Gestão do tempo de trabalho na contabilidade: 7 dicas para empresários de sucesso

Você precisa melhorar a gestão do tempo de trabalho da sua rotina contábil.

Se você for como a maioria dos empresários contábeis brasileiros, algo que pode sempre lhe acompanhar é a sensação de que o tempo não é suficiente para o trabalho que precisa ser desenvolvido. Você precisa melhorar a gestão do tempo de trabalho da sua rotina contábil.

Para atender a grande demanda dos seus clientes, você acaba trabalhando até tarde e ocupando os seus finais de semana com trabalho.

Você sente que você e sua equipe de contadores estão sempre sobrecarregados, mas nem sempre esse trabalho acelerado representa um sinal positivo de sucesso do seu escritório contábil. No entanto o contrário é verdadeiro, a dificuldade de lidar com a gestão do tempo na contabilidade dificulta a entrega de um trabalho de alta qualidade.

Como exatamente você pode alcançar novos níveis de eficiência em seu escritório? Continue lendo para ver o que os contadores de sucesso recomendam para maximizar seus esforços de gerenciamento de tempo.

7 dicas sobre gerenciamento de tempo para escritórios de contabilidade

Defina expectativas razoáveis ​​de comunicação com os clientes.

Seus clientes precisam sentir a confiança no seu trabalho e parte disso vem de uma comunicação eficiente. É importante que você responda as solicitações dos seus clientes dentro de um prazo razoável, em até 24 horas é um tempo razoável.

Outro ponto importante da comunicação é transformar comunicações de rotina automáticas, como prazos de entregas de documentos e obrigações geradas ou entregues.

Não crie a expectativa de que você sempre responderá imediatamente; caso contrário, você será bombardeado com chamadas e e-mails que não pode ignorar. Você nunca vai fazer nada.

Organize previamente seu calendário diário e o de seus colaboradores com prioridade para tarefas importantes.

A gestão do tempo na contabilidade está diretamente ligada a sua capacidade de organizar o tempo para garantir que atividades importantes recebam a devida atenção em detrimento de outras.

Uma forma eficiente de fazer isso é utilizar um software de organização contábil com calendário e informações de atividades prioritárias.

Outra ação eficiente é bloquear sua agenda enquanto gestor para as tarefas importantes que você precisa realizar. Avise aos outros que você não estará disponível nesse período.

No entanto, para ficar indisponível, você precisa garantir que toda a operação do seu escritório vai acontecer normalmente, mesmo com a sua ausência.

Contrate mais funcionários.

Se você está lidando diariamente com tarefas operacionais em vez de cuidar da gestão do seus escritório, talvez seja o momento de você aumentar o seu time com profissionais estratégicos que possam desafogar o seu trabalho.

Você não precisa necessariamente de um novo contador, às vezes um profissional de administração ou um assistente pode te ajudar a resolver problemas operacionais e lhe deixar livre para o que interessa.

Mas, antes de tomar a decisão de contratar, certifique-se que você já tem toda a pilha tecnológica que pode te ajudar a gerenciar o tempo do seu trabalho contábil.

Avalie sua carga de trabalho e da sua equipe diariamente.

Mesmo que você já tenha feito o trabalho certinho e garantido a gestão do tempo de trabalho sua e de seus colaboradores com o planejamento da semana, é importante reavaliar diariamente o trabalho que deve ser realizado naquele dia.

Nem sempre, ou melhor, quase nunca nosso trabalho acontece em uma linha reta, podem ocorrer imprevistos ou prioridades que obriguem você a remodelar o planejamento de trabalho daquele dia.

Ao reavaliar sua agenda diariamente observe:

• Se existe alguma prioridade fora do planejamento que precisa ser incluída na sua agenda ou delegada para algum colaborador;
• Se as tarefas mais importantes são as primeiras da lista;
• Se suas tarefas maiores estão divididas em subtarefas acionáveis que podem ser realizadas hora a hora.

Agrupe tarefas semelhantes.

Executar tarefas semelhantes dentro de um mesmo tempo pode ser produtivo no gerenciamento de tempo do seu trabalho contábil.

Por exemplo, se você tem vários relatórios para escrever, trabalhe neles consecutivamente, em vez de distribuir alternadamente entre as tarefas do dia. Isso ajudará você a usar seu tempo de forma mais eficiente.

Delegue e gerencia as tarefas do seu time

Se o seu objetivo é ter mais tempo útil no seu dia a dia como empresário contábil, você precisa começar a delegar atividades que não são pertinentes ao seu cargo de gestor.

Porém, além de delegar, você precisa garantir que essas atividades sejam realizadas dentro do prazo e com qualidade.

Algumas ações que garantem a eficiência do seu time de colaboradores são:

• Fazer uma reunião para acompanhar as tarefas realizadas pelo seu time diariamente. A melhor forma de acompanhar seu time diariamente é com reuniões com base na metodologia ágil;
• Gerenciar as atividade do time e de cada colaborador por um software de controle de tarefas;
• Ser assertivo na distribuição de tarefas para colaboradores que não estão sobrecarregados ou que possuem mais habilidade para resolver aquela tarefa;
• Se necessário ensine e treine seus colaboradores para realizar aquela tarefa;
• Use ferramentas tecnológicas que diminuam tarefas rotineiras e repetitivas do seu time, para liberar o tempo para atividades importantes que possam ser delegadas.

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Invista em software de gerenciamento de tempo para contadores.

A tecnologia é um componente indispensável para o empresário contábil que deseja crescer e garantir uma gestão do tempo saudável em seu trabalho contábil.

Existem uma série de ferramentas importantes que podem ajudar você e sua equipe a ganhar tempo e qualidade de trabalho.

Sem dúvida uma das ferramentas essenciais nesse processo é um software de organização das rotinas contábeis.

O software Kamino, em particular, oferece uma solução completa e adaptada às necessidades dos empresários contábeis e seus contadores que desejam colaborar de forma eficiente e realizar tarefas com mais assertividade. Integrando gestão financeira com funcionalidades de banco, o Kamino simplifica processos e melhora a eficiência operacional.

Criamos uma solução completa, adaptada às necessidades dos empresários contábeis e seus contadores que desejam colaborar de forma eficiente e realizar tarefas com mais acertividade.

A solução Rupee permite que você:

• Controle o fluxo de informações entre você e sua equipe;
• Reúna informações de clientes em tempo hábil e busque automaticamente itens atrasados ​​ou ausentes;
• Garantir que as informações sejam executadas à medida que são recebidas, substituindo ações repetitivas por um fluxo de trabalho automatizado e personalizado;
• Armazene documentos das obrigações acessórias de forma automática;
• A Rupee também se preocupa com a segurança das suas operações. Todos os dados são protegidos por criptografia e armazenados em um software na nuvem.

Se você quiser uma demonstração ou quiser ver como outros escritórios estão usando o Rupee para melhorar a gestão da produtividade contábil, solicite um contato aqui.