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Gestão à vista na contabilidade: Entenda o conceito e como aplicar na sua empresa.

Gestão à vista é a técnica utilizada para garantir que todas as informações importantes na empresa estejam disponíveis para todos em forma de quadro visuais instintivos e em tempo real no ambiente de trabalho.

Indicadores de performance, desenvolvimento dos setores, código de conduta e demais informações devem ser disponibilizados com a metodologia de uma  gestão à vista.

Hoje os dados estão no centro das atenções de qualquer ambiente que necessite de visibilidade segura e rápida e a contabilidade não pode ficar alheia a esse movimento.

Um exemplo é o futebol, que hoje usa o VAR e a tecnologia de chip na bola para determinar dados precisos de um impedimento ou  de quem foi o autor de um gol, como aconteceu como o Cristiano Ronaldo na Copa do Mundo.

Esse modelo de gerenciamento na contabilidade, garante a transparência sobre os processos e o desempenho de todos os colaboradores do setor.

Os indicadores de desempenho na gestão a vista, são apresentados num quadro visível, para que todos colaboradores estejam cientes de todo o processo e das ações para atingir a meta definida.

Assim como o Chip da bola pode determinar quem foi o jogador que fez um gol, os quadros de gestão à vista podem trazer a visibilidade sobre o trabalho da equipe e do setor como um todo. E, se bem empregado, pode garantir o sucesso das atividades e a tranquilidade do líder.

O que é gestão à vista?

A gestão a vista é um método de gerenciamento que permite que os colaboradores possam ter acesso ao seu desempenho em tempo real e acima de tudo, permite aos líderes que tenham total visibilidade do que acontece em seu setor.

A gestão a vista é ideal para setores que possuem processos internos recorrentes que estão em constante movimento, como o setor contábil, por exemplo.

É comum que líderes já conheçam a metodologia de gestão à vista através dos grandes quadros físicos como o Kanban, que os setores de venda costumam espalhar pela empresa.

No entanto, hoje é possível ter a mesma visibilidade com softwares super completos que simulam os mesmos quadros à vista e permitem inúmeras possibilidades de gestão.

Nos dias de hoje, todas as informações estratégicas da empresa devem estar à vista de todos, pois elas reforçam a cultura e moldam os comportamentos, aumentando a responsabilidade e participação dos colaboradores.

Esses quadros físicos são ótimos, mas…

Imagine você, quadros de objetivos e metas espalhados por todas as paredes do setor, mostrando estrategicamente inúmeros indicadores aos colaboradores?

Isso seria uma bagunça geral não é mesmo, e talvez atrapalhe e confunda mais do que ajude.

Mas, por outro lado, uma gestão a vista não vai funcionar se seus indicadores estiverem escondidos em uma pasta qualquer que ninguém tenha acesso.

Então, contar com a tecnologia para garantir a visibilidade e ao mesmo tempo oferecer o máximo de informações importantes com organização e clareza, é a melhor solução.

Dito isto, podemos dizer que o conceito de gestão à vista para setores contábeis é colocar na palma da mão de todos os colaboradores e líderes informações, indicadores, rotinas, condutas e qualquer outra informação que garanta o desenvolvimento do trabalho e o alcance das metas da melhor forma possível.

Por exemplo, voltando ao futebol e ao chip da bola:

Na Copa, o Cristiano Ronaldo foi apontado como o  dono do primeiro Gol do Jogo entre Portugal e Uruguai, e mesmo o craque informando que foi ele quem tocou na bola, o chip implantado na bola pode garantir que mesmo não era o dono do Gol e sim seu parceiro Bruno Fernandes.

O chip da bola foi capaz de trazer transparência e visibilidade a uma partida de futebol, onde anos atrás a dúvida seria permanente, e provavelmente o resultado não teria mudado.

Trazendo esse exemplo para a gestão contábil, imagine que uma obrigação acessória milionária venceu, e você recebe uma multa que a empresa precisa pagar.

Sem uma gestão a vista, como você consegue saber quem foi o colaborador que falhou no processo.

João pode dizer que enviou para Maria, que pode dizer que não recebeu. Provavelmente, assim como na Copa, se você não tiver um “chip na bola”, onde todos podem ver que são os donos dos “passes contábeis”, o problema ficará sem solução.

Por outro lado, se todo o fluxo e rotina contábil está visível num grande quadro ou gráfico que todos podem visualizar o processo do início ao fim, o erro é bem menos provável, e se ocorrer, o dono será rapidamente identificado.

A ideia de ter uma gestão contábil à vista, não é fiscalizar o colaborador ou dedurar o amiguinho, é manter todo o processo contábil transparente do início ao fim, para evitar erros e gargalos futuros.

Importância da gestão a vista

Num passado recente, o profissional contábil que tinha a habilidade de analisar dados era uma profissional que se destacava no mercado de trabalho.

Hoje em dia, é obrigatório para os líderes terem a capacidade analítica de dados e tomar decisões estratégicas com base nelas, que geram maior resultado com menor esforço organizacional.

Mas, a quantidade de dados que precisamos compilar hoje, é muito maior que a quantidade de dados há 10 anos, por exemplo, tornando esse controle de forma manual difícil e pouco confiável.

Outro ponto importante é o tempo necessário para compilar e analisar dados.

Antes da contabilidade moderna e baseada em dados, um líder contábil podia levar dias, ou até semanas para obter uma informação importante ou encontrar um erro, hoje a necessidade é que as informações estejam disponíveis em tempo real.

As decisões estratégicas precisam ser tomadas antes de o problema aparecer e uma inconsistência precisa ser resolvida em minutos ou horas. 

Vivemos na era da informação, do imediatismo e das decisões rápidas. Uma gestão à vista é essencial para acompanhar esse ritmo acelerado e garantir a melhor performance do time como um todo.

Objetivo da gestão a vista

Pense na rotina da sua equipe todos os dias.

Seus colaboradores chegam na empresa, abrem o computador e começam a realizar a demanda do dia. 

Abrem programas, planilhas, e-mails, fazem seu trabalho e vão embora.

Essa rotina individualizada pode gerar um grande problema para você e para todo o setor. Sabe porque?

Se por acaso um colaborador tirar uma licença por motivo de doença, ou aquela melhor funcionária ficar com a filha doente, quem sabe qual o trabalho que ela deixou pendente para realizar?

  • Quem vai realizar o trabalho do funcionário faltante?
  • Como você vai saber quais as obrigações do dia são urgentes?
  • Quando uma tarefa não realizada pelo funcionário, será descoberta a tempo de ser resolvida?

Essas são situações reais que podem acontecer com qualquer pessoa, queira você ou não, pessoas adoecem, faltam ao trabalho, tem uma emergência. E se você não tem uma gestão que permite uma visibilidade rápida, como vai solucionar o problema?

O objetivo de ter quadros de gestão à vista compartilhados por toda a equipe é garantir que o trabalho continue, mesmo que a rotina mude ou que imprevistos aconteçam.

Talvez você pense, mas meu colaborador vai mudar sua atitude se ele tiver uma maior visibilidade do processo? Será que ele vai assumir o trabalho de outra pessoa?

Nem sempre todos os seus funcionários serão autônomos o suficiente para solucionar um problema sem que você dê uma ordem, mas sem dúvida, ter uma gestão a vista vai te permitir duas coisas?

  1. Estar ciente dos problemas antes que eles aconteçam. Se uma obrigação vence hoje e seu funcionário está ausente, ou se falta um documento, você poderá indicar a solução em minutos, antes do problema ficar grande.
  2. Seus colaboradores serão mais produtivos e poderão ser seus aliados na gestão dos processos deles e de seus colegas. Se alguém faltar e você precisar delegar alguma demanda para  outro colaborador, as informações e histórico de todo o processo estará lá apenas para ser executado de forma rápida.

Esse é o objetivo da metodologia de gestão à vista, garantir a otimização e a transparência dos processos, para obter uma produtividade constante, independente dos imprevistos.

 Nosso Head de marketing , Felipe Sore, falou pessoalmente sobre o tema para mim.

“Gerir um departamento sem acompanhamento, sem nenhuma gestão à vista é praticamente um tiro no pé, porque você começa a trabalhar com “achologia” e não com certeza. Se você não tem dados para direcionar a sua equipe do que tem que fazer do que é prioridade, de quando vencem os prazos e quando são suas entregas é um fato que vai chegar uma hora que vai ter algum problema e esse problema pode ser muito sério e pode custar muito mais caro.

Qualquer ferramenta que possa te entregar um dashboard para ver essas coisas já vai ajudar muito no desenvolvimento do trabalho.”

Vantagens da gestão a vista nas empresas

A gestão à vista e os murais de visibilidade são muito importantes e benéficos para qualquer empresa.

Quando uma empresa aplica a metodologia de gestão visual, todos ganham, mas algumas das maiores vantagens são:

Para os líderes

  • Otimização de processos;
  • Reduz custos e aumenta a produtividade;
  • Aumenta o engajamento das equipes
  • Reduz perdas e erros
  • Aumenta a  credibilidade do líder

Para os Colaboradores:

  • Aumenta a autonomia no trabalho
  • Reduz o tempo de trabalho
  • aumenta a produtividade
  • Deixa o trabalho mais organizado e visual
  • Aumenta a satisfação no trabalho.
  • Clareza e disponibilidade das informações

Para a empresa como um todo, a gestão à vista tem benefícios muito importantes também, como os abaixo:

  1. Visão Global do Negócio: Um dos maiores e mais importantes benefícios de um mural à vista nas empresas, seja ele físico ou digital é a capacidade de gerar uma visão global do negócio.

Quando se tem uma visão global, os colaboradores passam a ter uma visão ampla do seu trabalho e como ele impacta a empresa como um todo, deixando de pensar apenas em si e focar nos resultados globais.

  1. Agilidade nas tomadas de decisões: Por mais que a gente sonhe com uma vida profissional suave e tranquila, sabemos que todos os dias precisamos lidar com problemas e imprevistos, e muitas dessas situações pedem decisões rápidas e eficientes.

Ter uma metodologia empresarial com informações visuais que podem ser consultadas rapidamente, trás facilidade e agilidade na tomada de decisões.

  1. Monitoramento das metas em tempo real:  Acompanhar metas diariamente, em vez de apenas no final do mês ou trimestre oferece maior oportunidade de alcançá-las.

Com o acompanhamento à vista das metas, o líder e os colaboradores podem analisar se alguma estratégia precisa ser modificada ou reajustada no processo. Ter essa visão aumenta a motivação e o empenho de todos para alcançá-las.

  1. Foco nas prioridades: Não priorizar as atividades mais importantes em negócios pode significar prejuízo financeiro e de reputação para as empresas. Um método a vista, ajuda o líder e os colaboradores a entender em quais prioridades eles devem trabalhar no dia. 

Essa ação evita que trabalhos importantes deixem de serem realizados em detrimentos de outros menos necessários para aquele momento.

  1. Melhora o engajamento: Estudos mostram que o engajamento dos colaboradores com o trabalho é uma mistura de vários fatores como a visão de futuro, relacionamentos com os líderes e colegas, valorização e outros.

Um colaborador motivado está ligado de forma positiva e emocional com a organização e seu trabalho.

Uma gestão à vista oferece ao colaborador dois fatores que aparecem como extremamente importantes no engajamento no trabalho, autonomia e visibilidade do seu impacto no ambiente de trabalho.

Ao perceber que pode realizar seu trabalho sem um líder no pé o tempo todo e que o trabalho realizado gerou um impacto positivo nas metas da empresa, o colaborador fica cada vez mais engajado em continuar contribuindo.

  1. Desenvolvimento da cultura organizacional: Uma gestão à vista reforça a cultura e melhora a comunicação interna da empresa.

Ao aplicar uma gestão transparente, a empresa reforça a sua cultura com os colaboradores, que se tornam peças fundamentais no processo de crescimento.

Mudar e adotar uma gestão à vista às vezes não é fácil, mas necessário para qualquer empresa que deseja crescer.

  1. Aumento da produtividade: Todas as vantagens acima não poderiam resultar em nada melhor do que o aumento da produtividade.

A união de visibilidade, autonomia, visão ampla de negócio só poderiam resultar em alta produtividade. 

Todas as vezes que uma organização se empenha em fornecer informações de forma transparente e ágil, as vantagens aparecem rapidamente. E sem dúvidas implantar uma gestão à vista é a melhor forma.

Mas você sabe como implantar?

Como fazer  uma gestão à vista na contabilidade

Ok, Rupee, já entendi o que é gestão à vista, já sei que essa metodologia me ajuda a ter visibilidade, engajar meus colaboradores e aumentar a produtividade.

Mas como eu faço isso aqui no meu setor?

Se está se perguntando isso agora, não se preocupe, que a partir de agora vamos para a prática.

Existem várias formas de aplicar um quadro de gestão à vista no setor de contabilidade:

  • Quadro kanban físico
  • Tv corporativa
  • Dashboards
  • Cronogramas

Você é quem deve decidir qual a melhor forma de aplicar a metodologia no trabalho. Mas alguns pontos devem ser considerados.

  1. Apresente dados que façam sentido

Seu quadro será inútil se estiver repleto de informações inúteis e incompreensíveis pela sua equipe.

Antes de criar uma visão dos indicadores, defina quais dados precisam ser imputados.

Uma boa maneira de fazer isso é se questionar:

  • Que pergunta esse dado responde?
  • Que ações podem ser tomadas com essa informação?
  • Como ele pode ajudar no desenvolvimento do trabalho?

Assim você poderá escolher apenas indicadores de gestão  necessários em seu quadro de gestão à vista.

  1. Defina os objetivos e metas a serem alcançados

É de extrema importância que os objetivos e metas do setor contábil estejam definidos e claros para todos os envolvidos.

  • Quanto tempo deve levar para que uma rotina seja executada?
  • Quantas tarefas diárias precisam ser realizadas?
  • Com quantos dias antes do fechamento as obrigações devem ser cumpridas?
  • Quais os atrasos permitidos?

É importante que os objetivos e metas estejam claros, para que os colaboradores possam trabalhar todos em prol do mesmo resultado.

  1. Defina dos indicadores que serão utilizados

Nem todos os indicadores são importantes para o setor contábil, por isso avalie bem o que vai medir e colocar na gestão à vista, para que seus colaboradores não fiquem correndo atrás de números que não fazem sentido.

Exemplos de indicadores que podem ser medidos na contabilidade e que vale a pena estar na gestão à vista são:

  • NPS – mede a satisfação do cliente, seja ele interno ou externo com o setor;
  • LTF(lifetime value)- Avalia o valor do  total do cliente em relação ao tempo que você executa a atividade para ele.
  • ROI( retorno sobre investimento)- Avalia a relação entre o investimento e o retorno que o setor teve em relação ao mesmo.
  • Lucratividade:mede o lucro gerado em determinado período

Outros indicadores operacionais podem ser:

  • Indicadores de eficiência
  • Indicadores de capacidade
  • Indicadores de qualidade do trabalho realizado
  • indicadores de competitividade
  • Indicadores de relacionamento
  1. Deixe os graus de prioridade claros

As equipes trabalham com mais eficiência quando sabem as prioridades do seu trabalho.

Duas maneiras de trabalhar graus de prioridade é com cards de organização ou a matriz de priorização

  1. mantenha seu quadro atualizado

Para que a gestão à vista funcione, é necessário que os quadros estejam sempre atualizados.

Defina uma pessoa responsável por puxar os dados e atualizar o quadro, ou opte por uma plataforma autônoma que faz essa atualização automaticamente.

  1. Escolha uma interface

Ter sempre a mesma interface de visualização contribui para o melhor entendimento. Escolha sua interface, pode ser um software, quadro ou manual.

Ter um software autônomo com diversos gráficos, tabelas, listas e dashboard é uma grande vantagem em relação às outras opções, quando lidamos com equipes contábeis.

5 exemplos de ferramenta podem ser utilizada como gestão à vista

Agora que você já entendeu que a escolha do modelo e das informações devem ter contexto, ser facilmente entendível e fazer sentido para o colaborador, vamos às ferramentas.

  1. Quadro Kanban

O kanban é uma ferramenta japonesa que tem o objetivo de dar visibilidade ao andamento dos fluxos de trabalho.

Os cards Kanban normalmente são indicados como a fazer, feitos e em andamento.

Alguns setores personalizam de acordo com a necessidade de visibilidade. Na contabilidade por exemplo, pode- se usar, obrigações atrasadas,com vencimento no dia, a vencer.

  1. BSC ( Balanced Scoredcard)

O balanced scorecard é um método de gestão muito utilizado para acompanhar indicadores de desempenho de forma simples e integrada.

A ideia principal é inter relacionar áreas correlacionadas com as ações estratégicas da empresa.

O BCS costuma ter indicadores em 4 áreas específicas:  financeiro, cliente, processos internos e aprendizagem/crescimento.

Com o BSC,  colaboradores podem visualizar como se encontra a saúde financeira, processual e mercadológica da empresa. Dashboards

  1. Gráfico

Os gráficos servem para acompanhar a evolução de metas e processos ao longo do tempo.

Os gráficos servem como comparativo das obrigações acessórias finalizadas sem atraso ao longo dos últimos 6 meses.

  1. BPM

O BPM é a metodologia que permite uma gestão à vista por meio de processos. 

O BPM procura a melhoria contínua de processos existentes na empresa e o controle ocorre por meio de Workflow.

Os processos de BPM passam por diversas etapas e sempre retornam ao ciclo para otimização e melhoria contínua.

  1. Painéis

Os painéis, também conhecidos como Dashboards, são uma das ferramentas mais conhecidas e utilizadas no meio contábil e corporativo. Por meio dos painéis é possível visualizar diversos indicadores.

Com os dashboards é possível cruzar dados e ter uma visão estratégica em diversos cenários diferentes.

Para ter uma gestão de painéis, é possível criar em programas específicos como o Google Data Studio, ou contratar um software que já ofereça essa visão de forma 100% automática de acordo com os dados imputados no sistema, como o Rupee

Rupee como ferramenta de gestão à vista

O Rupee é um software contábil que tem o objetivo de otimizar a organização e gestão à vista de empresas de contabilidade e setores contábeis.

O cliente Rupee pode contar com 2 das principais e melhores formas de mensuração e visibilidade das tarefas contábeis: Cards Kanban e Dashboards. 

painel

Para você nunca se perder na rotina contábil, o software Rupee desenvolveu o painel baseado no quadro Kanban.

No painel é possível visualizar as tarefas para serem realizadas no período de 15,30,45 ou 60 dias.

Meu painel é baseado na metodologia kanban que citei acima com você,nele você pode acompanhar todos os cards da sua empresa por status diversos:

  • Atrasados
  • vencimento nos próximos dois dias
  • Vencimento nos próximos 15 dias
  • Vencimento nos próximos 30 dias
  • Vencimento nos próximos 60 dias
  • Concluído

Para melhor visualização, você ainda pode aplicar os seguintes filtros:

  • Obrigações- Filtra todas as obrigações de um certo modelo, como FGTS, ICMS ou Das, por exemplo
  • Competências: filtra as obrigações por período
  • vencimentos: filtra os cards por data de vencimento

tabela

A tabela é uma das ferramentas de gestão do Rupee que lhe permite visualizar informações em massa.

Na tabela você pode visualizar até 100 cards do sistema e realizar uma ação em massa, como colocar em aprovação, ou concluir por exemplo.

Na tabela também é possível visualizar todos os cards de um cliente, ou um tipo de card, como por exemplo, todos os cards fiscais sobre a responsabilidade de um colaborador.

A tabela facilita as informações em massa e ainda permite a exportação da tabela ou enviar para alguém.

Dashboards Rupee

O software contábil do Rupee é completo e conta com diversos dashboards para diferentes necessidades:

Dashboard Mundi: Permite visualizar todas as suas empresas cadastradas direto no mapa Mundi e os status dos seus cards, se estão em dias, se precisam de atenção ou estão atrasadas.

Dashboard Itália: Permite que você visualize a saúde de todas as suas empresas e departamentos nos últimos 60 dias.

Dashboard Grécia: No dashboard Grécia é possível visualizar todos os cartões que merecem sua atenção, ou seja, que vão vencer nos próximos dias ou estão atrasados.

Dashboard KPI: No dashboard KPI você consegue ver o desempenho de todos os seus usuários, suas entregas e o % em comparativo com toda a empresa.

Dashboard Persona: Permite ver a entregabilidade dos usuários do seu escritório contábil no geral ou separado por empresa. Esse dashboard permite ver como os seus colaboradores estão desempenhando suas atividades ou premiar seus funcionários por desempenho, por exemplo.

Dashboard Calendário: O calendário permite visualizar todas as entregas mensal, semanal ou diária que sua empresa precisa realizar, evitando atrasos e erros. 

Dashboard Paralegal: No dashboard Paralegal, é possível visualizar todas as atividades jurídicas como certidões negativas e afins.

Conheça mais funcionalidades Rupee

Se você caiu de paraquedas nesse artigo e ainda não é um cliente Rupee, deixa eu te falar um pouquinho da nossa solução e como ela pode contribuir para facilitar demandas do dia a dia no seu setor contábil.

O Rupee é um software de gestão e organização e controle de entregáveis contábeis, fiscais e de folha.Solucionamos a dificuldade que os gestores e empreendedores contábeis enfrentam para ter uma gestão e visibilidade das tarefas contábeis de forma ágil e sem erros.

Com mais de 190 obrigações cobertas no sistema para atualização automática (desde balancetes, obrigações de folha, e obrigações fiscais) ainda é possível criar novos Cards de forma ágil e fácil. 

A metodologia por trás da solução da ferramenta foi criada por nossa empresa, o que faz da Rupee a única plataforma com a capacidade de oferecer aos seus clientes gestão a vista com RECORRÊNCIA,ROTINA E PERIODICIDADE, através da metodologia ágil R-R-P.

A usabilidade da nossa plataforma é enorme e adaptável a qualquer mercado. São várias as rotinas que podem ser controladas e geridas, Por exemplo:

  • Controle de conciliação bancária;
  • Acompanhamento de documentos periódicos (diários, semanais, decendiais, mensais e anuais;
  • Tarefas ligadas ao eSocial
  • Tarefas de rotinas da empresa (nada consta e desligamentos)
  • Tributos
  • declarações
  • Por dentro da plataforma você pode contar com várias formas de gerenciar os entregáveis da sua empresa e os seus colaboradores:
  • painel de visualização rápida
  • Dashboards diferenciados para diversas funcionalidades
  • Tabela, para quem prefere acompanhar as informações no modelo mais tabulado
  • Acompanhamento de obrigações por colaborador
  • Integração com Google Calendar.

E muito mais…

Se ainda não é cliente Rupee, fale com os nossos especialistas e veja como a solução pode transformar a gestão contábil da sua empresa.

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