Gestão de tempo e produtividade: Como a tecnologia ajuda ou atrapalha.

Gestão de tempo e produtividade no trabalho é dinheiro! Especialmente para um líder contábil.

É comum você se pegar preenchendo o CRM e realizando tarefas administrativas enquanto está no engarrafamento, ou recebendo ligações dos clientes na hora do almoço ou do jantar. Eu sei que você sente que é essencial se dedicar o máximo de tempo ao seu trabalho e gerenciar o relacionamento com seus clientes para mantê-los fiéis.

O grande problema é que o dia só tem 24, horas, e normalmente 8 de trabalho, não sobram muitas horas extras no dia e existe uma enorme demanda de trabalho que precisam da sua atenção.

Já que você não pode trabalhar o dia todo, aproveite ao máximo o tempo que você tem. Aqui estão algumas de nossas dicas mais úteis sobre como você pode gerenciar melhor seu tempo como líder contábil e como a tecnologia pode te ajudar ou atrapalhar nesse processo.

Saiba onde investir seu tempo com clientes

Se você tem uma grande base de clientes será impossível atender a todos em todo momento. Você precisa aprender a segmentar o atendimento. E uma coisa é verdade, nem todo cliente é igual.

Você precisa escolher os poucos clientes que você gastará mais o seu tempo. Claro que alguns clientes são mais importantes do que outros, então você tem que ser ousado o suficiente para escolher os parceiros e as contas com as quais você passará mais tempo.

A regra 80/20 de Pareto afirma que 80% das vendas são de 20% dos clientes, enquanto os 20% restantes das vendas são de 80% dos clientes.

A porcentagem exata pode variar, mas ainda é verdade que a maioria de suas vendas vem de apenas uma pequena porcentagem de seus clientes. 

Embora você não deva ignorar nenhum cliente, você deve pelo menos colocar seus melhores clientes no topo de sua lista de tarefas.

Esses 20% são os que com cautela precisam ser atendidos em um horário especial ou ter um atendimento diferenciado, os outros 80% precisam ser educados para entrar no seu fluxo de trabalho.

Planeje de forma mais inteligente

Seu dia é coberto por diferentes atividades, por isso é importante ter uma gestão de tempo e produtividade no trabalho.

Você precisa participar de reuniões, conversar com clientes, visitar instituições específicas, atender sua equipe contábil, cuidar das burocracias e muito mais.

Então, como você administra seu tempo? Ginny Soskey, gerente de estratégia de marketing do blog Marketing da Hubspot, recomenda uma matriz :

Numa entrevista ela diz: “As coisas em que devo me concentrar são as da metade superior: as metas importantes e as atividades críticas. Tento minimizar o tempo que gasto em tarefas de baixa importância e baixa urgência.”

Ela reavalia a matriz no início de cada dia. Quando as tarefas começam a se acumular, ela usa a matriz para avaliar a rapidez com que precisará responder, em vez de mergulhar de cabeça para torná-la uma prioridade.

A matriz também pode ser usada para determinar as reuniões mais importantes na próxima semana ou nas próximas duas semanas.

Por exemplo, você pode usar a matriz inteligente quanto a ordem de tarefas do dia. Você pode escolher as atividades do dia de acordo com as mais importantes naquele dia, usando a matriz.

A Matriz de Priorização da Rupee

A Matriz de Priorização da Rupee é uma ferramenta essencial para profissionais contábeis que buscam otimizar sua eficiência e aumentar a produtividade.

Este recurso permite identificar tarefas críticas, focar nas áreas mais importantes, e alcançar uma eficiência que pode transformar a contabilidade. É ideal para quem deseja superar a constante sensação de estar apagando incêndios, organizando melhor o tempo e as prioridades.

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Determine o modo de comunicação perfeito

Falei lá no inicio que existem 20% dos seus clientes que merecem atenção personalizada, mas que os outros 80% precisam ser educados para ter uma comunicação eficiente e satisfatória.

Uma forma estratégica é definir as formas padrões de comunicação entre você e seu cliente.

• Eles vão falar com você por ligações ou e-mails?
• Em que situações podem solicitar uma videoconferência?
• Quando vocês devem optar por encontrar pessoalmente?

Existem inúmeras contas que são importantes para você,mas nem todos os clientes exigirão uma reunião presencial. Embora você ainda precise manter contato para manter sua lealdade .

Ao escolher e comunicar a forma de contato, você pode estruturar melhor sua programação sem se preocupar a cada segundo em checar suas mensagens e seu e-mail, e todo mundo fica satisfeito. 

O que você não pode fazer é deixar o seu cliente sem atendimento, mas estabelecer padrões de forma, horários e tempo de resposta, não é apenas aceitável, como necessário.

Afinal, a tecnologia pode ajudar no nosso trabalho, mas também pode atrapalhar a gestão e a produtividade se não for bem gerenciada.

Dicas de gestão de tempo e produtividade no trabalho

O gerenciamento adequado do tempo é uma maneira de garantir que você e seus funcionários aproveitem ao máximo seu dia de trabalho. E para isso o uso da tecnologia é importante, desde que da forma correta.

A tecnologia pode ajudar no gerenciamento de tarefas?

Não é difícil ver como os smartphones e a internet causam distrações no trabalho. Mas essas ferramentas não são tão ruins assim. Se usados ​​corretamente, eles podem te ajudar a atingir seus objetivos de gestão de tempo com facilidade e rapidez. 

Alguns exemplos ada tecnologia a favor da gestão de tempo no trabalho são:

Automatização e Sistematização dos Fluxos de Trabalho e Processos

Muitas empresas de sucesso usam aplicativos para simplificar fluxos de trabalho e processos complexos. Eles têm recursos que facilitam tarefas repetitivas e demoradas. Isso inclui atividades como coletar e classificar informações ou pagar contas.

Do marketing às operações, existem muitas ferramentas de automação de negócios que podem tornar as coisas mais eficientes

Mantém as linhas de comunicação abertas

 Com a nuvem, você pode acessar os principais aplicativos de negócios e se conectar com seus funcionários, parceiros e clientes em um instante. 

Por exemplo, uma solução baseada em nuvem,permite que os usuários façam e recebam chamadas telefônicas pela Internet. Isso é benéfico para configurações de trabalho remoto. Ele permite que os funcionários entrem em contato facilmente com colegas e clientes sem o incômodo dos sistemas telefônicos tradicionais. 

 Simplifica a definição e cumprimento de tarefas

Recursos comuns de smartphones, como uma lista de tarefas e aplicativos de lembrete, permitem que você registre metas e defina lembretes diários, semanais e mensais. Isso pode ajudá-lo a definir prioridades e gerenciar cronogramas.

Existem aplicativos de rastreamento de metas que podem ajudá-lo a manter o foco em seus objetivos e fornecer gráficos e lembretes para garantir que você os alcance.

 Permite uma melhor concentração

Como a tecnologia pode assumir muitas outras tarefas, sua equipe pode se concentrar mais e ter períodos mais longos de trabalho ininterrupto. Isso principalmente permite que eles se tornem mais produtivos. 

É vital escolher as peças de tecnologia certas para atender aos processos de negócios, fluxos de trabalho e cultura existentes. 

Isso pode significar perder as mais recentes ferramentas e aplicativos de produtividade para se contentar com uma tecnologia mais estabelecida.

Mas a tecnologia, principalmente a internet e os celulares podem atrapalhar a produtividade no trabalho.

Como o celular e a internet atrapalham na a gestão do trabalho

Assim como o celular e a internet podem ser bons para a gestão do trabalho, eles também podem atrapalhar e serem uma distração e interrupção da sua produtividade.

Imagine que você teve todo o trabalho de organizar as suas tarefas do dia por prioridade. No meio da sua criatividade e concentração um cliente não prioritário te liga.

Ou você vai acessar um site e de repente aparece um anúncio e quando você percebe perdeu meia hora nas redes sociais. E nem vou falar das notificações de emails e dos telefonemas de call center.

Embora a tecnologia seja necessária, é preciso que você tenha cuidado para que ela não se torne seu maior inimigo na gestão de tempo. Mas felizmente algumas ações simples podem ajudar.

Coloque o celular no modo avião ou não perturbe

Na maioria das vezes, são as notificações do telefone que podem nos distrair do trabalho. Seja um SMS, uma notificação de mídia social ou qualquer outra coisa.

É fácil acessar o telefone para verificar algo antes de ser arrastado para um aplicativo e esquecer que você tem trabalho a fazer. 

Portanto, se você deseja impedir que isso aconteça, considere colocar o telefone no modo avião ou ativar o recurso “não perturbe”.

Enquanto o modo avião desconecta seu telefone da Internet, o recurso “não perturbe” apenas impedirá que seu dispositivo mostre suas notificações, para que você não se distraia tão facilmente.

 Você pode ativar ou desativar esses dois recursos na barra de configurações do seu telefone.

Desligue seu telefone

Isso pode ser bastante óbvio, mas muitos de nós o evitamos. Agora estamos tão apegados aos nossos telefones que a ideia de desligá-los totalmente parece um pouco exagerada. No entanto não há nada de errado em dar um descanso ao telefone e ao mesmo tempo se concentrar.

Então, se você está achando muito difícil ficar longe do seu telefone mesmo quando ele está no modo avião ou similar, considere simplesmente desligá-lo por um tempo.

Coloque seu telefone em outra sala

Colocar o telefone em outra sala pode realmente ajudá-lo a manter o foco em suas tarefas, pois não tê-lo em seu campo de visão pode ajudar a diminuir sua vontade de usá-lo.

 Muitas vezes usamos nossos telefones porque eles estão lá, então é fácil pegá-los e começar a perder tempo. 

Colocar o telefone em outra sala, onde seria necessário esforço para ir e pegar, pode na verdade reduzir seu desejo de usá-lo em primeiro lugar.

Use um aplicativo de produtividade

Os aplicativos de produtividade podem não funcionar para todos, mas podem ser um recurso maravilhoso em sua vida.

 Isso pode parecer um pouco paradoxal, usar o telefone para te ajudar a ficar longe dele, mas os aplicativos de produtividade podem ajudá-lo a organizar sua vida e definir tarefas claras para o seu sucesso. 

Saber o que você precisa fazer e ter sua própria lista de verificação pode realmente mantê-lo no caminho certo e longe de distrações.

Os aplicativos de produtividade podem diferir em seu layout e recursos, mas geralmente envolvem fazer listas de tarefas e acompanhar seu progresso. Alguns ótimos exemplos de aplicativos de produtividade estão listados abaixo:

Use um aplicativo de bloqueio de aplicativos

Os bloqueadores de aplicativos permitem que você restrinja o uso de determinados aplicativos para limitar as distrações e mantê-lo focado no que precisa ser feito. 

Observe que, para usar esses aplicativos, você precisará dar a eles permissão para bloquear aplicativos e visualizar sua atividade na tela (se você quiser um relatório de atividade). 

Existem vários bloqueadores de aplicativos excelentes, mas os três abaixo estão entre os melhores:

• Ani. do
• Todoist
• Fabulous

Existem muitas formas de organizar o seu trabalho e ser mais produtivo, mas um dos principais fatores da gestão de tempo é, sem dúvida a priorização do seu trabalho e a resistência as milhares distrações do dia a dia.