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Empresa ágil: Razões para usar ferramentas ágeis em um negócio de CSC contábil

Empresa ágil

Ser ágil é garantir uma resolução rápida às mudanças.

As ferramentas ágeis ajudam equipes a compartilhar e colaborar com tarefas rotineiras em vários estágios, criando um processo flexível que se adapta às mudanças. O que antes era uma prática comum apenas de setores de TI,  agora é parte de empresas de diversos setores.

A metodologia ágil aumenta o desempenho e oferece produtos valiosos, se adaptando às mudanças necessárias no local de trabalho. 

Ser ágil é garantir uma resolução rápida às mudanças em todas as etapas de uma tarefa, incluindo comunicação em equipe, gerenciamento de tarefas, rastreamento de problemas e compartilhamento de conhecimento. 

Muitas indústrias se beneficiam desse método de gestão, incluindo setores como marketing, educação, fabricação de automóveis, publicação, transporte, recrutamento e contábil.

Pode ser difícil decidir quais ferramentas de gestão você deseja implementar que colaborem  com as tarefas que você precisa no dia a dia empresarial. Cada setor tem ferramentas específicas e ideais para gestão das suas tarefas.

Este artigo aborda por que uma empresa de CSC precisa de uma solução de gerenciamento contábil e como as tecnologias ágeis podem resolver muitos de seus problemas.

O que é metodologia ágil

A metodologia ágil ou agile method, é uma forma de gestão de processos operacionais que consiste na divisão de um projeto em várias fases.

Um processo ágil envolve a colaboração de uma equipe e a melhoria contínua em todas as etapas.

Toda vez que um novo processo começa, ele precisa passar por uma 4 fases pré-determinadas:

  • Planejamento
  • Execução
  • Avaliação
  • Melhoria

O manifesto ágil para software em 2001, foi o marco inicial do que temos hoje em gestão ágil. Ele surgiu por uma necessidade dos desenvolvedores de softwares de ter um processo mais eficiente e flexível que o antigo e tradicional modelo cascata da época.

Ao longo dessas duas décadas o modelo ágil de desenvolvimento foi se aprimorando e expandindo para outros segmentos de mercado, como a linha de produção e setores operacionais de backoffice.

.Os quatro valores principais do Agile são:

  1. Indivíduos e interações são superiores a  processos e ferramentas;
  2. Software que funciona mais que  uma documentação completa;
  3. Colaboração do cliente mais que  a negociação do contrato;
  4. Responder à mudança ao invés de seguir um plano.

O gerenciamento ágil não é uma estrutura singular, ele pode ser usado como um termo abrangente para incluir muitas estruturas diferentes.

É comum se referir o ágile em termos como Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP), Adaptive Project Framework (APF) e variações desses modelos criadas para atender a determinados setores.

Todos esses modelos podem sair da área de desenvolvimento de software e serem implantados diretamente na sua empresa.

metodologia ágil no backoffice corporativo

Nas últimas décadas as empresas começaram a perceber que o modelo tradicional de trabalho não estava mais tão adequado ao mundo moderno.

A Forbes vem alertando há algum tempo que “as empresas precisam ser ágeis, adaptáveis, capazes de se ajustar rapidamente para atender aos caprichos mutáveis ​​de um mercado impulsionado pelo cliente”.

Embora o  modelo cascata tenha funcionado bem  no passado, faz sentido que muitos agora prefiram ser uma empresa ágil.

E não apenas as gigantes tecnológicas se favorecem com essa abordagem, mas qualquer empresa que possui processos, podem se valer do benefício ágil, optando por integrar melhores práticas em suas equipes.

Desde as pessoas, incluindo as diversas áreas até à estratégia da organização, todos precisam ter a mesma visão a ser alcançada em relação à jornada ágil.

Seguir esse caminho é um ponto crucial para o alcance e consolidação dos objetivos estratégicos de toda a empresa.  

À medida que um setor de backoffice começa a inovar e se adaptar continuamente para acompanhar a evolução das condições do mercado, outros setores começam a seguir o mesmo fluxo, até que toda a organização se torne ágil.

A gestão ágil pode ser inseridas em todos os setores da empresa, como:

  • Administrativo; 
  • Financeiro; 
  • Logístico; 
  • Compras; 
  • Comercial;  
  • Marketing;
  • Jurídico; 
  • Fiscal. 

A organização não  é independente, quanto mais coesa ela trabalhar, mais ágil conseguirá ser e irá gerar, maior produtividade e níveis de engajamento.   

As operações de back-office devem ser capazes de suportar o desenvolvimento de produtos em evolução para ajudar a atender às ambições de crescimento de uma empresa.

A meta de mais alto nível das empresas ágeis é obter uma redução significativa nos custos em seus processos operacionais. Adotar uma mentalidade ágil pode ser muito benéfico nesse objetivo também para equipes que não estão trabalhando no desenvolvimento de produtos, se os objetivos forem muito claros e comunicados a todos

Muitas empresas já implantaram a metodologia e tem sucesso, você também pode, saiba mais como logo abaixo.

Por que você deve usar ferramentas ágeis na Contabilidade

Ferramentas ágeis no setor contábil ajudam a melhorar a gestão e o operacional do setor, principalmente quando é necessário lidar com grandes obrigações e tributos de vários CNPJs. 

Você precisa de uma ferramenta de gestão ágil se:

1) Você costuma trabalhar com grandes responsabilidades rotineiras que não podem lidar com  imprevistos.

A maioria das empresas usa a abordagem Agile quando estão lutando  para criar um sistema de trabalho flexível que incentive a colaboração em uma grande comunidade. O Agile ajuda a promover a adaptabilidade em grandes empresas. 

Por exemplo, pequenos setores contábeis de empresas ou escritórios  dependem do e-mail como sua principal forma de comunicação. Mas, à medida que a empresa cresce com mais projetos e obrigações, a eficácia do e-mail diminui. 

Empresas com setores contábeis robustos ou centros compartilhados de serviços precisam de uma ferramenta que facilite aos colaboradores saber o que priorizar e orientar os líderes do desempenho das equipes nos estágios do projeto. 

Ferramentas ágeis, como Trello ou Monday, podem ajudar um setor contábil  a superar esses problemas, mas o ideal é ter um software pensado para as atividades específicas que seu setor realiza.

 As ferramentas de organização contábil, não só permitem que as empresas dividam projetos em tarefas menores e  as organizem em grupos por sprints, mas são configuradas para acompanhar toda a complexidade fiscal e de tributos que esse setor precisa.

Com um software de organização o gestor pode monitorar as tarefas automatizadas no sistema, colocando um único responsável para cada tarefa e tendo à vista as tarefas que podem atrasar a rotina do setor.

Esse método oferece ao CSC ou equipe contábil a flexibilidade de alterar o plano inicial se for necessário.

2) Você precisa se comunicar de forma eficaz

A comunicação é uma parte crucial de uma comunidade empresarial. A abordagem ágil promove a interação e a colaboração dos funcionários, especialmente enquanto trabalham no mesmo projeto. 

O software Rupee tem em seu sistema os principais valores ágeis de colaboração em equipe e trabalho orientado a resultados para setores contábeis.

3) Você valoriza os resultados

As ferramentas de gerenciamento ágil podem ajudar as empresas a responder a situações imprevisíveis e entregar um produto real. Sua empresa pode dividir um projeto em tarefas e atribuir uma pessoa a cada uma delas. Também pode criar subtarefas para envolver mais funcionários. 

O Rupee oferece suporte a diferentes fluxos de trabalho, especialmente processos de trabalho não lineares. Sua empresa pode iniciar uma tarefa, revisá-la, refazer a tarefa e repetir essas atividades quantas vezes forem necessárias para concluir um projeto com eficiência. 

Como você sabe que precisa usar ferramentas ágeis

Os setores contábeis que sofrem com falhas de comunicação e perda de tempo precisam de ferramentas ágeis. Problemas comuns são: 

E-mails e planilhas deixam de ser suficientes: quando as pessoas começam a perder mensagens críticas, sua abordagem usual pode ser inadequada. Uma ferramenta de gestão ágil pode ser uma solução para seus problemas de comunicação. 

Fluxos de trabalho e atividades repetitivas ocupam muito tempo: durante as rotinas diárias. Seja esperto, use uma ferramenta para automatizar ações padrão. Crie modelos e padrões para tarefas e documentos. Essas ferramentas economizarão tempo no futuro. 

Você está lidando com projetos de alto risco em um ambiente incerto:  por exemplo, grandes projetos empresariais têm muitos fatores e envolvem muitas pessoas. Pode ser difícil descobrir como executá-los com sucesso. 

Além disso, os requisitos do projeto podem mudar, o que significa que sua equipe precisa se adaptar. As ferramentas ágeis auxiliam na priorização de tarefas e ajudam a destacar pontos críticos. 

Sua empresa quer entregar valor concreto: O Rupee , como toda ferramenta ágil, facilita a responsabilidade pessoal e estimula a gestão simplificada. Uma empresa pode designar um funcionário para realizar uma tarefa selecionada, controlar prazos e monitorar esforços. Ele também pode replanejar o projeto, alterando responsáveis, prioridades, status e detalhes. 

Sua empresa terminará um projeto no prazo com uma abordagem tão organizada. 

Os CSCs e setores contábeis robustos que enfrentam esses problemas comuns podem se beneficiar do Agile.

Indústrias que implementam ferramentas ágeis

Muitos setores reconhecem o valor da implementação de ferramentas ágeis. Além do desenvolvimento de software, os seguintes setores consideram os produtos ágeis uma plataforma de gerenciamento eficaz:

Desenvolvimento

Mídia digital

Educação

Governo

Saúde e ciências da vida

Alta tecnologia

Recursos Humanos

Marketing

Mídia e entretenimento

Serviços

Transporte 

Viagem

À medida que as ferramentas ágeis se tornam mais comuns, as empresas têm a oportunidade de otimizar a comunicação entre os setores. 

Benefícios do uso de ferramentas ágeis

A abordagem Agile é uma solução prática para grandes projetos com requisitos em constante mudança. 

A solução Rupee ajuda as empresas com contabilidade interna robusta e equipes CSC a automatizar processos contábeis, fiscais e de folha, avaliar o desempenho e monitorar o progresso. 

Mas, colaboração e comunicação são os principais benefícios do uso de ferramentas ágil como o Rupee

Com o Rupee na sua empresa seu setor contábil terá:

  • Processos de rastreamento e monitoramento, que ajudam a evitar erros
  • Avaliação de  desempenho de uma equipe de forma eficaz
  • Priorização de tarefas mais importantes
  • Controle em ciclos não lineares
  • Resposta rápida e adaptação  às mudanças
  • Automatização do fluxo de trabalho contábil e diminuição das atividades repetitivas

Sua empresa sabe como realizar um projeto, mas precisa das ferramentas para implementar um processo de gestão eficaz. consulte uma empresa de desenvolvimento de A abordagem Agile permite que as empresas respondam rapidamente a quaisquer demandas inesperadas. A implementação de um software Rupee no seu CSC ou equipe contábil  ferramentas irá garantir o sucesso das atividades do seu setor e consequentemente o seu.

Não sabe como ter Rupee no seu setor contábil? Clique aqui para solicitar uma demonstração gratuita.

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