Sistema contábil em nuvem: A solução para empresas modernas

O sistema contábil em nuvem é uma solução moderna e eficiente para empresas que desejam otimizar seus processos contábeis. Com essa tecnologia, é possível acessar informações em tempo real, reduzir custos e aumentar a produtividade. 

Descubra como o sistema contábil em nuvem pode ajudar a sua empresa contábil a crescer e se destacar no mercado.

O que é serviço na nuvem e como o sistema contábil em nuvem ajuda sua empresa?

A contabilidade na nuvem é uma tendência cada vez mais presente no mercado, principalmente para empresas que buscam otimizar seus processos e reduzir custos. Com essa solução, é possível ter acesso a relatórios e informações contábeis em tempo real, sem a necessidade de estar fisicamente presente no escritório. Além disso, o sistema contábil em nuvem oferece maior segurança, já que os dados são armazenados em servidores protegidos e com backups automáticos. Outra vantagem é a facilidade de acesso às informações, que podem ser compartilhadas com outros colaboradores e até mesmo com o contador responsável pela empresa. Com a contabilidade na nuvem, é possível ter uma gestão mais eficiente e estratégica, garantindo o sucesso do negócio.

Sistema na nuvem: Como funciona

O armazenamento em nuvem é uma maneira de guardar e acessar informações contábeis de forma segura pela internet. É como ter um grande computador especializado que guarda os dados em locais chamados de data centers ao redor do mundo.

 Com sistema contábil em nuvem, você não precisa se preocupar com a capacidade, segurança e durabilidade dos dados, pois isso é cuidado pelos provedores de armazenamento em nuvem.

Para usar o armazenamento em nuvem, você  pode se conectar pela internet ou por uma conexão privada dedicada, usando um site, portal web ou aplicativo móvel. Isso permite transferir a responsabilidade de cuidar dos dados para o provedor de serviços em nuvem, e podendo assim  focar nas atividades contábeis importantes.

Existem três tipos principais de armazenamento em nuvem relevantes para contabilidade: armazenamento de objetos, armazenamento de arquivos e armazenamento em blocos.

Armazenamento de objetos 

É ideal para guardar grandes quantidades de dados não estruturados, como documentos contábeis, recibos digitalizados, áudios e vídeos. É econômico e permite personalizar informações sobre os objetos para facilitar o acesso e a análise dos dados.

Armazenamento de arquivos 

É usado para guardar dados em formato de arquivo, organizados em pastas. É útil para compartilhar arquivos e colaborar entre contadores em tempo real.

Armazenamento em blocos

 É recomendado para sistemas de gestão contábil e bancos de dados. Ele oferece alto desempenho e escalabilidade para processar transações e aplicativos que exigem rapidez.

Essas soluções em nuvem simplificam o armazenamento e acesso aos dados contábeis, tornando o trabalho dos contadores mais eficiente e seguro.

Vantagens da contabilidade na nuvem

A contabilidade moderna traz muitas vantagens para as empresas que querem modernizar suas práticas contábeis. Os sistemas contábeis em nuvem podem ajudar na gestão contábil de muitas formas. Algumas são bem óbvias, como: 

• Permitir o acesso remoto às informações financeiras e contábeis;
• Reduzir os custos com infraestrutura ;

• Tornar os processos contábeis mais eficientes e
•  maior produtividade e rentabilidade.

Outras vantagens não são tão claras, como, a possibilidade de tomar decisões mais acertadas e estratégicas, baseadas em informações atualizadas e precisas.

Dentre as vantagens, podemos dar destaque a: 

Durabilidade e disponibilidade aprimoradas

Os sistemas na nuvem armazenam seus dados em vários locais seguros, garantindo que os dados contábeis estejam sempre disponíveis e protegidos contra perdas. Isso reduz o risco de perder informações importantes e garante o acesso aos dados quando necessário.

Segurança aprimorada

O armazenamento em nuvem oferece aos escritórios contábeis controle sobre a localização e o acesso aos dados. Os dados são criptografados tanto quando estão armazenados quanto durante a sua transferência, o que garante que as informações contábeis sejam confidenciais e íntegras.

Backup e recuperação de desastres simplificados

Com o armazenamento na nuvem, os escritórios contábeis podem implementar soluções de backup e recuperação de dados de forma mais eficiente. A escalabilidade e a durabilidade do armazenamento em nuvem permitem proteger os dados contra desastres e recuperá-los facilmente, reduzindo o tempo de inatividade e os impactos nas operações contábeis.

Conformidade com regulamentações

O armazenamento em nuvem oferece recursos de conformidade que ajudam os escritórios contábeis a cumprir os requisitos regulatórios. Os controles de conformidade permitem implementar medidas de segurança e privacidade adequadas, garantindo que as regulamentações contábeis e fiscais sejam seguidas.

Todos esses benefícios devem ser levados em consideração no momento de escolher um sistema de contabilidade em nuvem para a sua empresa.

Como escolher o melhor software de contabilidade na nuvem

Agora que você já conhece os benefícios da contabilidade na nuvem, é hora de escolher o melhor software para atender às suas necessidades. Mas essa não é uma tarefa fácil. É importante considerar alguns pontos estratégicos, como a qualidade do suporte técnico oferecido, a facilidade de uso, a segurança dos dados, a integração com outras ferramentas e sistemas e o custo-benefício. 

Vamos esclarecer alguns pontos para te ajudar nessa escolha.

Avalie suas necessidades contábeis

A primeira dica é olhar para dentro do seu setor contábil e avaliar quais são as suas necessidades. É importante buscar um software capaz de supri-las. Não adianta adquirir uma tecnologia financeiramente acessível se ela não atender ao que você precisa.

Pense em:

• Quantas pessoas vão precisar usar o software,
• Quais tarefas você deseja automatizar e 
• Quais relatórios você precisa gerar com frequência.

 O objetivo não é se adaptar ao software, mas fazer com que ele se adapte às suas rotinas contábeis.

Por isso, é crucial buscar softwares que possam ser customizados de acordo com as necessidades do seu setor. Evite sistemas antigos que são como um “pacote fechado” e não podem ser moldados. Observe suas demandas e busque softwares personalizáveis.

Ouça a opinião dos clientes

É interessante conversar com outros usuários do sistema para saber o que eles acham do fornecedor e da tecnologia. Procure descobrir os ganhos e frustrações de quem já utiliza o software. Isso vai te ajudar a tomar uma decisão mais segura.

Se você conhece alguém que usa o sistema, aproveite para conversar com essa pessoa. Também é válido pedir referências ao próprio fornecedor. Entre em contato por e-mail ou telefone para descobrir se o sistema foi aprovado.

Outra possibilidade é buscar casos de sucesso. Veja os benefícios que outros clientes têm obtido, como retorno sobre o investimento ou aumento de produtividade. Isso vai te dar uma ideia dos ganhos que você também pode alcançar.

Analise a relação custo-benefício

Não escolha um software apenas pelo preço, pois ele nem sempre atende às demandas contábeis. Por outro lado, escolher apenas pela qualidade pode não caber no orçamento do seu setor. O ideal é buscar a relação custo-benefício.

Avalie duas questões: 

1. O preço está atraente levando em consideração os benefícios oferecidos? 
2. O software oferece soluções na média ou acima da concorrência? Se a resposta for sim para as duas perguntas, significa que o software de contabilidade tem uma boa relação custo-benefício.

Para avaliar essa relação, pesquise diferentes fornecedores. Solicite orçamentos de quatro ou cinco empresas e analise qual preenche melhor esses dois quesitos. Mas lembre-se: escolher apenas pelo preço é um erro.

Pesquise sobre o suporte oferecido

Ao adquirir um software, você estabelece um relacionamento com o fornecedor. Em algum momento, você precisará tirar dúvidas, atualizar o sistema ou solucionar uma dificuldade momentânea. Por isso, é importante ter um suporte de qualidade.

Avalie a qualidade do suporte oferecido:

• Eles estão disponíveis até que horário? Oferecem meios de contato instantâneo? 
• O suporte é prestado por especialistas ou por um chatbot? 
• Quais são os canais de contato disponíveis, como telefone, e-mail ou chat?

Não se engane: o suporte é importante. Ele estará lá para ajudá-lo em situações imprevisíveis e garantir que seus processos contábeis funcionem corretamente. Por isso, busque um suporte completo, que ofereça qualidade e agilidade no atendimento.

Ao seguir essas dicas, você estará mais preparado para escolher o melhor sistema de contabilidade na nuvem para a sua empresa. 

Lembre-se de avaliar suas necessidades, ouvir a opinião de outros clientes, analisar a relação custo-benefício e pesquisar sobre o suporte oferecido. Dessa forma, você terá mais segurança na sua decisão e poderá aproveitar ao máximo os benefícios que essa tecnologia proporciona.

Como migrar seu sistema tradicional para uma contabilidade na nuvem

Agora que você já aprendeu como escolher e provavelmente já escolheu o seu sistema de contabilidade na nuvem, você precisa se preparar para a migração.

Imagine que todos os seus dados estão em sistemas que não são interligados, planilhas ou até espaços físicos, todos precisam ser organizados para serem alocados no software.

Aqui vão algumas dicas para te auxiliar nesse processo.

Comunique a equipe

Informe sua equipe sobre a transição para a contabilidade na nuvem. Explique os benefícios do novo sistema e como ele ajudará a melhorar as atividades contábeis. Certifique-se de que todos estejam cientes e preparados para a mudança.

Planeje a migração

Faça um plano detalhado para a migração, definindo as etapas e prazos. Identifique quais dados serão migrados e em que ordem. Considere também a necessidade de treinamento adicional para a equipe durante o processo de transição.

Faça um backup dos dados

 Antes de iniciar a migração, faça um backup completo de todos os dados do sistema tradicional. Isso garantirá que você tenha uma cópia de segurança caso ocorra algum imprevisto durante o processo de migração.

Trabalhe com a equipe de suporte do fornecedor

 Entre em contato com a equipe de suporte ou de sucesso do cliente. Eles têm experiência no processo de migração e podem fornecer orientações e suporte durante todo o processo. Tire suas dúvidas e solicite ajuda sempre que necessário.

Aqui na Rupee, nós cuidamos da sua migração através do nosso setor de sucesso do cliente, e direcionamos todo o processo do início ao final.

Migrando os dados

Siga as instruções do fornecedor para realizar a migração dos dados. Geralmente, o sistema de contabilidade na nuvem oferece ferramentas e recursos específicos para facilitar esse processo. 

Certifique-se de que todos os dados sejam transferidos corretamente.

Teste e verifique a integridade dos dados

 Após a migração, realize testes para garantir que todos os dados foram transferidos corretamente e que estejam acessíveis no novo sistema. Verifique se as informações estão completas e atualizadas. Caso identifique alguma discrepância, comunique imediatamente a equipe de suporte para que possam corrigir o problema.

Treine a equipe

Ofereça treinamento adicional à equipe para se familiarizarem com o novo sistema de contabilidade na nuvem. Explique as funcionalidades, recursos e melhores práticas de uso. Isso ajudará a equipe a se adaptar rapidamente e utilizar o sistema de forma eficiente.

Aqui na Rupee oferecemos um treinamento gratuito para toda a equipe que irá usar o software, e apoio aos novos colaboradores que entram no time.

Acompanhe e forneça suporte contínuo

 Durante os primeiros dias após a migração, acompanhe de perto o desempenho do novo sistema. Esteja disponível para responder a dúvidas e fornecer suporte adicional. Monitore o uso e solicite feedback da equipe para identificar possíveis melhorias e ajustes necessários.

Ao seguir essas dicas, você poderá facilitar a migração do sistema tradicional para a contabilidade na nuvem, evitando danos e minimizando contratempos. 

Lembre-se de envolver sua equipe, planejar adequadamente, fazer backups, contar com o suporte do fornecedor, testar e verificar os dados, treinar a equipe e oferecer suporte contínuo. Dessa forma, você poderá aproveitar todos os benefícios da contabilidade

Dicas para otimizar a gestão contábil na nuvem

Além de migrar para a contabilidade na nuvem, é essencial otimizar a gestão contábil para aproveitar ao máximo os benefícios dessa tecnologia. Aqui estão algumas dicas práticas para ajudá-lo nesse processo:

• Utilize ferramentas de automação: Aproveite as funcionalidades de automação disponíveis no sistema de contabilidade na nuvem. Por exemplo, utilize a gestão de tarefas contábeis, conciliação bancária e disparador de emails automáticos. Além disso, utilize a emissão de notas fiscais eletrônicas para simplificar a emissão e o armazenamento desses documentos.

• Mantenha a organização dos documentos fiscais e contábeis: Utilize a nuvem como forma segura e acessível para armazenar seus documentos fiscais e contábeis. Isso permitirá um acesso fácil e rápido às informações quando necessário. Certifique-se de manter uma estrutura organizada de pastas e arquivos para facilitar a localização e recuperação dos documentos.

• Monitore os indicadores em tempo real: Aproveite os recursos de relatórios e dashboards disponíveis no software de contabilidade na nuvem para monitorar os indicadores da empresa. Isso permitirá que você acompanhe de perto o desempenho do sistema em tempo real e tome decisões mais informadas e estratégicas para o negócio.

• Promova a capacitação contínua  da equipe: Invista na capacitação da equipe para que possam aproveitar ao máximo o sistema de contabilidade na nuvem. Ofereça treinamentos e workshops para que estejam familiarizados com as funcionalidades e recursos disponíveis. Isso garantirá que todos possam utilizar o sistema de forma eficiente e contribuir para a otimização da gestão contábil.

A utilização de ferramentas de automação, a organização dos documentos fiscais e contábeis na nuvem, o monitoramento dos indicadores em tempo real e a capacitação da equipe são passos importantes para garantir uma gestão contábil eficiente e assertiva.

Qual o melhor sistema contábil  em nuvem 

Quando se trata de escolher o melhor sistema de contabilidade na nuvem, é essencial considerar uma série de aspectos que garantam uma experiência completa e eficiente para sua empresa. Com base nas funcionalidades e benefícios discutidos anteriormente, é possível identificar os principais requisitos que um sistema de contabilidade na nuvem deve atender.

O melhor software de contabilidade na nuvem deve oferecer uma combinação perfeita de recursos avançados, usabilidade intuitiva, suporte humano de qualidade e uma equipe de sucesso do cliente dedicada. Além disso, a automação por meio da inteligência artificial, a metodologia ágil e a facilidade de migração são fatores que agregam ainda mais valor ao sistema.

Como o Rupee pode te ajudar nas suas necessidades de contabilidade na nuvem?

O melhor software de contabilidade na nuvem, como o Rupee, oferece uma série de recursos e funcionalidades para otimizar a gestão contábil. 

Com foco na gestão de tarefas, o Rupee se destaca por ser automatizado por IA e baseado em uma metodologia ágil específica para o setor contábil. Além disso, oferece suporte 100% humano, com uma equipe de sucesso altamente engajada, que realiza a migração do cliente para o sistema em até 7 dias, deixando apenas para você fornecer uma planilha com os dados.

Confira algumas das funcionalidades do Rupee:

Histórico e evidência: Com o Log Rupee, você terá total controle e segurança sobre as atividades da equipe. É possível acompanhar o que cada profissional está fazendo, as tarefas executadas e em qual momento. Essa funcionalidade é ideal para gestores que desejam monitorar suas equipes de forma eficiente, garantindo registro e segurança em cada atividade.

Ferramenta com melhor usabilidade: O Rupee oferece a melhor usabilidade do mercado. Seu painel e dashboards proporcionam uma visualização simples e compreensível para qualquer pessoa. As informações são destacadas por cores e podem ser obtidas em poucos minutos, sem esforço. Independentemente de ser um gerente experiente ou um estagiário novo, você poderá acessar as informações necessárias de forma rápida e clara.

Melhor visibilidade de gestão contábil: Conte com 6 dashboards que oferecem relatórios diferentes para atender todas as necessidades. É possível filtrar os relatórios por TAGs inteligentes, facilitando a visualização e análise dos dados.

Visão geográfica das suas empresas: O dashboard Mundi fornece uma visão geográfica da saúde das suas empresas por área geográfica. Essa funcionalidade permite identificar facilmente onde estão localizadas e como está a gestão de cada empresa. Você pode identificar quais empresas estão enfrentando mais dificuldades para cumprir prazos, por exemplo, e agir de forma direcionada na resolução do problema.

Painel baseado em kanban: Trabalhe com cards, sem a complexidade das planilhas de Excel. O Rupee oferece uma visualização clara e simples, permitindo que você organize suas tarefas de maneira eficiente. Além disso, há a opção de visualização em lista, com filtros que facilitam a navegação e entendimento dos dados.

Descrição fácil das tarefas: Facilite a identificação das tarefas do seu dia com descrições simplificadas. Seus cards são apresentados de forma clara, indicando tarefas abertas, a vencer, atrasadas, tornando simples o acompanhamento das atividades. Não perca tempo tentando decifrar o que precisa ser feito.

Upload Inteligente: Simplifique o processo de upload de documentos com o Upload Inteligente. É possível subir até 50 documentos de uma vez, evitando erros e retrabalhos. Aproveite melhor seu tempo e aumente sua produtividade.

Histórico facilitado: Com o Rupee, você abandona de vez os livros, arquivos e planilhas para encontrar um histórico completo e organizado das informações contábeis. O sistema Rupee armazena todos os históricos das suas empresas de forma completa e fácil de acessar, proporcionando agilidade na busca por informações passadas.

Paralegal dentro do Rupee: Todo usuário do Rupee conta com um braço paralegal para gerenciar os documentos das suas empresas. Com essa funcionalidade, você pode gerenciar prazos de Certidões Negativas de Débitos (CNDs), alvarás, contratos de forma simplificada e sem custo adicional. Mantenha-se atualizado e evite problemas com documentação importante.

Integração com Google Agenda: Tenha todas as informações das obrigações e vencimentos do dia diretamente na sua agenda do Google. A integração com o Google Agenda permite que você fique sempre atualizado, mesmo fora do ambiente de trabalho ou durante o home office. Não descuide dos prazos e mantenha-se organizado.

Extensão Whatsapp: O software Rupee oferece um atendimento ao cliente direto com o whatsapp, com o boot totalmente personalizado para fornecer dados da sua empresa de forma segura. Envie e baixe arquivos ou consulte tarefas do software direto do whatsapp.

Essas são algumas das funcionalidades que destacam o Rupee como o melhor software de contabilidade na nuvem. 

Com o Rupee, você terá o controle, segurança, facilidade de uso e visibilidade necessários para otimizar sua gestão contábil. Aproveite ao máximo os benefícios dessa tecnologia e leve sua contabilidade para um novo nível de eficiência. 

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