[Download] Matriz de priorização: A chave para uma contabilidade mais produtiva.

Você já se perguntou como melhorar a produtividade em sua empresa de contabilidade? A resposta pode estar em aprender a usar a matriz de priorização. 

A contabilidade é uma área que exige organização e eficiência para lidar com números, registros e prazos e essa matriz é uma das estratégias mais eficientes para alcançar excelência nesse âmbito.

A matriz de priorização ou de prioridades é uma ferramenta poderosa que pode ajudar os profissionais de contabilidade a se concentrarem nas tarefas mais importantes e urgentes, otimizando assim seu tempo e recursos.

Com essa ferramenta, você pode categorizar suas tarefas com base em sua importância e urgência, permitindo que você se concentre no que realmente importa. Dessa forma, você evita desperdiçar tempo em tarefas menos relevantes e se dedicar às tarefas com um impacto direto nos resultados financeiros da sua empresa.

Descubra como usar a matriz de priorização em sua contabilidade e baixe nosso material gratuito, levando sua produtividade para o próximo nível. 

O que é a matriz de priorização e como ela funciona.

A matriz de  priorização (também conhecida como matriz de prioridades, matriz de Eisenhower ou ainda matriz de decisão), é uma ferramenta de gerenciamento de tempo e tarefas que ajuda a determinar a importância e a urgência de cada tarefa. 

A matriz se baseia no princípio de que nem todas as tarefas têm o mesmo impacto ou necessidade imediata. Na prática, ela divide as tarefas em quatro quadrantes: 

• Importante e urgente;
• Importante, mas não urgente;
• Urgente, mas não importante e 
• Não urgente e não importante.

Ao entender a importância e a urgência de cada tarefa, você pode priorizá-las de forma mais eficaz e tomar decisões informadas sobre como alocar seu tempo e recursos. 

A matriz de prioridades ajuda a evitar a procrastinação, a lidar com prazos apertados e a garantir que as tarefas mais importantes sejam concluídas de maneira oportuna.

Como surgiu a matriz de decisão.

Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos e um distinto general com cinco estrelas em sua carreira durante a Segunda Guerra Mundial, foi o proponente da ideia que, posteriormente, resultou na criação da famosa Matriz de Eisenhower. 

Em um discurso em 1954, Eisenhower mencionou as palavras de um reitor anônimo que afirmou: “Tenho dois tipos de desafios, os que são urgentes e os que são importantes. Os urgentes raramente são importantes, enquanto os importantes raramente são urgentes.”

Posteriormente, Stephen Covey, autor do renomado livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, baseou-se nas concepções de Eisenhower para criar a matriz de priorização que conhecemos hoje.

Como funciona a Matriz de priorização.

Para que a matriz de priorização funcione de forma eficiente, você precisa separar a suas tarefas nos quatro quadrantes que fazem parte da ferramenta da seguinte maneira:

Quadrante 1: Tarefas Importantes e Urgentes- Faça Agora!

Essas são as prioridades imediatas que exigem sua atenção imediata. Elas têm impacto direto em seus objetivos e devem ser tratadas prontamente. 

Aqui como exemplos podemos incluir:

• Crises;
• Reuniões;
• Prazos urgentes ou projetos com prazos;
• Problemas inesperados e 
• Emergências.

Quadrante 2: Tarefas Importantes, mas Não Urgentes- Decida quando fazer!

Aqui, você coloca as tarefas que contribuem significativamente para seus objetivos a longo prazo. É importante dedicar tempo a elas para evitar que se tornem urgentes mais tarde. 

Exemplos incluem:

• Atividades com prazo médio e longo;
• Treinamentos;
• planejamentos;
• Atividades para estreitar relacionamentos e
• Atividades recreativas.

Quadrante 3: Tarefas Não Importantes, mas Urgentes- Delegue!

Tarefas que surgem geralmente de interrupções, demandas de outras pessoas ou atividades que não agregam muito valor. 

O ideal é minimizar ou delegar essas tarefas sempre que possível.

Entre essas tarefas, podemos citar: 

• Telefonemas;
• e-mails não importantes;
• Algumas reuniões não prioritárias;
• tarefas delegáveis e
• Tarefas importantes para outros.

Quadrante 4: Tarefas Não Importantes e Não Urgentes- Elimine!

Essas tarefas são, essencialmente, distrações e desperdício de tempo. Evite gastar muito tempo nessas tarefas, pois elas não contribuem significativamente para seus objetivos ou prioridades.

É difícil decidirmos tarefas como dispensáveis, mas algumas coisas que fazemos no nosso dia não contribuem para absolutamente nada, como:

• Conversas desnecessárias;
• Tempo assistindo memes e
• Conferir o mesmo arquivo mil vezes…

Mas, na rotina contábil, também existem tarefas que precisam serem redirecionadas para acontecerem de outra forma. Muitos processos podem ser otimizados, e essa otimização ajuda a eliminar tarefas que roubam seu tempo.

Aqui estão alguns exemplos com solução:

Tarefas Manuais Repetitivas: Tarefas que podem ser automatizadas, como entrada de dados repetitivos, devem ser simplificadas usando software de contabilidade.

Relatórios Excessivos: Se você está criando relatórios que não são usados ​​ou necessários, considere reduzir sua frequência ou eliminar.

Arquivamento em Papel: A transição para um sistema de arquivamento digital pode eliminar a necessidade de manter pilhas de documentos em papel.

Atividades de Conferência Redundantes: Se você realiza verificações duplicadas em transações financeiras ou relatórios, reavalie e simplifique o processo.

Comunicação Desnecessária: Evite comunicações excessivas por e-mail ou papel. Use sistemas de mensagens internas ou ferramentas de colaboração para facilitar a comunicação.

Contatos e Documentação Desatualizados: Periodicamente, reveja sua lista de contatos e documentação para remover informações desatualizadas.

Processos de Aprovação Complexos: Simplifique os processos de aprovação, eliminando aprovações redundantes e criando um fluxo de trabalho mais eficiente.

Conciliações Manuais Extensas: Se as conciliações bancárias e de contas são demoradas, considere usar software de contabilidade que automatize esse processo.

Relatórios de Desempenho Não Essenciais: Elimine relatórios de desempenho que não têm impacto direto nas decisões financeiras e operacionais.

Atividades de Treinamento em Excesso: Avalie se o treinamento constante é realmente necessário para todas as atividades ou se pode ser reduzido.

Seguindo essas orientações, você colherá todos os benefícios da Matriz de priorização. Sabe quais são eles para a sua empresa contábil?

Benefícios do uso da matriz de prioridades na contabilidade.

O uso da matriz de prioridades na contabilidade traz diversos benefícios para você, gestor e para a empresa como um todo. Alguns dos benefícios são:

1. Permite que você identifique as tarefas com um impacto direto nos resultados financeiros da empresa, garantindo que elas sejam concluídas com prioridade.
2. Ajuda a evitar a sobrecarga de tarefas, permitindo que você se concentre nas tarefas mais importantes e urgentes. Isso reduz o estresse e melhora a qualidade do trabalho realizado, já que você terá mais tempo e energia para se dedicar a cada tarefa.
3. Aumenta sua capacidade de planejar com antecedência. Ao usar a matriz de prioridades, você pode identificar tarefas futuras que podem se tornar urgentes e importantes, permitindo que você se prepare adequadamente e evite ser pego de surpresa.

Como criar uma matriz de prioridades para tarefas contábeis.

Para criar uma matriz de priorização para tarefas contábeis, siga os seguintes passos:

1. Liste todas as tarefas que você precisa realizar.

2. Avalie a importância de cada tarefa, considerando seu impacto nos resultados financeiros e objetivos da empresa.

3. Avalie a urgência de cada tarefa, avaliando os prazos e necessidades imediatas.

4. Classifique cada tarefa em um dos quadrantes da matriz de prioridades: importante e urgente, importante, mas não urgente, urgente, mas não importante, e não urgente e não importante.

5. Priorize as tarefas do quadrante “importante e urgente”, garantindo que elas sejam concluídas o mais rápido possível.

6. Reserve tempo para as tarefas “importantes, mas não urgentes”, pois elas também têm um impacto significativo nas metas de longo prazo da empresa.

7. Reavalie constantemente suas prioridades, ajustando-as de acordo com novas informações e mudanças nas circunstâncias.

Estratégias para tarefas contábeis usando a matriz de prioridades.

Ao usar a matriz de priorização na contabilidade, algumas estratégias podem ajudar a setorizar as tarefas de maneira mais eficaz:

1. Identifique as tarefas com um impacto direto nos resultados financeiros da empresa e dê prioridade a elas. Isso pode incluir tarefas como obrigações acessórias com multas altas por atraso, análise de fluxo de caixa e emissão de Faturas e Cobrança de Clientes.

2. Considere prazos e necessidades imediatas ao priorizar tarefas. Tarefas com prazos apertados ou que afetam outras áreas da empresa devem ter prioridade.

3. Reserve tempo para tarefas importantes, mas não urgentes. Essas tarefas podem incluir planejamento financeiro, análise de tendências e implementação de melhorias nos processos contábeis.

4. Delegue tarefas que não são urgentes nem importantes para outras pessoas, ou contrate softwares que podem automatizar tarefas que não precisam serem delegadas a um ser humano.

5. Use ferramentas de gerenciamento de tarefas e lembretes para acompanhar suas prioridades e garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo.

Exemplos de tarefas contábeis e seus níveis de prioridade na matriz.

A matriz de prioridades pode ser aplicada a uma variedade de tarefas contábeis. Aqui estão alguns exemplos de tarefas na rotina contábil fiscal e seus respectivos níveis de prioridade:

1. Apuração de impostos: importante e urgente;

2. Atualização de legislação: importante, mas não urgente;

3. Enviar e-mails de tarefas realizadas para os clientes: urgente, mas não importante;

4. Salvar memes de contador no celular: nem urgente, nem importante.

Esses são apenas exemplos e a prioridade de cada tarefa pode variar conforme as necessidades e objetivos específicos da sua empresa. 

A matriz de prioridades ajuda a identificar essas prioridades de forma clara e objetiva, facilitando a tomada de decisões sobre como alocar recursos e tempo.

Ferramentas e software para implementar a matriz de prioridades na contabilidade.

Existem diversas ferramentas e softwares disponíveis para ajudar na implementação da matriz de prioridades na contabilidade. Essas ferramentas podem ajudar a organizar suas tarefas, acompanhar prazos e prioridades, e colaborar com outros membros da equipe.

Alguns exemplos de ferramentas populares incluem:

Microsoft Excel: O Excel é uma escolha popular para criar matrizes de priorização. Você pode usar planilhas para organizar tarefas, atribuir valores de importância e urgência, calcular pontuações e classificar as tarefas segundo a Matriz de Eisenhower.

Software de Planilhas Alternativas: Além do Excel, existem muitos softwares de planilhas gratuitos ou de terceiros, como o Google Sheets, o LibreOffice Calc e o Apache OpenOffice Calc, que oferecem recursos semelhantes.

Ferramentas de Gerenciamento de Tarefas: Plataformas como o Rupee, possuem recursos para criar quadros e listas de tarefas e priorizar atividades. No Rupee, temos o Mapa de ataque, uma ferramenta específica para identificar prioridades das obrigações acessórias por data de vencimento.

Ferramentas de Notion: O Notion é uma ferramenta de produtividade versátil que pode ser usada para criar e gerenciar uma Matriz de Priorização. Ele permite criar tabelas, bancos de dados e personalizar seu sistema de gerenciamento.

Aplicativos de Produtividade: Existem aplicativos específicos de produtividade, como o Todoist, Wunderlist (agora integrado ao Microsoft To-Do), e Any.do, que podem ajudar a gerenciar tarefas com recursos de priorização.

Papel e Caneta: Se preferir uma abordagem mais analógica, você pode desenhar a Matriz de Priorização em papel e usar canetas coloridas para classificar e organizar suas tarefas.

A escolha da ferramenta depende de suas preferências pessoais, da forma como você gosta de trabalhar e dos recursos disponíveis. 

É importante que a ferramenta escolhida permita que você classifique e priorize suas tarefas com facilidade e eficácia. 

Essas são apenas algumas opções e você pode encontrar outras ferramentas que se adequem às suas necessidades específicas. O importante é escolher uma ferramenta que seja fácil de usar e que se integre bem ao seu fluxo de trabalho existente.

Desafios e soluções comuns ao usar a matriz de prioridades na contabilidade.

Ao implementar a matriz de prioridades na contabilidade, é comum encontrar alguns desafios. Aqui estão alguns desafios comuns e suas soluções:

1. Sobrecarga de tarefas.

Se você estiver lidando com muitas tarefas urgentes e importantes, pode ser difícil priorizar adequadamente. Nesse caso, é importante avaliar cada tarefa individualmente e considerar a possibilidade de delegar, adiar ou dividir as tarefas em etapas menores.

2. Mudanças nas prioridades.

As prioridades podem mudar à medida que novas informações surgem ou as circunstâncias mudam. É importante reavaliar constantemente suas prioridades e ajustá-las segundo as necessidades da empresa.

3. Falta de comunicação.

Se você trabalha em equipe, é importante comunicar suas prioridades e colaborar com os membros da equipe para garantir que todos estejam alinhados. Use ferramentas de colaboração e compartilhamento de tarefas para manter todos informados.

4. Falta de disciplina.

Pode ser difícil manter-se disciplinado ao seguir a matriz de prioridades. Lembre-se dos benefícios de se organizar e manter o foco nas tarefas mais importantes. Crie um ambiente de trabalho livre de distrações e estabeleça metas claras para cada tarefa.

Dicas para maximizar a produtividade com a matriz de prioridades na contabilidade

Aqui estão algumas dicas adicionais para lhe ajudar a maximizar a produtividade ao usar a matriz de prioridades na contabilidade:

1. Reserve tempo para planejamento: dedique tempo regularmente para avaliar suas tarefas e definir suas prioridades. Isso ajudará a evitar a sobrecarga de tarefas e garantir que você esteja focado no que realmente importa.

2. Estabeleça prazos realistas: ao definir prazos para suas tarefas, considere a complexidade das tarefas e suas outras responsabilidades. Estabeleça prazos realistas que possam ser cumpridos sem comprometer a qualidade do trabalho.

3. Pratique o gerenciamento do tempo: além da matriz de prioridades, use técnicas de gerenciamento do tempo, como a técnica Pomodoro, para aumentar sua produtividade e manter o foco nas tarefas.

4. Automatize tarefas rotineiras: se possível, automatize tarefas rotineiras usando ferramentas e softwares especializados, como o Rupee. Isso economizará tempo e permitirá que você se concentre em tarefas mais estratégicas.

5. Mantenha-se atualizado: acompanhe as tendências e avanços na área contábil para garantir que você esteja usando as melhores práticas e ferramentas disponíveis. Aprenda com outros profissionais da área e participe de cursos e eventos para expandir seus conhecimentos.

Download Matriz de priorização

Agora que você já sabe como usar a matriz de priorização para otimizar a produtividade do seu escritório contábil, baixe a nossa planilha gratuita e comece a organizar as atividades rotineiras do seu escritório.

Você pode criar quantas matrizes achar importante: por setor, por colaborador ou geral ou outras segmentações.

Baixando a planilha de Matriz de priorização você poderá:

• Priorizar projetos, qualificar as atividades de acordo com  a importância e a urgência.
• Parar de apagar incêndios e conseguir tempo para realizar as tarefas
• Definir tarefas que merecem ou não priorização
• Ganhar tempo para o que realmente importa.