9 Razões para Investir em Software de Gestão de Processo

Se você sente que seu método de gerenciar o fluxo de trabalho está desatualizo e ineficiente, significa que chegou o seu momento de migrar para um software de gestão de processo.

Um software pode te ajudar a economizar tempo, dinheiro e reduzir erros em tarefas rotineiras do seu setor, além de melhorar a comunicação entre os membros do seu setor.

Com a crescente demanda do trabalho remoto pós pandemia, e a dificuldade que as empresas encontram para transformar os ambientes de trabalho mais eficientes no mundo dos negócios, migrar para softwares de organização de processos se tornará essencial para qualquer empresa nos próximos 5 anos.

O que é um software de gerenciamento de processos?

A gestão de processos é uma ferramenta usadas pelas organizações para garantir a conclusão das tarefas, embora, em alguns casos esse processo acabe se tornando ineficiente ou desnecessário.

O objetivo do software de gestão de processos é garantir a visibilidade de todas as operações rotineiras e esporádicas do setor, garantindo que o líder possa identificar áreas ou processos que precisam de melhorias.

O gerenciamento de processos de negócios é o sistema nervoso central da sua empresa, mas de nada serve se ele não garantir que a empresa cresça e se torne mais competitiva.

Por que o software de gestão de processos é importante?

Processos de negócios ruins levam ao caos. No nível individual, as pessoas veem apenas uma parte de um processo e é muito difícil para elas entender tudo o que acontece em ordem do início ao fim, porque pode haver gargalos em potencial ou pontos ineficientes nessa etapa específica.

9 razões pelas quais você deve investir em software de gestão de processo para o seu negócio:

O Software de gestão de processos é uma solução para empresas de todos os tamanhos, mas sem dúvida é essencial para grandes empresas e setores CSC que tem uma operação robusta. Ter um software te ajudará a manter tudo organizado e eficiente com sua interface simples e poderosa.

Produtividade do funcionário

Como um líder, você sabe o quanto é complicado manter os seus colaboradores trabalhando de forma eficiente. Uma ferramenta de gerenciamento evita o achismo, adivinhação e procrastinação dos processos. Os funcionários podem se concentrar mais nas suas tarefas, se tem tudo aos seu alcance de forma simples e organizada.

Um software de gestão ainda proporciona a você gestor saber informações privilegiadas para a sua gestão como relatórios de quais atividades demoram mais para serem finalizadas, qual o tempo de processo das tarefas e qual colaborador é mais rápido e eficiente nas tarefas.

Escala sem Contratar

Os custos de uma nova contratação são sempre altos, ainda mais se levarmos em consideração período de treinamento e adaptação, antes desse novo colaborador começar a de fato gerar resultados positivos para a empresa.

Antes de tomar essa decisão de contratar, considere se suas equipes estão realmente atuando em sua capacidade máxima e veja quais as melhorias na tecnologia ou no gerenciamento de processos aumentariam a eficiência organizacional mais do que as adições de pessoal.

Automatiza tarefas repetitivas

A melhor maneira de ganhar tempo em processos repetitivos é através da automação. A transformação digital em processos repetitivos reduz o risco de erros , além de padronizar as rotinas internas, pois foi projetado com precisão desde o início em toda a fase de execução.

Quando você está administrando um negócio, um modelo de processo de software que faz tudo para suas necessidades pode ser muito útil. Você se livra de assinaturas e pacotes desnecessários – sem taxas ocultas ou surpresas! Além disso, fornece informações claras sobre o desempenho de cada membro da equipe, para que não haja necessidade de perder tempo treinando-os! Também economiza dinheiro porque esses aplicativos geralmente são fáceis de usar, mesmo sem qualquer experiência anterior, o que reduz o valor total gasto na atualização rápida de novos membros da equipe; além de facilitar a vida durante as primeiras semanas após a contratação.

Melhorar a visibilidade

A melhor forma de tomar decisões acertadas é ter em mãos a visibilidade em tempo real associada a análises passadas e projeções futuros dos processos.

A visibilidade ajuda a tomar decisões estratégicas para melhoria dos processos e identificar possíveis irregularidades antes que elas se tornem um problema.

Reconhecer e responder às novas demandas dos clientes internos ou externos

Com processos mais enxutos e produtivos, você pode se concentrar em melhorias reais do seu negócio, seja para atender a demandas dos outros setores internos, se você for por exemplo um CSC ou setor de Backoffice, ou a clientes externos.

O tempo livre te dará a chance de uma maior capacidade de resposta para as demandas, ao mesmo tempo que pode se concentrar em personalizadas para as necessidades do seu cliente.

Claro que não é só o sistema, as pessoas também precisam fazer parte do processo. É imprescindível que as ferramentas funcionem em conjunto com os envolvidos para ter sucesso.

Maior eficiência e produtividade

Ao usar um software organizacional as melhorias nos processos de negócios, como remoção de gargalos no processamento paralelo, tornarão seus funcionários mais produtivos. Isso significa que eles podem gastar tempo em outras atividades, já que as principais funções repetitivas foram tratadas por software de automação – o que também resulta em maior eficiência!

Processos padronizados

A padronização de processos, além de gerar a produtividade, gera visibilidade. Quando existe um padrão que deve ser seguido, sempre que aparecer um desvio, o problema logo será identificado e solucionado, para que as rotinas sigam seu fluxo normal.

Ter um software organizacional na sua empresa, não significa que não existiram problemas, mas que eles poderão ser encontrados e resolvidos com maior facilidade.

Um software de gestão de processos ajuda os colaboradores a se tornarem mais autônomos nas suas atividades, porque eles sabem exatamente quais são suas responsabilidades e o fluxo de cada rotina.

Maior segurança, proteção e conformidade

Com uma ferramenta de gestão organizacional, cada tarefa é executada da forma como foi planejada e projetada. Mudanças nos processos podem ocorrer, mas para garantir que situações excepcionais sejam tratadas adequadamente sem reinventar nada ou refazer trabalhos anteriores que, de outra forma, desperdiçariam tempo quando outros já fizeram.

Agilidade nos processos

A chave para o sucesso em qualquer setor é a inovação. As empresas que falham em mudar com o tempo serão deixadas para trás por seus concorrentes que prosperaram.

Alguma coisa tem recebido resistência para prosseguir nos seus processos ultimamente? É por isso que os processos ágeis são melhores que o modelo em cascata, que é mais conservador.

Um velho ditado diz “você não pode fazer uma omelete sem quebrar alguns ovos”. Bem, te entreguei a solução para otimizar a gestão de processos da sua empresa.

Agora que você sabe por que a automação e o gerenciamento de processos de negócios são tão importantes, e se você ainda está se perguntando como e por onde começar, a Rupee está aqui para ajudar!

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