Como montar um planejamento anual contábil em 2024

Ano novo, novas metas e, para aumentar a competitividade do seu escritório contábil, a melhor forma é ter um planejamento anual. Com um planejamento anual contábil, você terá uma visão clara dos objetivos do negócio e poderá se organizar para alcançar os resultados esperados.

Com isso, é possível desfrutar de uma série de benefícios, como ter uma equipe mais motivada e oferecer uma melhor organização aos clientes, o que gera mais valor para os serviços prestados.

Para ajudar você a montar um planejamento eficiente para o seu setor contábil, fiscal e de folha de pagamento, preparamos este artigo. Acompanhe!

Como montar um planejamento anual contábil para o seu escritório?

Para montar o planejamento anual contábil do setor de contabilidade, reserve um tempo na sua agenda para pensar nas metas que deseja alcançar, alinhadas com a realidade do negócio no momento atual.

Nesse contexto, evite estabelecer metas muito ambiciosas logo de início, pois isso pode desmotivá-lo. É melhor contar com um plano viável e consistente, que o ajudará a manter o foco nos objetivos.

Com isso em mente, siga as dicas abaixo para montar o planejamento anual contábil!

Faça um diagnóstico do seu escritório

Atividades manuais e desorganização nos processos são alguns dos principais problemas encontrados nos setores contábeis. Portanto, é importante fazer uma avaliação da situação atual do negócio e listar o que pode e precisa ser melhorado imediatamente.

É essencial ouvir os sócios, diretores, gestores e colaboradores, pois eles podem ajudar a organizar as ideias e contribuir com propostas para colocar essas ideias em prática. Além disso, ao envolvê-los, você obtém o comprometimento deles, o que facilita a execução do planejamento anual.

Identifique ameaças e oportunidades

Ameaças e oportunidades são pontos importantes a serem considerados no planejamento anual contábil. As ameaças são questões externas negativas que podem prejudicar a performance do escritório contábil, como a crescente concorrência, inclusive com os escritórios de contabilidade online.

Por outro lado, as oportunidades são questões relacionadas a fatores externos que, se bem aproveitadas, têm o potencial de trazer resultados positivos para o escritório contábil.

Uma dessas oportunidades é a crescente procura por serviços de consultoria contábil. Isso ocorre porque os profissionais de contabilidade têm assumido uma postura cada vez mais estratégica nas empresas, colaborando com a tomada de decisões dos negócios. Portanto, estar atento às tendências positivas do mercado é fundamental para obter bons resultados.

Acompanhe as metas da equipe

Estabelecer e acompanhar as metas da equipe é primordial para obter sucesso nas iniciativas propostas no planejamento anual contábil. É fundamental estabelecer metas claras e alcançáveis.

Isso ocorre porque metas inalcançáveis podem desmotivar a equipe de trabalho, resultando em improdutividade. Portanto, é mais recomendado apostar em metas e objetivos menores, porém consistentes, que possam crescer ao longo do tempo.

• Monitore os resultados regularmente para avaliar o progresso em relação às metas estabelecidas. Isso permitirá que você faça ajustes e tome medidas corretivas, se necessário.
• Esteja aberto a ouvir seus clientes e colaboradores, pois eles podem fornecer insights valiosos sobre melhorias e desafios. Isso ajudará a manter seus serviços atualizados e adaptados às necessidades do mercado.
• Utilize a tecnologia disponível para otimizar os processos contábeis. Isso aumentará a eficiência, reduzirá erros e permitirá que você se concentre em atividades mais estratégicas.

Como criar metas e acompanhá-las?

O primeiro passo é criar metas e determinar as formas para alcançá-las. Essas metas podem ser de curto, médio ou longo prazo e devem estar alinhadas ao planejamento estratégico, que será explicado a seguir. É importante que cada meta possua as características SMART:

Um exemplo de meta com essas características é “Aumentar as conclusões de obrigações acessórias em 20% em 12 meses utilizando o Rupee“.

Tão importante quanto criar metas é acompanhá-las. Isso permite ter uma visão mais ampla do que pode ser ajustado para alcançá-las. Portanto, revise as metas periodicamente, seja quinzenalmente ou mensalmente, conforme sua disponibilidade.

Dessa forma, também fica mais fácil ajustar as rotas e fornecer feedback para a equipe, o que aumenta as chances de sucesso do planejamento anual contábil.

Ouça seu time e colaboradores

No primeiro tópico, mencionamos a importância de conversar com seus sócios, diretores e demais contadores da sua empresa para montar o diagnóstico.

Além de auxiliar no diagnóstico, ouvir as pessoas que trabalham com você permite coletar sugestões que, se implementadas, podem otimizar o trabalho da equipe. Isso também ajuda a compreender os principais desafios enfrentados por eles no dia a dia.

Além disso, ouvir os feedbacks dos clientes sobre as atividades executadas contribui para identificar o que é necessário aprimorar, manter e ajustar nos serviços oferecidos.

Esse é um dos principais passos para ter um setor contábil em harmonia.

Comunicação é a base!

Contar com a tecnologia

A transformação digital já é uma realidade nas empresas e isso também se aplica à contabilidade. Ao utilizar ferramentas para otimizar os processos da sua empresa, o setor ganha agilidade e eficiência, permitindo que você dedique mais tempo a questões estratégicas, como aprimorar o seu planejamento anual contábil.

Além disso, com sistemas de gerenciamento de tarefas e obrigações acessórias, de emissão de nota fiscal e outras soluções que podem ser integradas, você reduz as chances de erros, e ainda aproveita melhor a mão de obra da sua equipe.

Quais são os principais benefícios de criar um planejamento anual contábil para o seu escritório?

Além de proporcionar uma visão mais ampla do negócio, ter um planejamento anual traz outros benefícios.

Acompanhe!

Equipe mais motivada

Ao contar com um planejamento anual contábil, os colaboradores do setor têm uma visão clara das expectativas para o ano. Isso permite que eles saibam exatamente o que fazer e se sintam mais motivados.

Com uma equipe motivada, torna-se mais fácil alcançar os índices de produtividade e excelência desejados pelos clientes, o que aumenta a credibilidade do escritório contábil e pode resultar em indicações de mais clientes.

Uma sugestão é premiar os três melhores colaboradores a cada final de trimestre com prêmios simples, como um dia de folga, alguma bebida ou até mesmo um kit contendo uma camisa e uma caneca com a marca da empresa.

Foco no objetivo do negócio

Ao contar com um planejamento anual contábil, torna-se mais fácil manter a equipe focada nas metas estabelecidas, em vez de nos problemas. Dessa forma, você garante a eficiência dos serviços e agiliza a tomada de decisão, favorecendo a estratégia do negócio. Isso é percebido pelos clientes, que passam a enxergar mais valor nos serviços oferecidos.

Facilidade na priorização das tarefas

Quando cada membro da equipe tem seus objetivos definidos, fica mais fácil priorizar tarefas. Isso permite descentralizar as atividades e garantir que sejam realizadas com autonomia, pois os membros da equipe podem decidir rapidamente o que fazer ou não, sabendo o que deles se espera.

Dessa forma, também é possível garantir que as atividades ocorram de maneira eficiente, mesmo quando o gestor não está presente.

Conforme discutido ao longo deste texto, é possível montar um planejamento anual contábil para seu setor contábil. Para isso, comece identificando o momento do negócio, as ameaças e oportunidades, além de contar com o apoio da equipe e fazer uso de tecnologias para otimizar os processos. Assim, você garante qualidade e eficiência nos serviços prestados.

Até agora, os pontos principais que você não pode deixar de ficar de olho:

• Definir um calendário de tarefas e prazos: Estabeleça um cronograma para as atividades do setor contábil ao longo do ano, incluindo prazos para entrega de obrigações fiscais e contábeis, fechamento de balanços, entre outros.
• Acompanhar e analisar indicadores de desempenho: Monitore regularmente os indicadores de desempenho do setor contábil, como taxa de retorno sobre o investimento, crescimento das vendas e satisfação dos clientes. Isso permitirá avaliar o progresso em relação às metas estabelecidas e fazer ajustes, se necessário.
• Investir em capacitação e atualização: Mantenha-se atualizado sobre as mudanças nas leis e regulamentações contábeis e fiscais. Incentive a equipe a participar de cursos, palestras e workshops para aprimorar suas habilidades e conhecimentos.

O que envolve o planejamento anual contábil e fiscal?

A elaboração do planejamento anual contábil não é simples, mas também não é algo excepcionalmente difícil. Basta ter o apoio de um profissional contábil e, principalmente, de um software especializado que auxiliará no acompanhamento do planejamento ao longo do ano. Veja nos tópicos abaixo o que envolve o planejamento anual contábil e fiscal, respectivamente.

Planejamento fiscal

Análise do regime tributário

A análise do regime tributário é uma das etapas mais importantes do planejamento anual contábil, pois a escolha do regime mais vantajoso pode gerar economia de recursos e redução de custos. Existem três regimes tributários principais: Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional. Cada um deles tem suas particularidades e impactos no cálculo do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e do PIS/COFINS.

A previsão de contas é outra etapa fundamental do planejamento contábil, consistindo em levantar dados sobre as futuras contas da empresa em relação à receita, despesa, lucro e outras contas, tanto em relação às comercializações quanto às obrigatoriedades fiscais. Para que haja dados suficientes, transparentes e atualizados, é fundamental ter um sistema de gestão para realizar a tarefa automaticamente e sem erros, garantindo a transparência e atualização dos dados.

Além disso, é importante organizar os documentos, controlar as contas a pagar e a receber, manter um calendário de tributos, registrar todas as atividades e monitorar os resultados. Essas ferramentas contábeis permitem o maior controle econômico, patrimonial e financeiro da empresa, facilitam o acesso a crédito, trazem transparência do patrimônio aos sócios, evidenciam a origem e aplicação de recursos e garantem subsídios para o balanço patrimonial.

Por fim, é importante destacar que o planejamento anual contábil não se resume apenas a essas etapas, mas envolve uma série de outras atividades, como a gestão de custos, a análise de investimentos, a elaboração de relatórios contábeis e a gestão de riscos. Todas essas atividades são fundamentais para a gestão financeira e tributária das empresas, permitindo a projeção do futuro, o cumprimento das obrigações e a tomada de decisões estratégicas embasadas em dados concretos e atualizados.

Planejamento Contábil

Para elaborar esse planejamento é necessário fazer uma estruturação minuciosa das atividades que levam à execução das decisões, consideram-se as situações atuais do negócio, os objetivos organizacionais e a se comparar o resultado alcançado com as expectativas criadas. Fazê-lo permite:

• o maior controle econômico,
• patrimonial e financeiro da empresa;
• facilita o acesso a crédito;
• traz transparência do patrimônio aos sócios;
• evidencia a origem a aplicação de recursos;
• garante subsídios para o balanço patrimonial.

Para aproveitar esses benefícios, confira um passo a passo de como criar esse planejamento nos tópicos seguintes.

Organizar documentos

A organização dos documentos é fundamental para que o setor consiga identificar as entradas e saídas, receitas e despesas, gerenciar o fluxo de caixa e outras contas. Também é relevante manter os registros das obrigações fiscais organizadas, sejam eles papéis físicos ou comprovantes digitais.

Para isso, recomenda-se o uso de documentos digitais em nuvem. Dessa forma, a organização ocorre automaticamente, a empresa minimiza as chances de perda de documentos, encontra-os com mais agilidade e pode acessá-los por dispositivos móveis, entre outras vantagens.

Controle as contas a pagar e a receber

Sempre anote e controle todas as contas a pagar e a receber. Negligenciar essa etapa pode levar a despesas inesperadas, e você não saberá se são necessárias ou dispensáveis. Essas contas incluem débitos com fornecedores, dívidas bancárias, débitos com clientes, entre outros. O documento gerado é conhecido como plano de contas.

Mantenha um calendário de tributos

A lista de tributos brasileiros é extensa e complicada, mesmo para empresas optantes pelo simples nacional. Muitas vezes, as obrigações deixam de ser pagas devido a confusões, interpretações errôneas da lei e erros matemáticos dos responsáveis.

Para solucionar essa questão, é fundamental criar um calendário de obrigações tributárias em uma agenda, quadro ou na dashboard utilizada pela empresa. Assim, ele será de fácil acesso para todos os envolvidos.

O Rupee é uma solução desenvolvida para controle de atividades, obrigações acessórias e controlar cada data para evitar multas. O sistema tem um próprio modelo de matriz de obrigações que baseado no CNAE, Regime Tributário e outros dados da empresa, automaticamente são criados para nenhuma obrigação acessória deixar de ser entregue.

Com esse sistema, será possível montar um planejamento tributário para o futuro, e os gestores sempre ficarão atentos para que os tributos não sufoquem as finanças da empresa.

Registre todas as atividades

Não são somente as entradas e saídas de capital que influenciam nas finanças da entidade. Ao manter mapear as tarefas diárias realizadas pelos colaboradores, o gestor conseguirá tomar as medidas necessárias para eliminar gargalos na produção, aumentar a produtividade e saber o valor de cada hora trabalhada.

O Rupee tem um log de atividades onde você consegue total transparência em todas as atividades dos usuários. Dessa forma você tem controle e registro de tudo que precisa.

Faça um acompanhamento

Com todas as informações coletadas nas etapas anteriores, o gestor deve estabelecer o plano de ação, as normas a serem seguidas e o funcionamento dos processos internos de forma eficiente e produtiva.

Recomenda-se que o empreendedor também utilize um software de gestão para acompanhar o livro caixa e as cobranças dos clientes.

Monitore os resultados

Por fim, utilize indicadores de desempenho – KPIs (Key Performance Indicator – Indicadores de Performance) constantemente para monitorar os resultados e averiguar se os resultados desejados estão sendo atingidos.

Se o gestor identificar que a meta não será alcançada, poderá tomar as medidas para fazer com que ela alcance. Alguns exemplos de métricas a serem aplicadas são:

• Entregas em dia;
• Entregas atrasadas;
• Tarefas executadas;
• Obrigações Acessórias entregues

Você vai determinar quais são os KPIs.

Foco no objetivo

Com o planejamento estratégico anual definido, o foco de todos que trabalham no setor estará nos objetivos a serem atingidos, e não nos problemas. Isso torna as tomadas de decisão e possíveis ajustes do planejamento mais ágeis.

Com os objetivos definidos, priorizar tarefas se torna muito mais fácil. Isso proporciona maior autonomia e a capacidade de tomar decisões rápidas sobre o que fazer ou não em diferentes momentos.

Lembre-se de que você não estará no escritório o tempo todo, e as atividades e o atendimento aos clientes precisam fluir com qualidade, independentemente disso.

Entendendo o melhor software para gerenciar o setor