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CNDs: 5 maneiras como a automação pode ajudar a reduzir prejuízos

Escritório de trabalho com 5 pessoas juntas  vendo algo em um notebook prata. Sentados da esquerda para a diretia uma mulher negra, cabelos crespos soltos e blusa branca, usando óculos. No centro, mulher negra, de cabelos curtos loiros e blusa listrada preta e branca, ao lado dela, um homem grisalho, branco de óculos e blusa cinza de manga. Em pé vemos um homem branco de meia idade, louro com camisa social e uma mulher branca e loira com blusa longa verde de  gola alta. A imagem representa um grupo olhando as CNDs que  irão vencer no notebook.

Você já deve ter sentido na pele a dor de cabeça que é manter todas as CNDs em dia para sua empresa. É um verdadeiro desafio manter tudo organizado, além de ser uma grande responsabilidade, já que qualquer pendência pode trazer graves consequências financeiras e jurídicas.

Além disso, o processo de obtenção das certidões envolve um alto custo financeiro e de pessoal, sem contar o tempo que se perde para garantir que tudo esteja em dia. 

É uma situação que requer muito cuidado e atenção, por é importante falar sobre o impacto jurídico e financeiro que as CNDs podem trazer para sua empresa e como a automação pode ajudar a solucionar esses problemas.

Como gestor contábil, você sabe que manter as certidões negativas de débito em dia é essencial para o bom funcionamento da sua empresa, mas também sabe o quanto isso pode ser trabalhoso e complicado. Por isso, preparamos este artigo para mostrar como a automação pode ser uma grande aliada nessa tarefa e como ela pode ajudar a economizar tempo e recursos da sua empresa.

Então, continue lendo e descubra como a automação pode ajudar sua empresa a superar os desafios envolvidos na obtenção e manutenção das CNDs.

O processo de obtenção de CNDs e as principais dificuldades enfrentadas pelas empresas

imagem cortada de um homem de terno, blusa social quadriculada azul e rosa e paletó por cima, sentado na mesa de trabalho olhando gráficos num tablet, ao lado do tablet tem um agenda aberta.

As certidões negativas de débitos, ou CNDs, são documentos essenciais para empresas de todos os portes e setores. Elas atestam que a organização não possui pendências financeiras ou jurídicas junto aos órgãos públicos, como Receita Federal, INSS, FGTS, entre outros.

O processo de obtenção de CNDs pode ser bastante complexo e demorado, exigindo uma grande quantidade de documentos e informações, além de um rigoroso controle interno para garantir que tudo esteja em dia. Além disso, as regras e normas mudam frequentemente, o que pode dificultar ainda mais o processo.

As empresas que não conseguem manter suas CNDs em dia enfrentam diversos problemas, como:

  • dificuldades para participar de licitações públicas;
  • perda de credibilidade perante fornecedores e clientes, e até,
  • risco de autuações e multas por parte dos órgãos fiscalizadores.

Embora seja uma preocupação constante das empresas manter as certidões atualizadas, algumas dificuldades são enfrentadas pelas empresas para manter suas CNDs em dia, podemos destacar:

Falta de organização e controle interno: sem uma estrutura interna sólida e bem definida, pode ser difícil garantir que todas as obrigações estejam sendo cumpridas em dia.

Dificuldades para obter informações: muitas vezes, os órgãos públicos não disponibilizam informações de forma clara e acessível, o que pode dificultar a obtenção das CNDs.

Mudanças frequentes nas normas e regras: as regras para obtenção das CNDs mudam frequentemente, o que pode exigir atualizações constantes nos procedimentos internos das empresas.

Falta de pessoal qualificado: a falta de pessoal capacitado para lidar com as demandas relacionadas às CNDs pode comprometer todo o processo.

Falta de investimento em tecnologia: a automação de processos relacionados às CNDs pode trazer diversos benefícios, mas muitas empresas ainda não investem em soluções tecnológicas para simplificar o processo.

Todas essas dificuldades podem impactar significativamente o desempenho e a reputação da empresa, afetando sua capacidade de competir no mercado e comprometendo sua saúde financeira e jurídica. Por isso, é fundamental que as empresas busquem soluções eficientes para gerenciar suas CNDs de forma estratégica e eficaz.

Os impactos financeiros das pendências de CNDs para as empresas

As pendências de Certidões Negativas de Débitos (CNDs) podem trazer consequências jurídicas significativas para as empresas.

Em primeiro lugar, podem impedir a empresa de participar de licitações ou de celebrar contratos com o governo, uma vez que a apresentação das CNDs é uma exigência legal.

Além disso, geram multas e juros, elevando consideravelmente os valores a serem pagos pela empresa. Em casos mais graves, as pendências podem levar à execução fiscal, com a possibilidade de bloqueio de contas bancárias e penhora de bens.

Outra consequência importante é a possibilidade de responsabilização dos sócios e administradores da empresa pelos débitos em aberto, conforme previsto no Código Tributário Nacional. Nesse caso, os sócios e administradores podem ser acionados judicialmente e terem seus bens pessoais penhorados para pagar as dívidas da empresa.

É importante destacar que as pendências de CNDs não afetam apenas a área financeira da empresa, mas também sua reputação e credibilidade no mercado.

Empresas que têm pendências em suas CNDs podem ser vistas como menos confiáveis por clientes, fornecedores e investidores, prejudicando seus negócios e sua capacidade de crescer e se desenvolver.

Como a automação pode ajudar na redução de pendências das certidões

A automação é uma solução eficaz para ajudar as empresas a reduzirem suas pendências de certidões negativas de débitos. Com a utilização de sistemas automatizados, é possível simplificar e agilizar processos burocráticos, evitando atrasos e erros humanos que podem levar a problemas financeiros e jurídicos.

Além disso, a automação permite que as empresas monitorem constantemente seus registros e atualizações de certidões, garantindo que estejam sempre em dia e evitando possíveis multas e sanções. A tecnologia também pode auxiliar na identificação de inconsistências nas informações prestadas e na elaboração de relatórios de compliance para garantir a conformidade legal da empresa.

A implementação de soluções de automação pode trazer diversos benefícios para as empresas, como a redução de custos operacionais, aumento da eficiência e produtividade, além da melhoria na gestão dos riscos jurídicos e financeiros. Com a automação, as empresas podem se concentrar em suas atividades principais, sem se preocupar com a gestão de pendências de certidões negativas de débitos, deixando essa tarefa para sistemas especializados.

O que um gestor contábil deve considerar ao escolher um software de automação de certidões

Com a importância das Certidões Negativas de Débitos (CNDs) para as empresas, a automação se torna cada vez mais essencial para evitar problemas financeiros e jurídicos. No entanto, escolher o software de automação adequado pode ser um desafio para os gestores contábeis.

Nesse sentido, é importante considerar uma série de fatores para garantir que a solução escolhida seja eficiente e atenda às necessidades da empresa.

Itens a considerar na escolha de um software de automação de CNDs:

  1. Facilidade de uso: a solução deve ser intuitiva e de fácil utilização, permitindo que os colaboradores da empresa possam operá-la sem dificuldades.
  2. Confiabilidade: é fundamental escolher um software confiável e que seja capaz de fornecer informações precisas e atualizadas sobre as CNDs da empresa.
  3. Abrangência: a solução deve permitir o acompanhamento de diversas CNDs, como INSS, FGTS, Receita Federal, entre outras.
  4. Agilidade: a automação deve ser capaz de gerar as CNDs em tempo hábil para atender às demandas da empresa.
  5. Economia: a automação pode reduzir os custos de tempo e de pessoal envolvidos no processo manual de obtenção de CNDs.

A ferramenta de automação precisa ser um aliado do gestor contábil, diminuindo o trabalho manual e agilizando o trabalho com o máximo de assertividade possível. A solução oferecida pelo Rupee eCND é capaz de atender a todos esses requisitos.

O software ainda oferece benefícios adicionais, como:

  • A possibilidade de acompanhamento em tempo real das pendências das CNDs,
  • emissão automática das certidões,
  • alertas sobre vencimentos e atualizações de status, entre outros recursos.

Tudo isso permite que as empresas tenham um controle completo sobre as suas CNDs e evitem problemas financeiros e jurídicos.

O que é o eCND da Rupee e por que é a melhor solução para o gestor contábil?

ilustração do painel do eCND da rupee. A ilustração tem a tela de um computador  com o painel em estilo kanban e várias imagens destacadas ao redor

O eCND da Rupee é uma solução completa para a gestão de certidões negativas de débitos, que permite a automatização do processo de consulta e atualização de pendências fiscais das empresas. Com ele, é possível evitar a perda de prazos e as consequências jurídicas e financeiras das pendências de CNDs.

Embora seja um lançamento, o produto já foi validado por mais de 300 clientes que usam o software Rupee, como o máximo de sucesso nas suas funcionalidades.

O produto é uma evolução do paralegal, funcionalidade que já existe dentro do software Rupee. Ele foi atualizado, melhorado e automatizado para que a gestão se torne ainda mais simples. Antes o sistema contava com a criação de cards manuais, sem a atualização automática via API.

Veja aqui nesse vídeo o sistema por dentro

O eCND da Rupee é a melhor opção para o gestor contábil porque sua estrutura contém benefícios que todo gestor contábil precisa, com a melhor usabilidade do mercado.

Implementação relâmpago: o setup do eCND é rápido e fácil, em poucos dias sua equipe inteira estará apta a utilizá-lo. Isso garante uma transição suave e sem problemas para a sua empresa.

Gráficos e relatórios: com o eCND, você pode transformar a tomada de decisão visualizando informações sobre seus clientes em poucos minutos. A ferramenta oferece gráficos e relatórios intuitivos e fáceis de entender, permitindo que você tome decisões baseadas em dados precisos e atualizados.

Baseado em algoritmos: o eCND foi desenhado para o dia a dia do contador, com a ferramenta pré-programada para oferecer resultados precisos e eficientes. Além disso, a plataforma permite customizações de acordo com as necessidades de cada cliente, garantindo uma experiência única e personalizada.

Suporte on-line: conte com o suporte de nossa equipe de especialistas sempre que precisar. O eCND oferece suporte on-line para tirar suas dúvidas e garantir que sua experiência com a plataforma seja a melhor possível.

Multiplataforma: acesse seu painel do eCND em diferentes dispositivos de forma segura e 100% on-line. Isso garante a flexibilidade e mobilidade necessárias para que você gerencie suas certidões negativas de débito de onde estiver.

Ações automatizadas: com o eCND, tarefas recorrentes são renovadas a cada período pré-estabelecido, tornando o processo mais eficiente e reduzindo o tempo gasto com atividades repetitivas. Isso permite que você se concentre em outras áreas de sua empresa, enquanto a plataforma cuida da atualização de suas certidões negativas de débito.

Agilidade: o sistema realiza consultas em tempo real, permitindo uma resposta rápida para as pendências de CNDs. Isso significa menos tempo gasto em processos manuais e mais produtividade para a equipe contábil.

Completude: a solução da Rupee permite a consulta de todas as certidões negativas de débitos disponíveis no mercado, de forma integrada e em um só lugar. Isso garante a atualização de todas as pendências fiscais em um único processo, evitando falhas e omissões.

Segurança: o eCND utiliza tecnologia de ponta para garantir a segurança das informações das empresas. Além disso, a solução é totalmente em conformidade com as normas regulatórias do mercado.

Economia financeira: A automação de CNDs ajuda a reduzir os custos envolvidos no processo. Com o eCND, você não precisa mais investir tempo e recursos valiosos na obtenção de CNDs manualmente.

Personalização: a solução é altamente customizável, permitindo que o gestor contábil ajuste o sistema de acordo com as necessidades específicas da empresa. Isso garante uma gestão mais eficiente e personalizada das pendências de CNDs.

Conheça o eCND passo a passo.

imagem do painel da eCND Rupee

O eCND é uma automação por API que busca, captura e leva para os cards as Certidões Negativas de Débito solicitadas pelas empresas. Através de uma integração criada pelo eCND, as certidões negativas e alvarás são buscados e atualizados com recorrência e de forma automática.

Nosso cliente pode solicitar as certidões e alvarás que ele precisa, quais são os CNPJs que utilizarão essa função e qual a periodicidade ele quer receber. Após a solicitação, o sistema busca as CNDs ou alvarás e gera um arquivo que automaticamente é adicionado no card do sistema que foi criado pelo eCND para cada documento pedido.

Para quem é?

È a solução ideal para gestores contábeis de escritórios, médias e grandes empresas e CSC contábil. Ele pode ser aplicado em diferentes situações em que é necessário obter Certidões Negativas de Débito de forma recorrente e automática. O software oferece uma solução segura, confiável e eficiente para que os gestores contábeis possam focar em outras tarefas importantes.

Vantagens:

Uma das principais vantagens do eCND é que ele permite que gestores contábeis economizem tempo e recursos ao automatizar o processo de busca e atualização das Certidões Negativas de Débito. Além disso, o oferece uma solução personalizada para cada cliente, permitindo que eles escolham quais certidões e alvarás precisam ser solicitados, quais são os CNPJs que utilizarão essa função e qual a periodicidade que querem receber.

Somos uma solução segura e confiável para os gestores contábeis, garantindo que as informações das Certidões Negativas de Débito sejam sempre atualizadas e disponíveis no card do Paralegal. Isso ajuda a garantir que as empresas estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.

Se você deseja adquirir o eCND, você só precisa preencher um formulário nessa página e um especialista do nosso time vai entrar em contato com você e te mostrar todo o sistema por dentro.

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