise sobre as novas soluções disponíveis. Isso ajudará a manter o seu escritório ou empresa contábil competitiva e atualizada.

Contrate um software de organização contábil

A escolha de um software adequado é essencial para a migração para a contabilidade digital. É importante avaliar as necessidades da sua empresa e escolher um software que se adapte a elas. 

Além disso, é importante considerar a facilidade de uso e a integração com outros softwares que você já utiliza. Com um software de organização contábil, é possível reduzir erros manuais, acessar informações com facilidade e gerenciar documentos de forma eficiente.

Adote um processo de metodologia ágil

A metodologia ágil é uma abordagem de gerenciamento de projetos que enfatiza a colaboração, a flexibilidade e a adaptação a mudanças. 

Ao adotar um processo de metodologia ágil na contabilidade, é possível garantir que a equipe esteja alinhada aos objetivos da empresa e que as entregas sejam feitas de forma eficiente e com qualidade. 

Com a metodologia ágil, é possível reduzir a resistência à mudança e promover a adaptação da equipe a novas tecnologias e processos.

Para aproveitar a contabilidade digital sem ter desvantagens é importante avaliar as necessidades, capacitar a equipe, manter o contato pessoal com os clientes, e manter-se atualizado e investir em ferramentas e metodologias que irão facilitar esse processo.

 Seguindo essas dicas, a transição para a contabilidade digital pode ser suave e benéfica para todos os envolvidos. Além disso, é muito importante escolher as ferramentas certas, as indispensáveis e economizar com as que podem ser deixadas de lado.

Mas como saber? Abaixo estão 5 ferramentas que você precisa ter na transição para contabilidade digital 

 5 Ferramentas indispensáveis para quem deseja iniciar na contabilidade digital

Sistema contábil

O sistema contábil é uma das ferramentas mais importantes dentro da contabilidade digital, pois permite que os contadores gerenciem todas as informações financeiras e contábeis dos clientes em um só lugar. 

Com essa plataforma, é possível armazenar dados, gerar relatórios, fazer lançamentos contábeis, além de automatizar processos financeiros e contábeis.

Os softwares mais conhecidos do mercado são o ContaAzul e QuickBooks. Essas plataformas oferecem recursos para a gestão de vendas, compras, estoque, contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, entre outros. Além disso, esses sistemas contábeis possuem uma interface amigável, que permite a fácil navegação e utilização.

É importante ressaltar que, para garantir a segurança das informações, é necessário adotar protocolos de segurança, como a criptografia dos dados e o uso de senhas fortes e atualizadas com frequência. 

Além disso, é importante ter um backup dos dados em um servidor externo, para garantir a integridade das informações em caso de perda de dados ou de falhas no sistema. 

Com a utilização correta do sistema contábil, os escritórios contábeis podem ter uma gestão mais eficiente, reduzir erros e garantir a segurança das informações de seus clientes.

Sistema de gestão de tarefas contábeis

Esse tipo de sistema ajuda a organizar as tarefas de rotina contábil de forma mais eficiente e colaborativa. 

Através dele, os contadores podem definir as tarefas a serem realizadas, quem deve executá-las, o prazo de entrega e o status de cada uma. Dessa forma, é possível manter um controle mais rigoroso sobre as atividades contábeis do escritório e garantir que todas as obrigações dos clientes sejam cumpridas. 

O Rupee é uma das soluções mais eficientes do mercado quando o assunto é gestão e organização de tarefas contábeis. Nosso software foi construído com base nas necessidades específicas da rotina contábil e tem um metodologia e estrutura próprias.

Com o Rupee, você pode criar tarefas, acompanhar o status de cada uma delas, delegar para sua equipe e ainda ter um controle de tempo gasto em cada atividade. Tudo isso de forma integrada e em um só lugar!

Além disso, você pode acompanhar a produtividade da sua equipe e analisar relatórios para tomar decisões mais assertivas.

O Rupee também oferece uma plataforma segura e criptografada para a troca de informações com seus clientes, garantindo a proteção dos dados e o cumprimento da LGPD.

E tem mais! Com a função de integração com o whatsapp do Rupee, você pode acessar suas tarefas de qualquer lugar e ainda fazer download e upload de arquivos direto do seu whatsapp.

A metodologia RRP foi desenvolvida por nosso CEO Guilherme Baumworcel com base nas três maiores necessidades dos gestores contábeis – rotina, recorrência e periodicidade – com o Rupee as tarefas contábeis de todos os seus clientes são automaticamente colocadas no sistema e reiniciadas sempre que um novo prazo precisa ser renovado.

Aplicativo de mensagem instantânea

Essa ferramenta é fundamental para uma comunicação rápida e eficiente entre os membros da equipe contábil e os clientes. 

A comunicação instantânea ajuda a solucionar dúvidas e problemas de forma mais ágil, reduzindo o tempo de espera para respostas e evitando atrasos no processo contábil.

 Algumas das opções mais populares são o WhatsApp, Slack e Microsoft Teams.

Aplicativo de documentos na nuvem

Armazenar documentos na nuvem é uma das melhores formas de garantir a segurança e acessibilidade dos arquivos contábeis, permitindo que a equipe contábil e os clientes possam acessá-los de qualquer lugar e a qualquer momento. 

Além disso, a possibilidade de compartilhar documentos com facilidade torna o processo de envio e recebimento de informações muito mais ágil. 

Algumas opções de aplicativos de documentos na nuvem são o Google Drive, Dropbox e OneDrive.

O Cliente Rupee pode utilizar nossa funcionalidade de Upload em massa e armazenar todos os documentos relativos a uma tarefa contábil direto no sistema com o toda a segurança necessária. 

Aplicativo de videoconferência

Essa ferramenta permite realizar reuniões virtuais com clientes e membros da equipe contábil, tornando possível manter o contato pessoal mesmo a distância. 

Com a videoconferência, é possível realizar consultas, apresentar informações financeiras, discutir problemas e soluções, além de manter um relacionamento mais próximo com o cliente. 

Alguns exemplos de aplicativos de videoconferência são o Zoom, Skype e Google Meet.

É importante ressaltar que, ao utilizar essas ferramentas, é fundamental adotar protocolos de segurança para garantir a integridade das informações contábeis e financeiras dos clientes. 

Usar senhas fortes, evitar o compartilhamento de senhas e arquivos confidenciais por e-mail e adotar a autenticação de dois fatores em todas as plataformas utilizadas.

conclusão

Se você é como eu que corro para o final do artigo, aqui vai um resumo eficiente.

Ao longo deste artigo, vimos como a contabilidade digital pode ser uma aliada para os escritórios contábeis e gestores que desejam mais eficiência, organização e segurança em suas atividades. 

Além de apresentar as vantagens e desvantagens da migração para a contabilidade digital, também mostrei como é possível aproveitá-la sem ter desvantagens, por meio da adoção de metodologias ágeis e ferramentas indispensáveis como sistemas contábeis, gestores de tarefas, aplicativos de mensagem instantânea, armazenamento de documentos na nuvem e videoconferência.

Com a contabilidade digital, é possível reduzir erros manuais, aumentar a eficiência das atividades, ter acesso fácil às informações, facilitar a gestão de documentos, ter maior segurança, escalar facilmente e economizar custos.

 Com a utilização do Rupee, é possível otimizar ainda mais os processos contábeis, automatizar tarefas, garantir a segurança dos dados e melhorar a comunicação com os clientes.

Em resumo, a contabilidade digital é uma tendência que veio para ficar e pode trazer muitos benefícios para os escritórios contábeis e gestores que estão dispostos a se adaptar às mudanças tecnológicas e adotar novas metodologias de trabalho.

Se você deseja se aprofundar ainda mais no assunto e entender como a tecnologia pode revolucionar a sua rotina contábil, confira  o artigo Inteligência Artificial Na Contabilidade: Como A IA Está Transformando A Profissão De Contador